Anwenden der Digital-Payments-Funktionen für Debitoren

Objective

After completing this lesson, you will be able to nutzung der verfügbaren Funktionen des SAP Digital Payments Add-ons zur Verarbeitung von Zahlungen

Für die Debitorenbuchhaltung relevante Funktionen

Sehen wir uns nun die wichtigsten Funktionen für die Verarbeitung von Eingangszahlungen im SAP Digital Payments Add-on an.

Um diese Prozesse zu unterstützen, wurden speziell neue SAP-Fiori-Apps und -Jobs angelegt.

Das Bild zeigt einen Screenshot einer SAP-Schnittstelle für die digitale Zahlungsverwaltung. Die Vorlagenauswahl umfasst verschiedene Optionen wie die Reorganisation von Zahlungsavisen und die Zahlungskartenabrechnung. Zwei Hinweise verdeutlichen, dass SAP S/4HANA SAP-Fiori-FI-AR-Anwendungen für digitale Zahlungen mit zusätzlichen FI-CA-Anwendungen enthält. Eine Beschriftung gibt an, dass Vorlagenjobs für die Verwaltung digitaler Zahlungen entwickelt werden. Symbole unten schlagen Aktionen wie die Einplanung oder Rückerstattung von Zahlungen vor.

Zweistufige Zahlungen

Der zweistufige Prozess umfasst einen Autorisierungsschritt und einen Erfassungsschritt. Er wird häufig verwendet, wenn Aufträge und Lieferungen nach Zeit getrennt werden.

Während des Autorisierungsschritts geben Konsumenten ihre Kartendaten an Call-Center-Agents, checken in Online-Shops aus oder geben Bestellungen per E-Mail ab. Sobald der Geschäftsprozess abgeschlossen ist und die Waren versendet wurden, werden die Schlusszahlungsbeträge ermittelt und offene Posten auf das Konto Debitorenbuchhaltung – digitale Zahlungen gebucht.

Um den Erfassungsschritt abzuschließen, wird der Job Zahlungskartenabrechnung in der App Debitoren-Jobs einplanen verwendet, um autorisierte Zahlungen auszuwählen, für die die zugehörige Transaktion abgeschlossen wurde. Die ausgewählten Zahlungen werden dann über das SAP Digital Payments Add-on an den ZDL gesendet, was zu offenen Posten gegenüber dem ZDL auf dem Konto Bankkonten – Zahlungsdienstleister – Ausgleich führt.

Anschließend kann die automatische Abstimmung durchgeführt werden, wenn der ZDL die digitale Avisverarbeitung unterstützt. Der Job SAP Digital Payments: Avisverarbeitung in der App Debitoren-Jobs einplanen wird ausgelöst, um erfasste Zahlungen sowie zusätzliche Transaktionen wie Gebühren, Rückläufer oder manuelle Zahlungen abzustimmen. Transaktionen, die erfasste Zahlungen bestätigen, werden mit dem periodischen Job Maschinelles Ausgleichen in der App Hauptbuch-Jobs einplanen abgestimmt.

Abschließend zahlt der ZDL die Mittel an das echte Bankkonto aus, das mit der üblichen Kontoauszugsverarbeitung verarbeitet und dann auf das Konto Bankkonten – Zahlungsdienstleister – Überweisung gebucht wird. Dieses Konto erfordert möglicherweise einen manuellen Ausgleich mit der App Sachkonten ausgleichen – Manueller Ausgleich, da Zahlungsdienstleister häufig keine ausreichenden Referenzinformationen bereitstellen.

Das Flussdiagramm mit dem Titel Zweistufig zeigt einen Prozessablauf für die Zahlungsabwicklung. Er beginnt mit Autorisierte Zahlungen, was zu Abrechnung und dann zu Erfasste Zahlungen führt. Es folgen zwei Pfade: „Automatisches Ausgleichen“ verbindet sich mit „Erfasste Zahlungen“, während „Manuelles Ausgleichen“ mit „Abstimmung mit digitalen Beratern“ verbunden ist. Beide konvergieren bei Bestätigte Zahlungen, was zu einem grünen Feld mit der Bezeichnung Auszahlung vom ZDL führt.

Der zweistufige Zahlweg ist der umfassendste Zahlungsprozess, der aus einer Autorisierungsstufe und einer Erfassungsphase besteht. Sie wird häufig verwendet, wenn es eine zeitliche Lücke zwischen Aufträgen und Lieferungen gibt.

Einstufige Zahlungen (Direkteinzug)

Eine einstufige digitale Zahlung, auch Direkteinzugszahlung genannt, erfordert keine vorherige Autorisierung. Es wird häufig für sofort gelieferte Waren oder Dienstleistungen wie digitale Downloads verwendet.

Bei Einkäufen in Online-Shops oder über Unternehmensportale leisten Verbraucher Zahlungen direkt; ein Prozess, der als Erfassungsschritt bezeichnet wird.

Wenn die Lieferung erfolgt, sind die folgenden Geschäftsprozesse bereits abgeschlossen:

  • Ermittlung der Schlusszahlungsbeträge.
  • Offene Posten gegen den Zahlungsdienstleister (ZDL) auf dem Konto Bankkonten – Zahlungsdienstleister – Verrechnung buchen.

Wenn der ZDL die Verarbeitung digitaler Avise unterstützt, kann die automatische Abstimmung über den Job SAP Digital Payments: Avisverarbeitung in der App Debitoren-Jobs einplanen erfolgen. Dieser Job gibt auch zusätzliche Transaktionen zurück, z.B. Gebühren, Rückläufer oder manuelle Zahlungen, die dem SAP-S/4HANA-Cloud-System bisher unbekannt waren und nun erfasst werden müssen. Transaktionen, die erfasste Zahlungen bestätigen, werden mit dem periodischen Job Maschinelles Ausgleichen in der App Hauptbuch-Jobs einplanen abgestimmt.

Der ZDL bucht die Mittel auf das echte Bankkonto des Unternehmens um, das über seine übliche Kontoauszugsverarbeitung verarbeitet und schließlich auf das Konto Bankkonten – Zahlungsdienstleister – Überweisung gebucht wird. Zahlungen auf diesem Konto erfordern möglicherweise einen manuellen Ausgleich mit der App Sachkonten ausgleichen – Manueller Ausgleich, wenn der ZDL keine ausreichenden Referenzinformationen bereitstellt.

Flussdiagramm, das die Zahlungsverarbeitung darstellt. Automatischer Ausgleich und Manueller Ausgleich führen zu Erfasste Zahlungen, die in Abstimmung mit digitalen Beratern verschoben werden. Dies führt zu Bestätigte Zahlungen, die mit Auszahlung vom ZDL in grün verknüpft sind.

Eine einstufige digitale Zahlung, auch Direkteinzugszahlung genannt, ist eine optimierte Methode, die eine vorherige Autorisierung überflüssig macht. Es wird häufig für Waren oder Dienstleistungen verwendet, die sofort geliefert werden, wie digitale Downloads.

Externe Zahlungen

Externe Zahlungen werden extern aus SAP S/4HANA Cloud initiiert, z.B. wenn:

  • Während eines Telefonats mit einem Kunden erfolgt eine Zahlung mit einer Karte über das Dashboard des Zahlungsdienstleisters durch einen Unternehmensmitarbeiter.
  • Eine digitale Zahlung erfolgt über ein Online-Zahlungssystem.

Dieser spezifische Zahlweg wird nur unterstützt, wenn der ZDL über digitale Avisverarbeitungsfunktionen verfügt. In diesem Fall werden die Zahlungen automatisch abgestimmt und zur Buchung an das SAP-S/4HANA-Cloud-System übertragen. Dazu wird der Job SAP Digital Payments: Avisverarbeitung in der App Debitoren-Jobs einplanen verwendet. Bei der Buchung wird die Zahlung als Verbindlichkeit auf dem entsprechenden ZDL-Transferkonto erfasst und mit dem Kundenkonto und der zugehörigen Rechnung (offener Posten) abgestimmt. Alle zugehörigen Gebühren werden ebenfalls in dieser Buchung berücksichtigt.

Der ZDL zahlt die Mittel dann auf das tatsächliche Bankkonto des Unternehmens aus. Die Auszahlung wird über die standardmäßige Kontoauszugsverarbeitung verarbeitet und letztendlich auf das Konto Bankkonten – Zahlungsdienstleister – Überweisung gebucht. Wenn der ZDL keine ausreichenden Referenzinformationen bereitstellt, erfordern Zahlungen in diesem Konto möglicherweise eine manuelle Abstimmung mit der App Sachkonten ausgleichen – Manueller Ausgleich.

Das Diagramm veranschaulicht den Prozess der externen Rechnungszahlung mit mehreren Schritten und Elementen. Sie beginnt mit autorisierten Zahlungen, die in die Abrechnung verschoben werden, was dann zu erfassten Zahlungen führt. Zahlungen können automatisch oder manuell ausgeglichen werden. Der automatische Ausgleich wird sowohl in erfasste als auch in externe Rechnungszahlungen übertragen. Parallel dazu führt die Auszahlung von einem Zahlungsdienstleister (ZDL) zu bestätigten Zahlungen, die mit digitalen Beratern abgestimmt werden. Offene Debitorenposten sind mit diesem Abstimmungsprozess verknüpft.

Externe Zahlungen werden außerhalb von SAP S/4HANA Cloud ausgelöst, z.B. wenn eine digitale Zahlung über ein Online-Zahlungssystem verarbeitet wird. Daher werden diese Zahlungen automatisch abgestimmt und zur Buchung in das System übertragen.

Funktionsübersicht

Das SAP Digital Payments Add-on wurde entwickelt, um die verschiedenen Zahlungsprozesse mit einer Reihe spezifischer Funktionen nativ zu unterstützen. Sehen wir uns sie an:

Die integrierte Anwendung kann eine Reihe von Services initiieren, die erforderlich sind, um digitale Zahlungen über Zahlungskartenprozesse zu unterstützen:

Kartenanlage:

  1. Ein Benutzer in einer Consumer-Anwendung fordert das Anlegen einer Zahlungskarte an. Diese Anforderung wird an das SAP Digital Payments Add-on gesendet.
  2. Basierend auf den vom Anwendungsexperten vorgenommenen Einstellungen wird der entsprechende Zahlungsdienstleister ermittelt, und die entsprechende Web-Benutzungsoberfläche zur Eingabe der Zahlungskartendetails wird geöffnet.
  3. Der Benutzer gibt die Zahlungskartendaten ein und sichert sie. Die Anforderung wird an den Zahlungsdienstleister gesendet, der die Zahlungskartendaten sichert und ein Token als Identifikation anlegt.
  4. Dieses Token ersetzt die Zahlungskartennummer. Die tokenisierten Zahlungskartendaten werden an die Consumer-Anwendung zurückgegeben, damit sie verwendet werden können.

Kartenlöschung:

  1. Ein Benutzer in einer Consumer-Anwendung fordert die Löschung einer Zahlungskarte an. Diese Anforderung wird an das SAP Digital Payments Add-on gesendet.
  2. Das System prüft, ob diese Karte im nicht abgeschlossenen Zahlungsverkehr verwendet wird. Abhängig vom Ergebnis wird die Löschung auf ZDL-Ebene ausgelöst oder abgelehnt.
  3. Basierend auf dem Karten-Token wird der relevante ZDL ermittelt, und die Anforderung wird im entsprechenden Format an den ZDL gesendet. Das Ergebnis der Anforderung wird an die Consumer-Anwendung zurückgegeben.

Zahlungsautorisierung:

  1. Ein Kunde bestellt ein Produkt und möchte mit einer Zahlungskarte bezahlen. Die Genehmigung für den Betrag der Transaktion muss von der Bank des Karteninhabers eingeholt werden.
  2. Bei einer starken Kundenauthentifizierung oder 3D Secure ist ein zusätzlicher Authentifizierungsschritt erforderlich.
  3. Die Consumer-Anwendung sendet eine Autorisierungsanforderung an das SAP Digital Payments Add-on.
  4. Anhand der Kartendetails wird der relevante ZDL ermittelt, und die Anforderung wird im entsprechenden Format an den ZDL gesendet.
  5. Der Zahlungsdienstleister verarbeitet dann die Autorisierung und gibt das Ergebnis über das SAP Digital Payments Add-on an die Consumer-Anwendung zurück.
  6. Abhängig von der ZDL-Funktion kann das Ergebnis auch das Ergebnis einer Prüfung zur Betrugserkennung enthalten.

Autorisierungsstorno:

  1. Ein Kunde storniert einen Auftrag, für den bereits eine Kartenzahlung genehmigt wurde.
  2. Die integrierte Anwendung sendet eine Autorisierungsstornierungsanforderung an das SAP Digital Payments Add-on.
  3. Anhand der Kartendetails wird der relevante ZDL ermittelt, und die Anforderung wird im entsprechenden Format an den ZDL gesendet. Der Zahlungsdienstleister verarbeitet die Stornierung und gibt das Ergebnis über das SAP Digital Payments Add-on an die Consumer-Anwendung zurück.
  4. Die Stornierung des Autorisierungsprozesses wird nicht für alle Zahlungskartenarten und Zahlungsdienstleister unterstützt. In Fällen, in denen sie nicht unterstützt wird, bleibt die Autorisierung so lange bestehen, bis sie automatisch abläuft. Wenn eine Stornierung nicht möglich ist, wird die Consumer-Anwendung informiert.

Zahlungsnachautorisierung:

  1. Eine Autorisierung ist abgelaufen. Die integrierte Anwendung sendet die Neuautorisierungsanforderung an das SAP Digital Payments Add-on.
  2. Basierend auf der ursprünglichen Autorisierung wird der relevante ZDL ermittelt und die Anforderung im entsprechenden Format an den ZDL gesendet.
  3. Der ZDL verarbeitet dann die Neuautorisierung und gibt das Ergebnis über das SAP Digital Payments Add-on an die integrierte Anwendung zurück.
  4. Abhängig von der ZDL-Funktion kann das Ergebnis auch das Ergebnis einer Prüfung zur Betrugserkennung enthalten.

Zahlungsabrechnung:

  1. Die integrierte Anwendung stößt periodisch Abrechnungsläufe an, um autorisierte Kartenzahlungen abzurechnen.
  2. Die Autorisierungs- und Kartendaten werden zur Abrechnung an das SAP Digital Payments Add-on gesendet.
  3. Daten der Ebene 2 und 3 können ebenfalls berücksichtigt werden.
  4. Anhand der Kartendetails wird der relevante ZDL ermittelt, und die Anforderung wird im entsprechenden Format an den ZDL gesendet.
  5. Der Zahlungsdienstleister verarbeitet dann die Abrechnung und gibt das Ergebnis über das SAP Digital Payments Add-on an die Consumer-Anwendung zurück.

Direkteinzug:

  1. In Fällen, in denen die Zahlungsabrechnung nicht möglich ist, z.B. wenn die Autorisierung abgelaufen ist, hat der Kunde die Möglichkeit, eine Direktabrechnung durchzuführen.
  2. Abhängig vom ZDL initiiert das SAP Digital Payments Add-on eine Direktabrechnung. Zum Beispiel, indem Sie eine Autorisierungsanforderung im entsprechenden Format an den ZDL senden. Wenn das Autorisierungsergebnis positiv ist, berechnet das SAP Digital Payments Add-on die Zahlung direkt.

Zahlungsrückerstattung:

  1. Die integrierte Anwendung fordert eine Rückerstattung an, wenn eine bereits abgerechnete Kartenzahlung an den Kunden zurückgezahlt werden muss, z.B. im Falle einer Retoure. Die Anforderung enthält Referenzinformationen über die zu erstattende Zahlung.
  2. Der Zahlungsdienstleister verarbeitet dann die Rückerstattung und gibt das Ergebnis über das SAP Digital Payments Add-on an die Consumer-Anwendung zurück.

Digitaler Zahlungsavis:

  1. Die Consumer-Anwendung führt periodisch einen Report aus, um Avisdetails zu den verarbeiteten digitalen Zahlungen anzufordern.
  2. Diese Anforderung wird an das SAP Digital Payments Add-on gesendet, um die Avisdetails von allen relevanten Zahlungsdienstleistern anzufordern.
  3. Die Avisdetails werden zusammengeführt und an die Consumer-Anwendung zurückgegeben.

Das SAP Digital Payments Add-on unterstützt Zahlungen über externe Kanäle, die sich von Zahlungen mit Zahlungskarten unterscheiden. Folglich werden auch die folgenden Funktionen verwendet, die speziell zur Unterstützung dieser externen Zahlungsprozesse vorgesehen sind:

Direkteinzug:

  1. Ein Benutzer bestellt ein Produkt und möchte über einen externen Zahlungskanal bezahlen. Die Genehmigung für die endgültige Transaktion muss vom ZDL eingeholt werden.
  2. Die integrierte Anwendung sendet dann eine Anforderung für die Direktabrechnung an das SAP Digital Payments Add-on. Basierend auf der Zahlungsart wird der relevante ZDL ermittelt, und eine Initiierungsanforderung wird im entsprechenden Format an den ZDL gesendet.
  3. Der Benutzer genehmigt die Direktabzugsanforderung auf der Benutzungsoberfläche des Zahlungsdienstleisters, die von der integrierten Anwendung aufgerufen wird.
  4. Sobald die Genehmigung eingeholt wurde, wird die Ausführungsanforderung für die Direktabrechnung gesendet. Das Ergebnis wird über das SAP Digital Payments Add-on an die integrierte Anwendung zurückgegeben.

Zahlungsautorisierung:

  1. Ein Benutzer bestellt ein Produkt und möchte über einen externen Zahlungskanal bezahlen. Die Genehmigung für den Betrag der Transaktion muss vom ZDL eingeholt werden.
  2. Die Consumer-Anwendung sendet eine Autorisierungsanforderung an das SAP Digital Payments Add-on. Basierend auf der Zahlungsart wird der relevante ZDL ermittelt, und eine Initiierungsanforderung wird im entsprechenden Format an den ZDL gesendet.
  3. Der Benutzer genehmigt die Autorisierungsanforderung auf der Benutzungsoberfläche des Zahlungsdienstleisters, die von der integrierten Anwendung aufgerufen wird.
  4. Sobald die Genehmigung eingeholt wurde, wird die Ausführungsanforderung für die Autorisierung gesendet. Das Ergebnis wird über das SAP Digital Payments Add-on an die integrierte Anwendung zurückgegeben.

Autorisierungsstorno:

  1. Ein Benutzer storniert einen Auftrag, für den bereits eine externe Zahlung genehmigt wurde.
  2. Die integrierte Anwendung sendet eine Autorisierungsstornierungsanforderung an das SAP Digital Payments Add-on.
  3. Basierend auf der Art der Zahlung wird der relevante ZDL ermittelt, und die Anforderung wird im entsprechenden Format an den ZDL gesendet.
  4. Der ZDL verarbeitet dann die Stornierung und gibt das Ergebnis über das SAP Digital Payments Add-on an die integrierte Anwendung zurück.
  5. Wenn eine Stornierung nicht möglich ist, wird die Consumer-Anwendung informiert.

Abrechnung:

  1. Die integrierte Anwendung stößt periodisch Abrechnungsläufe an, um autorisierte externe Zahlungen abzurechnen.
  2. Die Autorisierung wird zur Abrechnung an das SAP Digital Payments Add-on gesendet.
  3. Basierend auf der Autorisierung wird der relevante ZDL ermittelt und die Anforderung im entsprechenden Format an den ZDL gesendet.
  4. Der Zahlungsdienstleister verarbeitet dann die Abrechnung und gibt das Ergebnis über das SAP Digital Payments Add-on an die Consumer-Anwendung zurück.

Zahlungsrückerstattung:

  1. Die integrierte Anwendung fordert eine Rückerstattung an, wenn eine externe Zahlung, die bereits abgerechnet wurde, an den Kunden zurückgezahlt werden muss, z.B. im Falle einer Retoure.
  2. Die Anforderung enthält Referenzinformationen über die zu erstattende Zahlung.
  3. Der Zahlungsdienstleister verarbeitet dann die Rückerstattung und gibt das Ergebnis über das SAP Digital Payments Add-on an die Consumer-Anwendung zurück.

Digitaler Zahlungsavis

  1. Die Consumer-Anwendung führt periodisch einen Report aus, um Avisdetails zu den verarbeiteten digitalen Zahlungen anzufordern.
  2. Diese Anforderung wird an das SAP Digital Payments Add-on gesendet.
  3. Das SAP Digital Payments Add-on fordert die Avisdetails von allen relevanten Zahlungsdienstleistern an.
  4. Die Avisdetails werden zusammengeführt und an die Consumer-Anwendung zurückgegeben.

Buchhaltung digitaler Zahlungen

Die ordnungsgemäße Abwicklung autorisierter Kreditkartenzahlungen innerhalb eines Finanzsystems ist entscheidend für die Aufrechterhaltung korrekter Buchhaltungsdatensätze und die Sicherstellung reibungsloser Finanzvorgänge.

Autorisierte Kreditkartenzahlungen werden über verschiedene Kanäle an die Debitorenbuchhaltung übertragen. Dazu gehört das Kundenportal, in dem sich Kunden bei ihren persönlichen Konten anmelden, um Zahlungen direkt über ihre Kreditkarten vorzunehmen. Ein weiterer Kanal ist der Online-Shop oder Point-of-Sale-Systeme, bei denen Zahlungen über integrierte Systeme wie Online-Einkaufsplattformen oder physische Point-of-Sale-Systeme (POS-Systeme) abgewickelt werden, die häufig die Verkaufs- oder Vertriebsabteilungen einbeziehen, bevor sie schließlich das Finanzsystem erreichen.

Sobald Zahlungen autorisiert und eingegangen sind, werden sie im Finanzsystem als offene Posten in Debitoren – Kreditkartenverrechnungskonto (Sachkonten) dargestellt. Diese Einträge stellen sicher, dass jede Transaktion verfolgt wird, bis sie vollständig abgestimmt und ausgeglichen ist. Die entsprechenden ausstehenden Posten auf dem Kundenkonto werden automatisch ausgeglichen, sobald die Zahlung erfasst wurde, was die Effizienz verbessert und das Risiko manueller Fehler reduziert.

Jeder Zahlungsvorgang enthält wichtige Informationen, die beim Autorisierungs- und Verfolgungsprozess hilfreich sind. Dazu gehört ein Kreditkartentoken, das die tatsächliche Kreditkartennummer ersetzt und zur Verbesserung der Sicherheit verwendet wird, indem sichergestellt wird, dass sensible Informationen während des Transaktionsprozesses geschützt werden. Zusätzlich werden Autorisierungsdaten gespeichert, die Details zur Genehmigung der Zahlung durch den Kreditkartenaussteller enthalten. Zu diesen Daten gehören Berechtigungscodes, Transaktionszeitstempel und andere relevante Informationen, die einen umfassenden Audit-Trail bieten.

Diese automatisierten Prozesse reduzieren das Risiko manueller Aufzeichnungsfehler, und eine klare Verfolgung von Transaktionen stellt eine präzise Finanzberichterstattung sicher und verbessert die Genauigkeit. Die Verwendung von Kreditkartentoken schützt sensible Kundeninformationen, während Autorisierungsdaten einen zuverlässigen Datensatz bieten, der für die Prüfung und Lösung von Klärungsfällen erforderlich ist, wodurch die Sicherheit verbessert wird. Die Straffung des Prozesses von der Zahlungsautorisierung bis zum Ausgleich reduziert den Verwaltungsaufwand für Finanzmitarbeiter und ermöglicht schnellere Aktualisierungen von Finanzberichten und Kundenkonten und verbessert so die operative Effizienz.

Die Abbildung zeigt den Prozess der Übertragung von Zahlungen an die Debitorenbuchhaltung über verschiedene Kanäle wie Kundenportal und Online-Shops oder Point-of-Sale über Vertrieb. Drei Symbole, die diese Kanäle darstellen, zeigen auf einen Abschnitt mit der Bezeichnung AR Credit Card Clearing mit Pfeilen. Unterhalb dieses Abschnitts wird S/4HANA Finance Debitorenbuchhaltung erwähnt. Zahlungen werden als offene Posten auf Debitoren Kreditkartenverrechnungskonten abgebildet, und der entsprechende Posten auf dem Kundenkonto wird automatisch ausgeglichen. Der Prozess umfasst Kreditkarten-Token und Autorisierungsdaten.

Autorisierte Kreditkartenzahlungen werden dann mit dem Standardbericht Kreditkartenabrechnung abgerechnet (oder erfasst). Dieser Bericht spielt eine entscheidende Rolle bei der Fertigstellung des Zahlungsprozesses, indem er sicherstellt, dass genehmigte Transaktionen vollständig im Finanzsystem verarbeitet und bilanziert werden.

Der Abrechnungsreport legt Batches von Transaktionen an und sendet sie über das SAP Digital Payments Add-on an den ZDL. Dieser automatisierte Prozess optimiert die Übertragung von Bewegungsdaten und verbessert die Effizienz und Genauigkeit des Abrechnungsprozesses. Durch die Gruppierung von Transaktionen in Batches kann das System große Datenmengen effektiver verarbeiten, das Fehlerrisiko reduzieren und sicherstellen, dass alle Zahlungen systematisch verarbeitet werden.

Sobald der Abrechnungsbericht die Mappen an den ZDL gesendet hat, werden die Posten auf dem Kreditkartenverrechnungskonto der Debitorenbuchhaltung ausgeglichen und auf ein Barverrechnungskonto für Kreditkarten gebucht. Dieser Schritt schließt den Buchhaltungsprozess für jede Transaktion ab und stellt sicher, dass die Fonds auf den Geldkonten der Organisation korrekt dargestellt werden.

Dieser integrierte und automatisierte Ansatz verbessert nicht nur die Genauigkeit und Effizienz des Zahlungsabrechnungsprozesses, sondern unterstützt auch die allgemeine Zuverlässigkeit der Finanzberichterstattung des Unternehmens.

Die Abbildung zeigt einen Prozessablauf für genehmigte Kreditkartentransaktionen, die über den Bericht „Kreditkartenabrechnung“ verarbeitet werden. Ein Screenshot zeigt die Berichtsschnittstelle mit Abschnitten für die Einplanung und Parameter. Ein Pfeil zeigt auf ein Protokolldetailbild, das die Batch-Übertragung an einen Zahlungsdienstleister über das SAP Digital Payments Add-on anzeigt. Ein weiterer Pfeil führt zu einem Beispielbuchungsdiagramm, das Einträge im Kreditkartenverrechnungskonto der Debitorenbuchhaltung anzeigt, die abgestimmt und auf ein designiertes Barverrechnungskonto für Kreditkarten übertragen werden, wobei S/4HANA Finance Debitoren hervorgehoben wird.

Digitale Zahlungsavise und Kontoauszüge

SAP Digital Payment Advice erfasst Informationen zu den verarbeiteten Transaktionen beim ZDL. Diese Informationen sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Details jeder Transaktion sorgfältig erfasst und im Finanzsystem abgestimmt werden. Durch den Abgleich der vom Zahlungsdienstleister erfassten Zahlungsdetails mit internen Datensätzen kann das System Abweichungen schnell erkennen und beheben und so sicherstellen, dass die Abschlüsse korrekt und aktuell sind.

Die Avisinformationen können über den Bericht Digital-Payments-Avis in SAP S/4HANA angefordert werden. Dieser Report kann periodisch ausgeführt werden, um die neuesten Daten vom ZDL abzurufen. Sobald der Avis integriert ist, werden die Daten in der Debitorenbuchhaltung verarbeitet. Im Rahmen dieses Prozesses werden Posten auf dem Barkreditkartenverrechnungskonto ausgeglichen und auf ein Kreditkartenkonto Geldtransfer gebucht. Dieser Schritt berücksichtigt alle mit den Kreditkartentransaktionen verbundenen Kosten und stellt sicher, dass die Nettobeträge in den Finanzdatensätzen korrekt widergespiegelt werden.

Das Verrechnungskonto für Barkreditkarten wird automatisch durch einen periodischen Bericht zum automatischen Ausgleichen im Hauptbuch ausgeglichen. Dieser periodische Bericht wird in eingeplanten Intervallen ausgeführt, um sicherzustellen, dass verbleibende Salden auf dem Verrechnungskonto abgestimmt und auf die entsprechenden Konten gebucht werden, wodurch die Genauigkeit der Finanzdatensätze aufrechterhalten wird.

SAP Digital Payment Advice erfasst Informationen zu den verarbeiteten Transaktionen durch den Zahlungsdienstleister.

Die Abbildung beschreibt den Prozess der Verarbeitung digitaler Zahlungsavise in SAP. Es zeigt einen Screenshot der Schnittstelle SAP Digital Payments: Avisbearbeitung und hebt hervor, wie Transaktionen vom Zahlungsdienstleister erfasst werden. Der Bericht zur digitalen Zahlungsavisverarbeitung in SAP S/4HANA wird erwähnt, der zeigt, wie Avisinformationen angefordert werden. Eine Beispielbuchungstabelle veranschaulicht die Umbuchung von Beträgen vom Kreditkartenverrechnungskonto (Bar) auf ein Geldtransferkonto, einschließlich Gebühren.

Der nächste Schritt umfasst die Überweisung von eingezogenem Geld auf ein Bankkonto über die Standardfunktion für Kontoauszüge. Dieser Schritt ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Mittel aus verarbeiteten Kreditkartentransaktionen korrekt auf dem Bankkonto der Organisation erfasst werden.

Entsprechende Kontoauszugspositionen werden gegen das Barkreditkarten-Überweisungskonto gebucht. Diese Transaktion erfasst die Umbuchung von Mitteln vom internen Verrechnungskonto auf das tatsächliche Bankkonto der Organisation und stellt sicher, dass die Finanzdatensätze den tatsächlichen Status der Fonds widerspiegeln.

Der Ausgleich des Barkreditkarten-Überweisungskontos kann automatisiert oder manuell erfolgen, abhängig von den Referenzinformationen, die vom Zahlungsdienstleister (ZDL) bereitgestellt werden. Dieser Verrechnungsschritt ist erforderlich, um zu überprüfen, ob die übertragenen Beträge mit den im Finanzsystem erfassten Beträgen übereinstimmen. Dazu gehört die Gegenprüfung der Referenzinformationen, z.B. Transaktions-IDs und Beträge, um sicherzustellen, dass jede Übertragung korrekt bilanziert wird, wodurch die allgemeine Zuverlässigkeit und Genauigkeit des Finanzmanagementsystems des Unternehmens unterstützt wird.

Die Abbildung ist ein Diagramm, das den Überweisungs- und Ausgleichsprozess in Bankkonten darstellt. Es gibt drei beschriftete Abschnitte. In Abschnitt 1 wird Geld vom Bankhauskonto überwiesen, wobei die Beträge 210.53 und 38.62 über die Standardkontoauszugsfunktion angezeigt werden. Abschnitt 2 zeigt das Hausbankverrechnungskonto mit den beiden Einträgen 210.53 und 38.62, die einen entsprechenden Kontoauszug widerspiegeln, der für die Barkreditkartenüberweisung gebucht wurde. Abschnitt 3 umfasst das manuelle Ausgleichen des Kontos Barkreditkartenüberweisung basierend auf den ZDL-Referenzinformationen.

Sicherheit und Tokenisierung

Der Tokenisierungsansatz im SAP Digital Payments Add-on wurde entwickelt, um die Sicherheit und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen zu verbessern und gleichzeitig eine nahtlose Transaktionsverarbeitung zu ermöglichen. Die ursprünglichen Kreditkartendetails, einschließlich der primären Kontonummer (PAN), werden beim PCI-zertifizierten Zahlungsdienstleister (ZDL) gespeichert. Diese Details werden nie direkt im SAP-System gespeichert, wodurch das Risiko von Datenschutzverletzungen reduziert wird.

Der ZDL ist für die Generierung eines Tokens für die Kreditkarte verantwortlich. Dieses Token wird dann verwendet, um die sensiblen Kreditkarteninformationen in den SAP-Systemen zu ersetzen. Die tokenisierten Kreditkartendetails, einschließlich Karteninhaberinformationen, werden im SAP Digital Payments Add-on im Namen der integrierten Anwendung gespeichert. Dadurch wird sichergestellt, dass die erforderlichen Zahlungsinformationen zwar für die Transaktionsverarbeitung aufbewahrt werden, aber sicher und konform erfolgen.

Tokenisierte Kreditkartendaten werden gemäß den Datenschutzbestimmungen als personenbezogene Daten betrachtet, aber nicht als sensible personenbezogene Daten klassifiziert. Diese Unterscheidung vereinfacht die Einhaltung von Datenschutzgesetzen und stellt gleichzeitig sicher, dass die Daten mit einem hohen Sicherheitsniveau gehandhabt werden. Das Löschen von Daten nach ihrer Verwendung wird durch eine Anforderung der integrierten Anwendung initiiert, um sicherzustellen, dass die Daten nicht länger als erforderlich aufbewahrt werden.

Die integrierte Anwendung kann die tokenisierten Kartendaten lesen, um dem Endbenutzer Offenlegungsfunktionen zur Verfügung zu stellen, z.B. das Anzeigen der letzten vier Ziffern der Kartennummer zu Verifizierungszwecken. Benutzer des SAP Digital Payments Add-ons haben jedoch keinen Lesezugriff auf die tokenisierten Daten, wodurch die sensiblen Informationen vor unberechtigtem Zugriff weiter geschützt werden. Darüber hinaus ist keine Protokollierung von Lesezugriffen aus der integrierten Anwendung erforderlich, was den Prozess optimiert und den Overhead reduziert.

Das Kreditkartentoken wird in einer Zuordnungstabelle gespeichert, die interne und externe Token verknüpft. Das SAP Digital Payments Add-on legt ein internes Token für digitale Zahlungen für alle externen Token an, die von Zahlungsdienstleistern bereitgestellt werden. Dieses interne Token wird in SAP-Systemen verwendet, um die Transaktion zu referenzieren, ohne die ursprünglichen Kartendetails bereitzustellen.

Das Löschen von Daten wird über das Lösch-API verwaltet, das von der integrierten Anwendung ausgelöst wird, wenn die Daten nicht mehr benötigt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten zeitnah bereinigt werden, wobei die Prinzipien der Datenminimierung eingehalten werden. Auch hier haben die Benutzer des SAP Digital Payments Add-ons keinen Lesezugriff auf die tokenisierten Daten und behalten dabei die strenge Kontrolle darüber, wer sensible Informationen anzeigen kann.

Das Kreditkartentoken ist ein wichtiger Teil jeder verarbeiteten Transaktion und wird im SAP Digital Payments Add-on gespeichert. Trotz ihrer Bedeutung für die Transaktionsverarbeitung stellen die bestehenden Sicherheitsprotokolle sicher, dass die Benutzer des SAP Digital Payments Add-ons nicht direkt auf sensible Daten zugreifen können.

Die Tokenisierung stellt sicher, dass die Datenschutzanforderungen in allen SAP-Lösungen erfüllt werden.

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