Présentation des ledgers d’extension

On a demandé à Max de soutenir ses collègues du service Contrôle de gestion. Le service Contrôle de gestion doit souvent modifier la manière dont il gère les rapports sur les finances de Bike Company. Cette tâche provient généralement de la direction générale de Bike Company. Ils peuvent demander des modifications de regroupement ou de réaffectation des numéros dans les états de gestion. Par exemple, ils peuvent avoir besoin de passer des coûts du marketing au développement produit. Ce déplacement peut être dû à une modification stratégique ou à une correction de l'erreur d'une période précédente.

Ces demandes de modification peuvent intervenir plusieurs mois après l'exécution des écritures comptables, ce qui signifie que la période comptable est déjà clôturée. Pour résoudre ce problème, le service Contrôle de gestion rouvre temporairement la période comptable pour implémenter les modifications demandées. Cependant, cela a entraîné des erreurs de comptabilisation dans la période ouverte, perturbant ainsi le service de comptabilité financière.

Par conséquent, ils recherchent des alternatives pour gagner en flexibilité dans l'exécution de leurs ajustements tout en perturbant le service de comptabilité financière le moins possible.

Max envisage d'utiliser un ledger d'extension pour ces ajustements. C'est un nouveau concept pour lui, mais il est impatient d'apprendre. Il est particulièrement intéressé par l'utilisation des ledgers dans SAP S/4HANA, en particulier les fonctionnalités des ledgers d'extension.

Plongeons dans ce sujet avec Max !

Max commence par examiner ses connaissances de base des ledgers standard dans SAP S/4HANA. Il sait que les ledgers dans SAP S/4HANA sont principalement utilisés pour activer la reddition parallèle des comptes. Mais qu'est-ce que la reddition parallèle des comptes ?

La reddition parallèle des comptes est un processus qui permet à une société de gérer différents ensembles de rapports financiers en même temps. Exemples de rapports financiers :

• Normes internationales d'information financière (IFRS).

• Normes comptables internationales (IAS)

• Règles générales comptables locales (GAAP).

Un ledger est un référentiel central pour les données comptables, qui contient toutes les écritures au journal pour toutes les transactions commerciales qui y sont comptabilisées. Les ledgers constituent la base du reporting et des états financiers dans la comptabilité car ils stockent toutes les données de transaction et écritures au journal pertinentes.

Par conséquent, toutes les options de configuration liées à une société, telles que les normes comptables, les options de devise, les versions d'exercice et les périodes comptables, doivent être associées à un ledger spécifique.

Un ledger qui contient un ensemble complet d'options de configuration et des informations de comptabilisation complètes est appelé ledger standard.

Il existe deux types de ledgers standard :

• Ledger principal - Obligatoire

• Ledgers parallèles (parallèles) parallèles - Facultatif

Chaque système SAP S/4HANA doit contenir au moins un ledger standard, souvent appelé ledger principal (par défaut, ledger 0L). Ce ledger contient toutes les informations critiques requises pour les écritures comptables et constitue une base pour tous les ledgers supplémentaires qui peuvent être établis à des fins supplémentaires.

Un seul ledger peut être marqué comme "ledger principal" dans un système. Ce ledger principal devient obligatoire pour toutes les sociétés dans ce système et ne peut pas être désactivé pour une société spécifique.

Dans chaque société, le ledger principal est configuré avec exactement les mêmes options que celles appliquées à cette société spécifique. Ces options incluent les devises, la version d'exercice et la variante des périodes comptables.

Outre le ledger principal obligatoire, les organisations peuvent configurer librement un ou plusieurs ledgers parallèles facultatifs conçus pour répondre à leurs besoins spécifiques. Ces ledgers parallèles s'exécutent parallèlement au ledger principal et peuvent être basés sur une norme comptable différente, par exemple.

Exemple de ledger parallèle : le ledger 2L, qui utilise par défaut les normes internationales d'information financière (IFRS), ou le ledger 3L, défini par défaut sur les règles générales comptables (GAAP) utilisées aux États-Unis. N'oubliez pas que chaque ledger parallèle doit être activé pour chaque société individuelle.

Il est important de noter que les écritures au journal non spécifiques à un ledger donné seront enregistrées simultanément dans chaque ledger standard. Cela signifie que la même écriture au journal comptable sera sauvegardée de la même manière dans tous les ledgers standard. Cela s'applique à la plupart des écritures au journal saisies dans le système.

L'avantage de cette méthode est que chaque ledger standard dispose d'un ensemble complet de données comptables. Ce point de départ peut ensuite être retravaillé selon n'importe quelle norme comptable spécifique en ajoutant quelques écritures au journal d'ajustement limitées au ledger pertinent. Cette procédure garantit une traçabilité totale.

Cependant, un inconvénient potentiel de cette méthode est que le fait d'avoir plusieurs ledgers stockant des ensembles complets de données peut augmenter significativement la taille de la base de données.

SAP S/4HANA propose un nouveau type de ledger appelé ledger d'extension.

En d'autres termes, le ledger d'extension est utilisé comme ledger d'ajustement ou pour la réorganisation des valeurs de ledger standard. Sa principale caractéristique est sa capacité à agrafer ses propres valeurs en plus d'un ledger standard. Il en résulte un avantage principal : aucune redondance des données car elle extrait automatiquement toutes les données comptabilisées dans son ledger standard sous-jacent pour fournir une synthèse comptable complète.

Il existe différents types de ledgers d'extension dans SAP S/4HANA, chacun s'appliquant à différents types d'écritures au journal :

1. Écritures au journal standard : ce type de ledger contient des écritures au journal avec des numéros de pièce réels. Les entrées sont permanentes et ne peuvent pas être supprimées, mais elles peuvent être annulées si nécessaire. Cela est avantageux pour les ajustements de reddition parallèle des comptes, les ajustements de gestion, les ajustements fiscaux, les réalignements, etc.

2. P - Postes individuels avec numéros techniques (aucune suppression possible) : cette catégorie gère les écritures au journal qui ont uniquement des numéros techniques et n'ont pas de numéros de pièces comptables. Ils ne peuvent pas non plus être supprimés, mais peuvent être annulés si nécessaire. C'est idéal pour les prévisions, les engagements et les conditions de vente statistiques.

3. S - Postes individuels avec numéros techniques (suppressions possibles) : il s'agit en particulier des entrées ayant uniquement des numéros techniques, sans numéros de pièce. Cependant, contrairement aux deux autres types, ces entrées peuvent être supprimées. Il est généralement utilisé pour les simulations.

4. G - Écritures au journal pour écritures de correction sur compte général. Conçu spécifiquement pour les écritures de correction liées au grand livre. Vous pouvez saisir des imputations à des livres auxiliaires tels que les immobilisations, les articles ou les centres de coûts. Cependant, l'absence de contrôles de cohérence peut entraîner des affectations incomplètes du point de vue du livre auxiliaire. En outre, ce type d'écriture au journal ne prend en charge aucune fonction ou reporting spécifique du livre auxiliaire. Il est utilisé pour la comptabilité de caisse pour les écritures à passer immédiatement lorsque des fonds sont reçus ou décaissés, et la modification d'affectation entre les domaines fonctionnels ou les centres de profit.

L'opération des ledgers d'extension dans SAP S/4HANA présente plusieurs avantages :

1. Flexibilité : l'un des principaux avantages d'un ledger d'extension est sa flexibilité par rapport aux ledgers standard. La création d'un ledger d'extension est simple et ne nécessite pas de migration de données. Seule la configuration est nécessaire. En effet, le concept de ledger d'extension lui permet de sélectionner automatiquement les données historiques du ledger sous-jacent.

2. Les ledgers d'extension sont sans perturbation : contrairement au ledger standard, vous pouvez activer ou désactiver le ledger d'extension dans un système de production à tout moment de l'exercice sans migration de données.

3. Réutilisation des états existants : tous les états compatibles avec un ledger standard fonctionnent également avec un ledger d'extension. Cela s'applique aux nouvelles applications analytiques FIORI et aux rapports SAP GUI classiques.

4. Réduction de l'encombrement des données : le ledger d'extension enregistre uniquement les valeurs delta (les différences entre les évaluations), ce qui permet de réduire l'encombrement des données.

Outre ces avantages, les ledgers d'extension sont également fournis avec certaines restrictions :

1. Aucune écriture sur les comptes collectifs n'est autorisée : les comptes collectifs clients et fournisseurs ne peuvent pas être comptabilisés directement dans le ledger d'extension.

2. Absence de gestion des postes non soldés : les écritures ne sont pas autorisées sur les comptes généraux avec une fonctionnalité de gestion des postes non soldés dans le ledger d'extension.

3. Aucune intégration à la comptabilité des immobilisations : le ledger d'extension n'est pas intégré à la comptabilité des immobilisations. Cela signifie que si votre cas d'utilisation requiert une relation étroite avec la comptabilité des immobilisations, le ledger d'extension peut ne pas être la solution la plus adaptée.

4. Limitations liées aux processus automatisés : seuls quelques processus automatisés, tels que les répartitions du grand livre, fonctionnent avec le ledger d'extension. Si votre cas d'utilisation nécessite une automatisation plus large, ces limitations doivent être prises en compte.

En résumé, bien qu'un ledger d'extension offre une flexibilité considérable, un rapport coût-efficacité et un encombrement minimal des données, ces restrictions doivent être prises en compte pour décider si elles sont adaptées à des besoins de gestion et des cas d'utilisation spécifiques.