维护科目表

在瞬息万变的业务环境中，公司必须定期更新其科目表 (COA)，以适应不断变化的业务需求。这可能涉及添加新的总账科目、修改现有科目属性或调整或创建新的财务报表版本 (FSV)。

以下是一些常见的业务场景，可能会提示公司科目表中的更改：

日常业务运营中的定期更新：随着业务的日常运营不断发展，您的科目表也是如此。为了响应生产系统中的新日记账分录，总账科目主数据需要添加新科目或更改现有科目。例如，当现有科目的属性需要修改时，可能会影响财务报表版本。定期维护有助于您的企业顺畅地适应不断变化的需求。

SAP S/4HANA Cloud 的初始配置：实施 SAP S/4HANA Cloud 时，实施团队的第一项任务是调整 SAP 提供的标准科目表 (COA)，以更好地满足您的需求。此步骤在开发系统中进行，是对科目表进行的首次定制。

新范围项目或国家/地区的更新：如果决定添加新的范围项目或扩展到新的国家或地区，则还应更新科目表。这可确保您的财务报表能够持续准确地反映您的业务运营。

特殊情况下的更改：特殊情况，如系统升级，需要特定程序。遵循这些程序可确保您的科目表在所有系统中保持准确和完整。

SAP S/4HANA Cloud 中的科目表经过灵活设计，是一个显著优势。通过定制并定期更新其科目表，组织可确保其与业务同步发展。这使组织能够维护准确全面的财务报表。

在以下部分中，我们将介绍在不同场景下维护科目表的程序。

我们先来了解一下在 SAP S/4HANA Cloud 系统中维护科目表的基础知识。

在大多数情况下，维护和更新科目表涉及在开发 (D)、测试 (T) 和生产 (P) 系统中执行各种任务的各种用户：

• 在初始实施阶段，配置专家将处理 D 系统中的配置步骤。然后，这些修改将传输到测试系统 T，然后传输到 P 系统。要知道，总账科目主数据在 T 和 P 系统中都是只读的。

• 在日常业务运营期间，会计用户可以访问和使用 P 系统中配置的科目表中的科目。他们使用 SAP Fiori 快速启动板中提供的应用执行此操作。如果需要更改总账科目主数据，则会向负责在 D 系统中进行这些更改的授权用户提交请求。然后，这些授权用户在 D 系统中实施必要的调整。然后，这些更改将传输到 T 系统以供审核和验证，并最终传输到 P 系统。

  此流程可确保对总账科目所做的任何更改都将从开发系统传输到生产系统。要为总账科目更改创建审计线索，应使用同步总账科目主数据应用。此应用可用于在运行传输之前手动传输这些更改。此应用对于维护这些更改的审计线索至关重要。

• 在确定的情况下，例如在升级期间，具有相应权限的用户可以首先在 D 系统中对总账科目或财务报表版本进行紧急更正。然后，可以使用同步总账科目主数据应用将这些修改手动传输到 P 系统。

SAP S/4HANA Cloud 通过提供一组标准总账科目和相关设置来帮助简化科目表 (COA) 的维护。您可以使用这些标准资源映射到现有科目表，甚至可以在实施期间根据需要进行扩展。

在组织设置 SAP S/4HANA Cloud 期间，使用标准科目表，如 YCOA。请记住，此标准科目表是云解决方案的通用模板，可能无法满足所有独特的行业或区域要求。

当您将组织的总账科目映射到提供的科目表中提供的标准科目时，您将在实施项目的探索阶段定义科目确定。这是"符合标准"分析流程的重要部分。强烈建议一位经验丰富的财务顾问参与制定此科目表映射，并尽早启动。

科目表 (COA) 的持续定制远远不仅仅是初始设置。此流程需要定期更新，包括添加新的总账科目 (G/L) 和创建各种财务报表版本 (FSV)。

会计团队成员可以查看生产系统中的现有总账科目和 FSV。他们通过使用 SAP Fiori 快速启动板中的特定应用程序（例如，总账科目的管理总账科目主数据应用以及用于管理 FSV 的管理全局层次结构应用）来执行此操作。

但是，会计团队成员无权在生产系统中修改这些元素。当他们发现需要在现有总账科目或财务报表版本中进行更改时，或者当需要新的总账科目时，他们必须向用户请求相应权限的帮助，以在开发系统中执行更改。然后，授权用户在开发系统中实施更改，并将其加载到开放传输中。

之后，更改将通过下一次传输传输到测试系统。如果结果为正，则将更改传输到生产系统。在此，会计团队可以在 SAP Fiori 快速启动板上查看其应用程序中的调整。

如果需要新的总账科目或财务报表版本，或者您需要修改现有总账科目、财务报表版本或科目确定设置，则必须遵循特定程序：

在升级或添加范围项目或新国家/地区时，需要遵循某些步骤来维护科目表 (COA)。

维护科目表的标准程序通常涉及将新的或修改的总账科目和财务报表版本 (FSV) 从开发系统传输到测试系统，并最终传输到生产系统。

但是，当您在系统升级过程中或在传输到生产系统之前，并且需要紧急进行更改时，会发生什么？在这种情况下，传输这些更改的备选手动方法可用，但此选项仅适用于已在当前未处理传输中记录的修改。这允许手动将其传输到生产系统。

使用 同步总账科目主数据 应用将这些更改传输到生产系统。您可以使用它来传输对总账科目主数据或财务报表版本的更改。针对这两种类型的更改，应用的运行方式不同：

• 对于财务报表版本修改：在开发系统中使用该应用将这些更改下载到文本文件中。然后，在测试和生产系统中使用应用上载文本文件并保存更改。

• 对于总账科目主数据更改：在开发系统中，开始直接传输到目标系统。然后，在测试和生产系统中再次使用该应用来激活传输的更改。尽管文本文件的下载和上载仍然是可用选项，但建议使用直接传输方法。

通过使用同步总账科目主数据应用，可确保创建总账科目更改的审计线索。事实上，使用此应用是确保为这些修改创建审计线索的唯一方法。

添加新范围项目或在初始设置后转到新区域时，可能需要在系统中引入新的总账科目和相关设置。然后，您可以执行任意修改，例如使用相关配置步骤对新总账科目重新编号。

例如，假设贵公司正在将业务扩展到墨西哥。您可以将专门针对墨西哥会计标准定制的新总账科目添加到您的系统中。然后，您可以使用专用配置步骤对这些总账科目重新编号，以匹配您的全局账户策略。

除了对新设置的总账科目重新编号和重命名外，您还可以重命名和重新编号生产系统中的现有总账科目，只要它们具有零过账。

对于此类型的内容，实施的任何更改都将直接保存在当前未处理传输中。

为了更好地控制总账科目和分配的公司代码，您可以使用系统中的实施状态功能。

此功能控制将哪些科目传输到生产系统。有三种实施状态可用：

• I - 处理中
• N - 未使用
• P - 生产使用

默认情况下，通过内容激活创建的帐户设置为 I。您可以将其更改为 N 或 P。

具有 N 或 I 的账户保留在最低系统中，并且在较高系统中不可用。在双系统架构中，这些科目仅在质量系统和三系统架构中可用，仅在开发系统中可用。

仅将状态为 P 的科目传输到生产系统。此功能可控制生产系统中应处于活动状态的科目。

您还可以使用实施状态从生产系统中移除不需要的科目。只要不存在过账，就将状态更改为 N 或 I。然后，这些科目将保留在最低的系统中。将状态更改为 N 或 I 同时为生产系统中的科目设置过账冻结。