Gestion du plan comptable

Dans un monde des affaires en constante évolution, il est essentiel que les entreprises mettent régulièrement à jour leur plan comptable afin de s'aligner sur l'évolution des besoins de l'entreprise. Cela peut impliquer l'ajout de nouveaux comptes généraux, la modification d'attributs de compte existants ou l'ajustement ou la création de structures du bilan/compte de résultat.

Voici quelques scénarios de gestion courants qui peuvent entraîner des modifications dans le plan comptable d'une société :

Mises à jour régulières dans les opérations commerciales quotidiennes : au fur et à mesure que les opérations quotidiennes de votre entreprise évoluent, votre plan comptable doit également évoluer. En réponse aux nouvelles écritures au journal dans votre système de production, les données de base du compte général nécessiteront l'ajout de nouveaux comptes ou des modifications aux comptes existants. Par exemple, lorsque les attributs de comptes existants doivent être modifiés, cela peut avoir un impact sur les structures du bilan/compte de résultat. La maintenance régulière aide votre entreprise à s'adapter en douceur à l'évolution de ses besoins.

Configuration initiale de SAP S/4HANA Cloud : lorsque vous implémentez SAP S/4HANA Cloud, la première tâche de votre équipe d'implémentation consiste à ajuster le plan comptable standard fourni par SAP pour mieux répondre à vos besoins. Cette étape s'effectue dans votre système de développement et constitue la première personnalisation effectuée pour votre plan comptable.

Mises à jour pour le nouvel élément de périmètre ou le nouveau pays/la nouvelle région : si vous décidez d'ajouter un nouvel élément de périmètre ou de le développer dans un nouveau pays ou une nouvelle région, votre plan comptable doit également être mis à jour. Cela garantit que votre reporting financier continue à refléter avec précision vos opérations de gestion.

Modifications dans des cas particuliers : des situations spéciales, telles que des montées de version du système, nécessitent des procédures spécifiques. En suivant ces procédures, votre plan comptable reste précis et complet dans tous les systèmes.

Le plan comptable dans SAP S/4HANA Cloud est conçu de manière flexible, ce qui représente un avantage significatif. En personnalisant et en mettant régulièrement à jour leur plan comptable, les organisations veillent à ce qu'il évolue en synchronisation avec leur activité. Cela permet aux entreprises de gérer un reporting financier précis et complet.

Dans les sections suivantes, nous étudierons les procédures de gestion des plans comptables sous différents scénarios.

Commençons par les principes de base de la gestion du plan comptable dans les systèmes SAP S/4HANA Cloud.

Dans la plupart des cas, la gestion et la mise à jour d'un plan comptable impliquent une variété d'utilisateurs exécutant diverses tâches dans les systèmes de développement (D), de test (T) et de production (P) :

• Lors de la phase d'implémentation initiale, les experts en configuration gèrent les étapes de configuration dans le système D. Les modifications sont ensuite transportées dans le système de test T, puis dans le système P. Il est important de savoir que les données de base du compte général sont en lecture seule dans les systèmes T et P.

• Au cours des opérations de gestion quotidiennes, les utilisateurs de la gestion comptable peuvent accéder aux comptes du plan comptable configuré dans le système P et les utiliser. Pour ce faire, ils utilisent les applications disponibles dans la barre de lancement SAP Fiori. Si des modifications sont nécessaires dans les données de base du compte général, ils soumettent une demande aux utilisateurs autorisés responsables de ces modifications dans le système D. Ces utilisateurs autorisés implémentent alors les ajustements nécessaires dans le système D. Ces modifications sont ensuite transportées vers le système T pour révision et validation, puis éventuellement vers le système P.

  Ce processus garantit que toutes les modifications apportées aux comptes généraux sont transportées du système de développement vers le système de production. Pour créer un protocole pour les modifications apportées aux comptes généraux, vous devez utiliser l'application Synchronisation des données de base de compte général. Cette application peut être utilisée pour transporter manuellement ces modifications avant l'exécution du transfert. Cette application est essentielle pour gérer une piste d'audit pour ces modifications.

• Dans des situations déterminées, par exemple lors d'une montée de version, les utilisateurs disposant de l'autorisation appropriée peuvent apporter des corrections d'urgence aux comptes généraux ou aux structures du bilan/compte de résultat d'abord dans le système D. Ces modifications peuvent ensuite être transférées manuellement au système P à l'aide de l'application Synchronisation des données de base de compte général.

SAP S/4HANA Cloud simplifie la gestion d'un plan comptable en fournissant un ensemble de comptes généraux standard et les options associées. Vous pouvez utiliser ces ressources standard pour effectuer un mappage sur votre plan comptable existant et même le développer si nécessaire, lors de l'implémentation.

Lors de la configuration de SAP S/4HANA Cloud par votre organisation, un plan comptable standard, tel que YCOA, est utilisé. Gardez à l'esprit que ce plan comptable standard est un modèle universel pour la solution Cloud et qu'il peut ne pas répondre à toutes les exigences sectorielles ou régionales uniques.

Au moment de mapper les comptes généraux de votre organisation sur les comptes standard fournis dans le plan comptable fourni, vous définissez la détermination des comptes lors de la phase d'exploration du projet d'implémentation. Il s'agit d'une partie importante du processus d'analyse de conformité au standard. Il est fortement recommandé d'impliquer un consultant financier expérimenté dans la préparation de la cartographie de ce plan comptable et le lancement le plus tôt possible.

La personnalisation continue du plan comptable est bien plus qu'une simple configuration initiale. Il s'agit d'un processus qui requiert des mises à jour régulières, y compris l'ajout de nouveaux comptes généraux et la création de diverses structures du bilan/compte de résultat.

Les membres de l'équipe de comptabilité peuvent afficher les comptes généraux et les structures du bilan/compte de résultat existants dans le système de production. Pour ce faire, ils utilisent des applications spécifiques de la barre de lancement SAP Fiori, telles que l'application Gestion des données de base de compte général pour les comptes généraux et l'application Gestion des hiérarchies globales pour la gestion des structures du bilan/compte de résultat.

Cependant, les membres de l'équipe comptable ne sont pas autorisés à modifier ces éléments dans le système de production. Lorsqu'ils identifient un besoin de modification d'un compte général ou d'une structure du bilan/compte de résultat existant(e), ou lorsqu'un nouveau compte général est requis, ils doivent demander l'assistance d'un utilisateur disposant de l'autorisation appropriée pour effectuer la modification dans le système de développement. L'utilisateur autorisé implémente ensuite la modification dans le système de développement et la charge dans un transport en cours.

Ensuite, les modifications sont transportées dans le système de test avec le transport suivant. Si les résultats sont positifs, les modifications sont transférées au système de production. L'équipe comptable peut y afficher les ajustements dans ses applications dans la barre de lancement SAP Fiori.

Si un nouveau compte général ou une nouvelle structure du bilan/compte de résultat est nécessaire, ou si vous devez modifier un compte général, une structure du bilan/compte de résultat ou une option de détermination des comptes existante, une procédure spécifique doit être suivie :

Lors de la montée de version ou de l'ajout d'un élément de périmètre ou d'un nouveau pays/une nouvelle région, vous devez suivre certaines étapes pour gérer le plan comptable.

Les procédures standard de gestion d'un plan comptable impliquent souvent le transport de comptes généraux nouveaux ou modifiés et de structures du bilan/compte de résultat du système de développement vers le système de test, et finalement vers le système de production.

Mais que se passe-t-il lorsque vous êtes au milieu d'une montée de version du système ou juste avant la version de transport vers le système de production et que vous devez apporter des modifications de manière urgente ? Dans ce cas, une méthode manuelle alternative pour le transport de ces modifications est disponible, mais cette option fonctionne uniquement pour les modifications déjà enregistrées dans le transport en cours actuel. Cela permet de les transférer manuellement vers le système de production.

L'application Synchronisation des données de base de compte général est utilisée pour transférer ces modifications vers le système de production. Vous pouvez l'utiliser pour transporter les modifications apportées aux données de base du compte général ou à une structure du bilan/compte de résultat. L'application fonctionne différemment pour ces deux types de modifications :

• Pour les modifications de la structure du bilan/compte de résultat : l'application est utilisée dans le système de développement pour télécharger ces modifications dans un fichier texte. Vous chargez ensuite le fichier texte à l'aide de l'application dans les systèmes de test et de production et vous sauvegardez les modifications.

• Pour les modifications des données de base du compte général : dans le système de développement, un transfert direct vers le système cible est lancé. L'application est ensuite réutilisée dans les systèmes de test et de production pour activer les modifications transférées. Même si le téléchargement et le chargement d'un fichier texte est toujours une option disponible, le transfert direct est la méthode recommandée.

À l'aide de l'application Synchronisation des données de base de compte général, vous garantissez la création d'un protocole pour les modifications apportées aux comptes généraux. En fait, l'utilisation de cette application est le seul moyen de garantir la création d'une piste de vérification pour ces modifications.

Lorsque vous avez ajouté de nouveaux éléments de périmètre ou que vous passez à une nouvelle région après votre configuration initiale, vous devrez peut-être introduire de nouveaux comptes généraux et les options associées dans le système. Par la suite, vous pouvez exécuter toutes les modifications, telles que la renumérotation des nouveaux comptes généraux à l'aide des étapes de configuration associées.

Par exemple, supposons que votre entreprise développe ses activités au Mexique. Vous ajoutez dans votre système de nouveaux comptes généraux spécifiquement adaptés aux normes comptables mexicaines. Vous pouvez ensuite renuméroter ces comptes généraux pour qu'ils correspondent à votre stratégie de compte globale, à l'aide des étapes de configuration dédiées.

Outre la renumérotation et le changement de nom des comptes généraux nouvellement configurés, vous pouvez également renommer et renuméroter les comptes généraux existants dans votre système de production, à condition qu'ils aient des écritures nulles.

Pour ce type de contenu, toutes les modifications implémentées sont sauvegardées directement dans le transport en cours actuel.

Pour un meilleur contrôle des comptes généraux et des sociétés affectées, vous utilisez la structure Statut d'implémentation dans le système.

Cette fonction contrôle les comptes qui sont transférés vers le système de production. Trois statuts d'implémentation sont disponibles :

• I - En cours de traitement
• N - Non utilisé
• P - Utilisation productive

Les comptes créés via l'activation du contenu sont définis sur I par défaut. Vous pouvez les remplacer par N ou P.

Les comptes avec N ou I restent dans le système le plus bas et ne sont pas disponibles dans les systèmes supérieurs. Dans une infrastructure à deux systèmes, ces comptes sont disponibles uniquement dans le système qualité et dans une infrastructure à trois systèmes, uniquement dans le système de développement.

Seuls les comptes avec le statut P sont transportés dans le système de production. Cette fonction permet de contrôler les comptes qui doivent être actifs dans le système de production.

Vous pouvez également utiliser le statut d'implémentation pour supprimer des comptes indésirables de votre système de production. Tant qu'aucune écriture n'existe, modifiez le statut en N ou I. Les comptes resteront alors dans le système le plus bas. La modification du statut sur N ou I active simultanément un blocage de comptabilisation pour le compte dans le système de production.