Création de groupes de statuts de zone

Lorsque vous saisissez des pièces comptables, SAP S/4HANA affiche plusieurs zones. Les zones affichées dépendent de l'application et des comptes que vous utilisez. Par exemple, lorsque vous comptabilisez des charges, vous devez indiquer le centre de coûts et les données fiscales. En revanche, vous n'êtes pas tenu d'indiquer ces informations lorsque vous enregistrez des espèces. Le statut de zone pilote les informations à saisir et à afficher pour chaque compte général lors du traitement d'une pièce comptable.

Chaque zone de compte général doit être définie sur l'un des 3 statuts disponibles, à savoir :

• SUPPRESSER/MASQUER

• ENTRÉE OBLIGATOIRE

• ENTRÉE FACULTATIVE

Certaines règles supplémentaires qui dépendent de la configuration s'appliquent : par exemple, les entrées dans la zone de taxe ne sont possibles que si le compte général est pertinent pour la taxe, ou l'activation de la ventilation de pièce peut rendre la saisie des détails du centre de profit et du segment obligatoire.

Le statut de zone est principalement personnalisé au niveau du compte général, en particulier dans le segment société. Cela permet à plusieurs sociétés utilisant le même compte général d'indiquer différents statuts de zone spécifiques qui correspondent à leurs besoins individuels.

Cependant, la personnalisation du statut de zone peut également être déterminée au niveau de la clé de comptabilisation. Cela devient particulièrement pertinent lorsque vous prenez en compte les comptes auxiliaires (AR-AP…), qui n'ont pas de groupe de statuts de zone. Dans ce cas, les distinctions dans les écritures sont obtenues par le biais de différentes clés de comptabilisation, c'est pourquoi un nombre considérable de clés de comptabilisation est disponible pour les comptes auxiliaires.

En ce qui concerne les écritures sur les comptes généraux, ces distinctions sont rendues possibles par les différents groupes de statuts de zone. Par conséquent, seules deux clés de comptabilisation (40 - Débit et 50 - Crédit) sont disponibles pour les écritures sur compte général.

Il en résulte que la personnalisation du groupe de statuts de zone peut être déterminée à plusieurs endroits dans le système.

Comme pour les statuts de zone définis pour les zones dans les données de base des comptes généraux, le statut de zone avec la priorité la plus élevée est appliqué par le système.

Voici les priorités :

• SUPPRIMER/MASQUER (priorité la plus élevée)

• ENTRÉE OBLIGATOIRE

• ENTRÉE FACULTATIVE (priorité la plus basse)

Pour chaque groupe de comptes généraux, comme les comptes de caisse ou de charges, il est nécessaire de définir clairement le statut de chaque zone de saisie de pièce.

Par exemple, lors de la saisie de pièces pour ces comptes généraux, un choix clair doit être fait pour déterminer si la zone de texte est obligatoire, facultative ou supprimée/masquée. De même, les décisions relatives aux besoins de la zone Centre de coûts, qu'elle soit obligatoire, facultative ou masquée, doivent être prises lorsque le comptable saisit les pièces pour les comptes généraux.

SAP S/4HANA simplifie ce processus complexe en divisant les informations en « groupes » de statuts de zone pour chaque groupe de comptes généraux. Ces groupes de statuts de zone sont affectés à leurs comptes généraux respectifs dans les fiches des comptes généraux.

Pour éviter les erreurs, les groupes de statuts de zone sont combinés pour former une variante de statut de zone. Cette variante est ensuite affectée à votre société. Une société ne peut utiliser qu'une seule variante de statut de zone, mais la même variante de statut de zone peut être partagée par plusieurs sociétés. Aucune écriture ne peut être effectuée tant que cette variante de statut de zone n'a pas été entièrement définie. En règle générale, la même variante de statut de zone est affectée dans toutes les sociétés, ce qui garantit un statut de zone uniforme dans différentes sociétés et facilite la gestion du système.

Le système est préchargé avec différents groupes de statuts de zone. Il est recommandé de copier ces groupes standard et de les modifier en fonction de vos besoins. Gardez à l'esprit que si une pièce est comptabilisée sur un compte auxiliaire, le groupe de statuts de zone du compte collectif sera utilisé. Ce processus apparemment simple mais structurellement complexe est un aspect fondamental de la gestion des écritures au journal dans SAP S/4HANA.