概述扩展分类账

Max 被要求为控制部门的同事提供支持。成本控制部门通常需要更改处理自行车公司财务报表的方式。此任务通常由自行车公司的高级管理层负责。他们可能会要求更改管理报表中的分组或重新分配编号。例如，他们可能需要从市场营销成本转向产品开发。此移动可能是由于策略更改，或更正了上一期间的错误。

这些变更请求在执行会计过账后可能需要几个月，这意味着会计期间已关闭。要解决此问题，成本控制部门会临时重新打开会计期间以实施请求的更改。但是，这会导致在未清期间处理过账错误，从而干扰财务会计部门。

因此，他们正在寻找替代方案，以便在尽可能少的情况下灵活执行调整，同时尽可能少地中断财务会计部门。

Max 正在考虑使用这些调整的扩展分类账。这是他的新概念，但他渴望学习。他对在 SAP S/4HANA 中使用分类账特别感兴趣，尤其是扩展分类账的功能。

让我们和 Max 一起深入了解这个主题！

Max 首先查看了他对 SAP S/4HANA 中标准分类账的基本知识。他知道 SAP S/4HANA 中的分类账主要用于启用并行会计。但什么是并行会计？

并行会计是一个流程，允许公司同时维护不同的财务记录集。这些财务记录的示例可以包括：

• 国际财务报表标准 (IFRS)。

• 国际会计标准 (IAS)

• 本地公认会计准则 (GAAP)。

分类账是会计数据的中央资源库，包含过账到该分类账的所有业务交易的所有日记账分录。由于分类账存储所有相关交易数据和日记账分录，因此构成了会计中报表和财务报表的基础。

因此，与公司代码相关的所有配置设置（例如会计准则、货币设置、会计年度变式 (FYV) 和过账期间）必须与特定分类账相关联。

包含完整配置设置集和完整过账信息的分类账称为标准分类账。

有两种类型的标准分类账：

• 主分类账 - 强制

• 非主（并行）分类账 - 可选

每个 SAP S/4HANA 系统必须至少包含一个标准分类账，通常称为主分类账（缺省情况下为分类账 0L）。此分类账包含会计过账所需的所有关键信息，并构成可能出于补充目的建立的任何附加分类账的基础。

一个系统中只能将一个分类账标记为"主分类账"。此主分类账成为该系统中所有公司的必选项，并且无法为特定公司取消激活。

在每个公司代码中，使用适用于该特定公司代码的完全相同的设置配置主分类账。这些设置包括货币、会计年度变式和过账期间变式。

除强制主分类账外，组织还可以自由设置一个或多个可选的次要（并行）分类账，以满足其特定需求。例如，这些非主分类账与主分类账并行运行，并且可以基于不同的会计准则。

非主分类账的一个示例可以是分类账 2L，该分类账缺省设置为国际财务报表标准 (IFRS) 或分类账 3L，缺省设置为美国使用的公认会计准则 (GAAP)。请记住，必须为每个单独的公司代码激活每个非主分类账。

需要注意的是，不特定于某个分类账的日记账分录将同时记录在每个标准分类账中。这意味着相同的会计日记账分录将在所有标准分类账中以相同方式保存。这适用于系统中输入的大多数日记账分录。

此方法的优势在于每个标准分类账都有完整的会计数据集。然后，可以通过仅添加少数限制到相关分类账的调整日记账分录，将此起点返工到任何特定会计标准。此过程可确保完全可跟踪性。

但是，此方法的潜在缺点是具有多个存储完整数据集的分类账可以显著增加数据库的大小。

SAP S/4HANA 建议一种新的分类账，称为扩展分类账。

简而言之，扩展分类账用作调整分类账或重组标准分类账值。其主要特征是能够在标准分类账之上固定自己的值。这将产生主要优势：没有数据冗余，因为它会自动提取过账到其基础标准分类账的所有数据，以提供完整的会计概览。

SAP S/4HANA 中有不同类型的扩展分类账，每种类型都适用于不同类型的日记账分录：

1. 标准日记账分录：此类型的分类账保存具有实际凭证编号的日记账分录。这些条目是永久性的，无法删除，但必要时可以冲销。这有利于并行会计调整、管理调整、税收调整、重新排列...

2. P - 具有技术编号的行项目（无法删除）：此类别维护仅具有技术编号和缺少会计凭证编号的日记账分录。它们也无法删除，但可以在需要时冲销。这是预测、承诺和统计销售条件的理想选择。

3. S - 含技术编号的行项目（可删除）：尤其适用于仅具有技术编号的条目，不含凭证编号。但是，与其他两种类型不同，这些条目可以删除。通常用于模拟。

4. G - 总账调整过账的日记账分录。专用于与总账相关的调整过账。您可以向固定资产、物料或成本中心等分类账输入科目分配。但是，缺少一致性检查可能会导致从明细分类账角度来看分配不完整。此外，此类型的日记账分录不支持任何明细分类账特定功能或报表。用于现金基础会计，用于在收到或支付现金时立即进行过账，以及在功能范围或利润中心之间重新调整。

SAP S/4HANA 中扩展分类账的操作具有多个优势：

1. 灵活性：与标准分类账相比，扩展分类账的一个关键优势在于其灵活性。创建新的扩展分类账很简单，不需要数据迁移 - 只需要配置。这是因为扩展分类账概念允许自动选取基础分类账的历史数据。

2. 扩展分类账不会中断：与标准分类账不同，您可以在年度的任何时间点激活或取消激活实时系统中的扩展分类账，而无需数据迁移。

3. 现有报表的可重用性：与标准分类账兼容的所有报表也适用于扩展分类账。这适用于新的 FIORI 分析应用和经典 SAP GUI 报表。

4. 减少数据占用：扩展分类账仅存储增量值（评估之间的差异），这有助于减少数据足迹。

除了这些优势，扩展分类账还附带一些限制：

1. 不允许向统驭科目过账：应收账款和应付账款统驭科目无法直接过账到扩展分类账。

2. 缺少未清项目管理：不允许过账到扩展分类账中具有未清项管理功能的总账 (G/L) 科目。

3. 未与资产会计集成：扩展分类账不与资产会计集成。这意味着，如果您的用例需要与资产会计的紧密关系，则扩展分类账可能不是最适合的解决方案。

4. 自动化流程的限制：只有少数自动化流程（如总账分配）使用扩展分类账。如果您的用例需要更广泛的自动化，则必须考虑这些限制。

总之，虽然扩展分类账提供了相当大的灵活性、成本效益和数据占用空间，但在决定是否适合特定的业务需求和用例时，需要考虑这些限制。