Aplicação das funcionalidades de pagamentos digitais para contabilidade de clientes

O processo em duas etapas envolve uma etapa de autorização e uma etapa de captura, e é normalmente usado quando pedidos e entregas são separados por tempo.

Durante a etapa de autorização, os consumidores fornecem seus dados de cartão aos agentes de call center, efetuam o check out em lojas online ou efetuam ordens por e-mail. Assim que o processo empresarial estiver concluído e as mercadorias forem expedidas, os montantes de pagamento final são determinados e as partidas em aberto são lançadas na conta Contabilidade de clientes – pagamentos digitais.

Para concluir a etapa de captura, o job Liquidação de cartão de pagamento no app Programar jobs de contabilidade de clientes é utilizado para selecionar pagamentos autorizados para os quais a transação associada foi concluída. Em seguida, os pagamentos selecionados são enviados para o PSP mediante o add-on para pagamentos digitais da SAP, resultando em partidas em aberto em relação ao FSP para a conta Contas bancárias – Fornecedor de serviços de pagamento – Compensação.

Em seguida, a reconciliação automática pode ser executada se o FSP suportar o processamento de avisos digitais. O job Pagamentos digitais da SAP: processamento de avisos no app Programar jobs de contabilidade de clientes é acionado para reconciliar pagamentos capturados, bem como transações adicionais, como taxas, devoluções ou pagamentos manuais. As transações que confirmam pagamentos capturados são reconciliadas utilizando o job periódico Compensação automática no app Programar jobs do Razão.

Por fim, o FSP paga os fundos à conta bancária real, que é processada usando o processamento de extrato bancário habitual e, em seguida, é lançada na conta Contas bancárias – Fornecedor de serviços de pagamento – Transferência. Esta conta pode necessitar de compensação manual utilizando o app Compensar contas do Razão – compensação manual, uma vez que os FSPs muitas vezes não fornecem informações de referência suficientes.

A forma de pagamento em duas etapas é o processo de pagamento mais abrangente, que consiste em uma etapa de autorização e uma etapa de captura. É muitas vezes usado quando há uma lacuna temporal entre pedidos e entregas

Um pagamento digital em uma etapa, também chamado de pagamento de captura direta, não requer autorização prévia. É comumente usado para mercadorias ou serviços entregues imediatamente, como downloads digitais.

Ao fazer compras em lojas online ou através de portais da empresa, os consumidores fazem pagamentos diretamente; um processo conhecido como etapa de captura.

Quando o fornecimento é efetuado, os seguintes processos empresariais já estão concluídos:

• Determinação dos montantes de pagamento final.
• Lançamento de partidas em aberto em relação ao fornecedor de serviços de pagamento (PSP) na conta de compensação Contas bancárias – Fornecedor de serviços de pagamento.

Se o FSP suportar o processamento de avisos digitais, a reconciliação automática pode ser efetuada utilizando o job Pagamentos digitais da SAP: processamento de avisos no app Programar jobs de contabilidade de clientes. Este job também retorna transações adicionais, como taxas, devoluções ou pagamentos manuais, que eram desconhecidas anteriormente para o sistema SAP S/4HANA Cloud e devem agora ser registradas. As transações que confirmam pagamentos capturados são reconciliadas utilizando o job periódico Compensação automática no app Programar jobs do Razão.

O PSP transfere os fundos para a conta bancária real da empresa, que é processada por meio de seu processamento de extrato bancário habitual e, por fim, é lançada na conta Contas bancárias – Fornecedor de serviços de pagamento – Transferência. Os pagamentos nesta conta podem exigir compensação manual usando o app Compensar contas do Razão – Compensação manual se o FSP não fornecer informações de referência suficientes.

Um pagamento digital em uma etapa, também conhecido como pagamento de captura direta, é um método simplificado que elimina a necessidade de autorização prévia. É frequentemente usado para mercadorias ou serviços que são entregues imediatamente, como downloads digitais.

Os pagamentos externos são iniciados externamente a partir do SAP S/4HANA Cloud, por exemplo, quando:

• Um pagamento é efetuado com um cartão por meio do dashboard do FSP por um funcionário da empresa durante uma chamada telefônica com um cliente.
• Um pagamento digital é feito através de um sistema de pagamento online.

Esta forma de pagamento específica só é suportada se o FSP tiver capacidades de processamento de aviso digital. Neste caso, os pagamentos são reconciliados automaticamente e transferidos para o sistema SAP S/4HANA Cloud para lançamento. O job Pagamentos digitais da SAP: processamento de avisos no app Programar jobs de contabilidade de clientes é usado para este fim. No lançamento, o pagamento é registrado como um passivo na conta de transferência PSP apropriada, reconciliado em relação à conta do cliente e à fatura relacionada (partida em aberto). Quaisquer taxas associadas também são consideradas neste anúncio.

Em seguida, o FSP desembolsa os fundos para a conta bancária real da empresa. O pagamento é processado por meio do processamento de extrato bancário padrão e lançado na conta Contas bancárias – Fornecedor de serviços de pagamento – Transferência. Se o FSP não fornecer informações de referência adequadas, os pagamentos nesta conta podem exigir reconciliação manual usando o app Compensar contas do Razão – Compensação manual.

Os pagamentos externos são acionados fora do SAP S/4HANA Cloud, por exemplo, quando um pagamento digital é processado por meio de um sistema de pagamento online. Consequentemente, esses pagamentos são reconciliados automaticamente e transferidos para o sistema para lançamento.

O tratamento correto de pagamentos com cartão de crédito autorizados dentro de um sistema financeiro é crucial para manter registros contábeis precisos e garantir operações financeiras tranquilas.

Os pagamentos com cartão de crédito autorizados são transferidos para o Contas a receber por meio de vários canais. Isso inclui o Portal do cliente, onde os clientes efetuam logon em suas contas pessoais para efetuar pagamentos diretamente utilizando seus cartões de crédito. Outro canal é a Loja Online, ou sistemas de ponto de venda, onde os pagamentos fluem através de sistemas integrados, como plataformas de compras online ou sistemas físicos de ponto de venda (POS), muitas vezes envolvendo os departamentos de vendas ou distribuição antes de eventualmente chegar ao sistema financeiro.

Depois que os pagamentos são autorizados e recebidos, eles são representados no sistema financeiro como partidas em aberto em Contas a receber – Conta de compensação de cartão de crédito (contas do Razão). Essas entradas garantem que cada transação seja rastreada até que seja totalmente reconciliada e compensada. Os itens pendentes correspondentes na conta do cliente são compensados automaticamente assim que o pagamento é registrado, melhorando a eficiência e reduzindo o risco de erro manual.

Cada operação de pagamento contém informações-chave que ajudam no processo de autorização e rastreamento. Isso inclui um token de cartão de crédito, que é um substituto para o número do cartão de crédito real e é usado para aumentar a segurança, garantindo que as informações confidenciais sejam protegidas durante o processo de transação. Além disso, são armazenados os dados de autorização, que englobam detalhes relacionados à aprovação do pagamento pelo emissor do cartão de crédito. Esses dados incluem códigos de autorização, registros da hora da transação e outras informações relevantes, fornecendo um histórico de auditoria abrangente.

Esses processos automatizados reduzem o risco de erros de registro manual e o rastreamento claro de transações garante relatórios financeiros precisos, aumentando a precisão. O uso de tokens de cartão de crédito protege informações confidenciais do cliente, enquanto os dados de autorização oferecem um registro confiável necessário para auditoria e resolução de disputas, melhorando assim a segurança. A simplificação do processo, desde a autorização de pagamento até a compensação, reduz a carga administrativa do pessoal financeiro e permite atualizações mais rápidas nos balanços financeiros e nas contas de clientes, aumentando assim a eficiência operacional.

Os pagamentos com cartão de crédito autorizados serão liquidados (ou capturados) utilizando o relatório padrão Liquidação de cartão de crédito. Este relatório desempenha um papel crucial na finalização do processo de pagamento, garantindo que as transações aprovadas sejam totalmente processadas e contabilizadas no sistema financeiro.

O report de liquidação cria lotes de transações e envia os mesmos para o PSP usando o add-on para pagamentos digitais da SAP. Este processo automatizado simplifica a transferência de dados de movimento, melhorando a eficiência e a precisão do processo de liquidação. Ao agrupar transações em lotes, o sistema pode processar grandes volumes de dados de forma mais eficaz, reduzindo o risco de erro e garantindo que todos os pagamentos sejam processados sistematicamente.

Assim que o report de liquidação tiver enviado os lotes para o FSP, os itens na conta de compensação Contas a receber (AR) Cartão de crédito são compensados e lançados em uma conta de compensação de caixa para cartões de crédito. Esta etapa finaliza o processo contábil para cada transação, garantindo que os fundos sejam representados corretamente nas contas de caixa da organização.

Essa abordagem integrada e automatizada não só aumenta a precisão e a eficiência do processo de liquidação de pagamento, mas também suporta a confiabilidade global dos relatórios financeiros da organização.

O aviso de pagamento digital da SAP captura informações sobre as transações processadas no FSP. Essas informações são vitais para garantir que os detalhes de cada transação sejam meticulosamente registrados e reconciliados no sistema financeiro. Ao comparar os detalhes do pagamento capturados do fornecedor de serviços de pagamento com registros internos, o sistema pode identificar e tratar rapidamente quaisquer discrepâncias, garantindo que as demonstrações contábeis estão precisas e atualizadas.

As informações de aviso podem ser solicitadas usando o relatório Aviso de pagamentos digitais no SAP S/4HANA. Este report pode ser executado periodicamente para chamar os dados mais recentes do FSP. Assim que o aviso é integrado, os dados são processados na contabilidade de clientes. Como parte desse processo, os itens na conta de compensação de cartão de crédito à vista são compensados e lançados em uma conta de transferência à vista para cartões de crédito. Esta etapa leva em conta quaisquer cobranças associadas às transações com cartão de crédito, garantindo que os valores líquidos sejam refletidos corretamente nos registros financeiros.

A conta de compensação de cartão de crédito à vista é compensada automaticamente por um relatório de compensação automática do Razão periódico. Este relatório periódico é executado em intervalos programados para garantir que quaisquer saldos restantes na conta de compensação sejam reconciliados e lançados nas contas apropriadas, mantendo assim a precisão dos registros financeiros.

O aviso de pagamento digital da SAP captura informações das transações processadas pelo fornecedor de serviços de pagamento.

A próxima etapa envolve a transferência de dinheiro cobrado para uma conta bancária por meio da funcionalidade de extrato bancário padrão. Esta etapa é crucial para garantir que os fundos de transações de cartão de crédito processadas sejam registrados com precisão na conta bancária da organização.

Os itens do extrato de conta correspondentes serão lançados em relação à conta de transferência de cartão de crédito à vista. Essa transação registra a transferência de fundos da conta de compensação interna para a conta bancária real da organização, garantindo que os registros financeiros reflitam o status verdadeiro dos fundos.

A compensação da conta de transferência de cartão de crédito à vista pode ser automatizada ou efetuada manualmente, dependendo das informações de referência fornecidas pelo fornecedor de serviços de pagamento (PSP). Esta etapa de compensação é necessária para verificar se os montantes transferidos correspondem aos montantes registrados no sistema financeiro. Ela envolve a verificação cruzada das informações de referência, como IDs de transação e montantes, para garantir que cada transferência seja contabilizada corretamente, suportando assim a confiabilidade e a precisão globais do sistema de gerenciamento financeiro da organização.

A abordagem de tokenização no add-on para pagamentos digitais da SAP foi desenvolvida para aumentar a segurança e a conformidade com as regulamentações de privacidade de dados e, ao mesmo tempo, facilitar o processamento perfeito de transações. Os detalhes do cartão de crédito original, incluindo o Número da conta principal (PAN), são armazenados no fornecedor de serviços de pagamento (PSP) certificado por PCI. Esses detalhes nunca são armazenados diretamente no sistema da SAP, reduzindo assim o risco de violações de dados.

O fornecedor de serviços de pagamento é responsável pela geração de um token para o cartão de crédito. Esse token é usado para substituir as informações confidenciais de cartão de crédito nos sistemas da SAP. Os detalhes de cartão de crédito com token, incluindo informações do titular do cartão, são armazenados no add-on para pagamentos digitais da SAP em nome da aplicação do consumidor. Isso garante que, embora as informações de pagamento necessárias sejam retidas para o processamento de transações, elas são efetuadas de forma segura e em conformidade.

Os dados de cartão de crédito tokenizados são considerados dados pessoais em Regulamentos de privacidade de dados, mas não são classificados como dados pessoais confidenciais. Essa distinção simplifica a conformidade com as leis de privacidade, ao mesmo tempo em que garante que os dados sejam tratados com um alto nível de segurança. A eliminação dos dados depois de terem sido utilizados é iniciada por uma solicitação da aplicação do consumidor, assegurando que os dados não são retidos por mais tempo do que o necessário.

O aplicativo de consumidor tem a capacidade de ler os dados de cartão tokenizados para fornecer funcionalidade de divulgação ao usuário final, como mostrar os últimos quatro dígitos do número do cartão para fins de verificação. No entanto, os usuários do add-on para pagamentos digitais da SAP não têm acesso de leitura aos dados tokenizados, protegendo ainda mais as informações confidenciais do acesso não autorizado. Além disso, não é necessário registrar em log os acessos de leitura da aplicação do consumidor, simplificando o processo e reduzindo os custos indiretos.

O token do cartão de crédito é armazenado em uma tabela de mapeamento que liga tokens internos e externos. O add-on para pagamentos digitais da SAP cria um token de pagamento digital interno para todos os tokens externos fornecidos por PSPs. Este token interno é utilizado nos sistemas da SAP para referenciar a transação sem expor os detalhes do cartão original.

A eliminação de dados é administrada por meio da API de eliminação, que é acionada pela aplicação de consumidor quando os dados não são mais necessários. Isso garante que os dados são eliminados em tempo hábil, cumprindo os princípios de minimização de dados. Novamente, os usuários do add-on para pagamentos digitais da SAP não têm acesso de leitura aos dados tokenizados, mantendo o controle rígido sobre quem pode visualizar informações confidenciais.

O token do cartão de crédito é uma parte crucial de qualquer transação processada e é armazenado no add-on para pagamentos digitais da SAP. Apesar de sua importância para o processamento de transações, os protocolos de segurança implementados garantem que os usuários do add-on para pagamentos digitais da SAP permanecem incapazes de acessar dados confidenciais diretamente.