Descrição do processo do SAP Collections Management

Reyyan é líder de software na empresa que está implementando o processo do SAP Collections Management. Ele entende o processo básico de contabilidade de clientes e agora precisa entender como a funcionalidade do SAP Collections Management ajudará a empresa a ser mais eficaz no processo de cobrança e nas atividades adicionais que estarão envolvidas.

O SAP Collections Management é um componente do software SAP S/4HANA projetado para otimizar e otimizar o processo de cobrança de pagamentos pendentes dos clientes. Este módulo se concentra principalmente no gerenciamento de contas a receber, com o objetivo de reduzir saldos pendentes, melhorar o fluxo de caixa e melhorar a saúde financeira geral.

As principais funcionalidades do SAP Collections Management incluem:

Processos de cobranças automatizados

O sistema pode gerar automaticamente lembretes, cartas e e-mails aos clientes em relação a pagamentos atrasados, reduzindo o esforço manual exigido pelas equipes de cobranças.

Ferramentas de priorização

As equipes de cobranças podem priorizar seus esforços com base em vários critérios, como montantes em atraso, importância do cliente, histórico de pagamentos e avaliações de risco.

Dispute Management

Ferramentas para registrar e resolver disputas de clientes, garantindo que quaisquer problemas sejam rastreados e resolvidos prontamente, aumentando assim a satisfação do cliente e reduzindo atrasos no pagamento.

Relatórios e análises

Os recursos avançados de análise e geração de relatórios permitem monitorar o desempenho da coleta, identificar tendências e padrões e tomar decisões baseadas em dados para melhorar as estratégias de cobrança.

Integração com outros módulos

O SAP Collections Management integra-se perfeitamente a outros módulos da SAP, como Vendas e distribuição, Customer Relationship Management (CRM) e Finanças, garantindo uma visão holística das interações com o cliente e dos status financeiros.

Comunicação com o cliente

Facilita a comunicação eficiente com os clientes por meio de vários canais, incluindo cartas, e-mails e chamadas telefônicas, com a capacidade de rastrear interações e respostas.

Avaliação do risco

Ferramentas para avaliar o risco associado a cada cliente, permitindo o planejamento estratégico e medidas proativas para mitigar potenciais riscos financeiros.

Conformidade e regulamentação

Garante que todas as atividades de cobrança sejam realizadas em conformidade com as leis e regulamentações relevantes, reduzindo o risco de problemas legais.

Com o uso do SAP Collections Management, as empresas podem obter taxas de cobrança mais altas, reduzir a duração de pendência dos créditos (DSO), melhorar a liquidez e aprimorar o gerenciamento financeiro geral. É um componente crítico para as organizações que buscam otimizar suas operações financeiras e manter relacionamentos robustos com os clientes.

O processo começa com a geração da fatura pelo departamento de vendas e a fatura sendo enviada aos clientes. Assim que a fatura tiver sido gerada, o departamento de contas a receber (AR) envolverá o processo de monitorização de pagamentos.

O responsável pela contabilidade de clientes monitorará a entrada de pagamentos e fará a correspondência com as faturas pendentes do cliente.

Como parte do processo de monitorização, o responsável pela contabilidade de clientes ou responsável pela cobrança irá identificar todas as contas que tenham montantes em atraso. O SAP S/4HANA fornece aplicações que podem fornecer automaticamente essas informações. Assim que esses itens forem identificados, o responsável pela cobrança fará o contato inicial com o cliente, avisando-o da situação. Essa comunicação pode ser feita por e-mails de lembrete, chamadas telefônicas ou cartas enviadas ao cliente com os detalhes. O responsável pela cobrança continuará e tentará resolver a situação. A resolução pode ser acordos de pagamento, como inserir uma promessa de pagamento ou negociar um plano de pagamento. Isso também pode levar a um escalonamento para o gerente de crédito para fornecer orientação e suporte de conformidade. O cliente também poderá gerar uma Notificação de disputa se houver um problema com a remessa, o produto ou o serviço fornecido. O SAP Dispute Management será abordado na próxima unidade deste curso.

O SAP S/4HANA também pode ajudar a identificar faturas que podem ser um risco de atraso no pagamento e priorizá-las adequadamente. Este processo utilizará a aprendizagem automática para atualizar constantemente seu processo de análise.

Se este processo de comunicação falhar, isso pode precisar ser processado usando um processo de cobrança legal por um escritório de cobranças.

A melhor solução para esse problema seria o recebimento do pagamento e o encerramento da nota fiscal em atraso.

Durante esse processo, o responsável pela contabilidade de clientes, o gerente de cobranças e/ou o analista financeiro analisarão vários indicadores-chave de desempenho (KPIs) para medir o estado do processo de contas a receber e cobranças. Estes KPIs podem ser Performance de cobranças, Duração de pendência dos créditos, Montante de contas a receber em atraso, bem como outros KPIs relevantes. Isso também pode ser interessante para o departamento de crédito para determinar a solvência de um determinado cliente.

Com a análise dos KPIs, as partes relevantes podem colaborar para identificar tendências, melhorar processos e implementar melhores práticas que promovam a melhoria contínua.