Placement de ledgers d'extension dans les scénarios de gestion

Malgré ses nombreux avantages, le ledger d'extension n'est pas destiné à remplacer le ledger parallèle standard. Il présente plusieurs limitations en ce qui concerne la fonctionnalité.

Vous pouvez comptabiliser dans le ledger d'extension via des écritures manuelles, à l'aide de la zone Groupe de ledgers pour inclure votre ledger d'extension.

Vous pouvez également enregistrer via une interface et des imputations générales.

Cependant, contrairement au ledger standard, le ledger d'extension n'est pas intégré aux livres auxiliaires et les processus financiers essentiels tels que les processus d'immobilisation et les postes non soldés ne sont pas entièrement pris en charge.  

Dans cette optique, examinons certains scénarios de gestion pour implémenter des ledgers d'extension :

En plus de créer des états financiers GAAP, de nombreuses sociétés ont des exigences complexes en matière de reporting de gestion. La plupart des données requises proviennent de ledgers standard, mais souvent, ces données nécessitent une réorganisation, un développement ou un affinement. Un ledger d'extension peut gérer efficacement ce problème, par exemple pour gérer :

• Ajustements pour le reporting de gestion interne.

• Ajustement des écritures après la clôture des livres.

• Ajustements en haut.

• Ajustements à des fins fiscales pour calculer un résultat corrigé d'impôt.

La gestion comptable prédictive est une fonctionnalité qui facilite la projection ascendante des résultats financiers potentiels. Même si des documents tels que des commandes client ou des commandes d'achat n'ont pas encore de pertinence pour la comptabilité, ils sont susceptibles d'entraîner des écritures au fil du temps. Tenez compte du processus de gestion des commandes, qui s'étend d'une offre de vente jusqu'au paiement.

Lorsqu'une commande client est créée, le système simule les documents liés, tels que les sorties de marchandises et les factures. Il crée ensuite des écritures au journal prédictives dans un ledger d'extension de type P. Ces documents apparaissent dans le système comme s'il s'agissait de données réelles. Tous les processus financiers suivants, tels que la ventilation de pièce, les dérivations et la ventilation des coûts de vente, sont également lancés.

Les écritures dans le ledger d'extension, ainsi que les données actuelles du ledger standard sous-jacent, permettent la prévision. Par exemple, elle permet la prévision du chiffre d'affaires pour un produit. Il est également possible de générer des états sur tous les postes d'un produit. L'analyse des données peut être effectuée en détail, mais également à un niveau supérieur comme dans un bilan/compte de résultat.

Outre la création du ledger d'extension, vous devez activer et configurer la gestion comptable prédictive et certaines options supplémentaires pour activer cette fonctionnalité.

Il est possible d'enregistrer des conditions de vente statistiques, telles que les garanties, dans un ledger d'extension lors de la facturation d'une commande client. Cette fonctionnalité améliore le reporting de vente, général et administratif dans un compte de résultat, car elle permet d'anticiper et d'inclure les coûts potentiels liés aux garanties de vente.

Dans SAP S/4HANA, la fonctionnalité de gestion des engagements met à jour les engagements d'achat dans un ledger d'extension. Un engagement d'achat signifie une obligation de paiement future envers un fournisseur pour la livraison de marchandises ou de services. Ces engagements sont activés lorsqu'une demande d'achat ou une commande d'achat est créée dans le système.

À ce stade, aucun paiement réel n'est enregistré sur les comptes généraux. Toutefois, une réservation (engagement) doit être effectuée par rapport au budget. L'activation des mises à jour des engagements dans le journal universel est particulièrement importante en lien avec la nouvelle fonctionnalité Contrôle des disponibilités du budget, disponible depuis la version 1909.

Pour plus de détails, consultez la note SAP https://launchpad.support.sap.com/#/notes/2778793. 

Un exemple de simulation courant concerne une évaluation de clôture avec des devises étrangères. Supposons que vous souhaitiez comprendre l'impact de la réévaluation en devise étrangère sur vos états financiers avant de l'appliquer. Dans ce cas, vous pouvez exécuter l'évaluation en devise étrangère en mode de simulation. Cette exécution simulée génère des pièces comptables d'évaluation qui sont comptabilisées dans un ledger d'extension de type S.

Lors du reporting sur le ledger d'extension utilisé pour la simulation, les données simulées sont combinées aux données réelles du ledger sous-jacent. Vous pouvez afficher les données simulées dans n'importe quel état dans lequel un ledger peut être indiqué. Ces données simulées sont automatiquement supprimées lorsque vous exécutez l'évaluation en devise étrangère en mode productif. En tant que tel, vous pouvez exécuter des bilans/comptes de résultat et évaluer les effets des modifications de devise à tout moment avant de les comptabiliser réellement.

Une autre application des simulations concerne les changements organisationnels. La fonctionnalité existante pour les changements organisationnels prend en charge la restructuration des centres de profit pour les clients de SAP S/4HANA Cloud. Dans ce contexte, un ledger d'extension peut être utilisé pour enregistrer des écritures au journal de transfert simulées.