Como responsável pela cobrança, você é responsável por gerenciar e otimizar o processo de cobrança na sua organização. Seu principal objetivo é melhorar o fluxo de caixa coletando de forma eficiente atrasos de pagamento de clientes.
As principais tarefas para um responsável pela cobrança são:
- Atividades de cobrança
Identificar e acompanhar contas e faturas atrasadas.
Entre em contato com clientes por telefone, e-mail ou cartas para lembrá-los de pagamentos pendentes.
Negocie planos de pagamento e descontos com clientes quando necessário.
- Relatórios e análises
Gerar e analisar relatórios de cobranças e de vencimento.
Forneça atualizações regulares sobre o status das coleções para o gerenciamento.
Identifique tendências e faça recomendações para melhorar os processos de cobrança.
Cada uma dessas tarefas principais tem aplicações que você, como responsável pela cobrança, pode utilizar para ajudar no seu trabalho diário.
No início de cada dia, o especialista deve revisar a lista de trabalho de cobranças. O app Processar lista de trabalho de cobranças fornece a você uma lista priorizada dos seus clientes mais urgentes, por exemplo, aqueles com os montantes em atraso mais altos ou aqueles cujo montante está em atraso há muito tempo. Se necessário, você pode visualizar as listas de créditos de outros responsáveis pela cobrança e a lista de clientes que ainda não foram atribuídos.
Com esta aplicação, você pode exibir e processar sua própria lista de créditos. Essa lista pode ser ajustada com colunas adicionais ou ocultando colunas que você não deseja mais ver. Esses ajustes podem ser gravados em variantes de resultado para que você possa aplicar o layout rapidamente. Você também pode exibir uma lista de clientes que processou anteriormente.
Esta aplicação também ajudará na administração de listas de outras contas a receber. Você pode exibir a lista de clientes que ainda não foram atribuídos ou a de um responsável pela cobrança diferente. Você também pode efetuar a atribuição de clientes a você mesmo ou a outros responsáveis pela cobrança que ainda não foram atribuídos.
Você também pode usar Joule para consultar itens da lista de trabalho de cobrança. É necessário que a entrada contenha o nome do responsável pela cobrança. Por exemplo, "Exibir lista de trabalho de cobranças para o responsável pela cobrança John Doe."
Após revisar a lista de trabalho, você inicia o processamento das cobranças necessárias usando o app Processar créditos. A aplicação fornece uma lista de todos os créditos pendentes que existem sobre um determinado cliente. Começando com esta lista, você pode documentar quais outras etapas realizou.
A aplicação está prevista para responsáveis pela cobrança cuja tarefa principal é contatar clientes para solicitar o pagamento de contas a receber em atraso. Inicie a aplicação diretamente a partir do launchpad do SAP Fiori ou pesquisando para um cliente individual a partir do app Processar lista de trabalho de cobranças.
Esta aplicação consolida dados de outras aplicações. Você pode utilizar este app como ponto de partida para processar e atualizar diretamente os dados relacionados. Você também pode acessar cada uma das aplicações de suporte diretamente.
Com o app Processar créditos, você pode obter uma síntese de um cliente listando os créditos pendentes, as notas de crédito e o histórico do contato. Você pode aumentar o detalhamento de cada documento. Você pode visualizar as relações de sede ou filial do parceiro de negócios. Você pode enviar faturas existentes a clientes ou acessando aplicações relacionadas, enviar correspondência, como extratos de conta, por e-mail ou cópia impressa. Você também pode exibir o vencimento de contas a receber em um quadro de vencimentos.
Esta aplicação também pode processar as ações que você realizou e para documentar o resultado. Essas ações podem ser a criação de uma promessa de pagamento para faturas atrasadas, a criação de um caso de disputa para uma ou mais faturas, a criação de uma reapresentação para faturas específicas ou para clientes e a criação de notas no nível do cliente como parte da documentação de quaisquer resultados ou discussões.
Você pode criar um documento de promessa de pagamento no app Processar créditos selecionando a fatura prometida em e, em seguida, Criar promessa de pagamento. Isso direciona você para a aplicação Administrar promessas de pagamento. Você também pode acessar diretamente o app Administrar promessas de pagamento. Cada promessa de pagamento é atribuída a exatamente uma fatura e só pode existir uma promessa de pagamento que não está confirmada. É possível dividir uma promessa de pagamento em prestações e documentar isso no app Administrar promessa de pagamento.
Se uma promessa de pagamento tiver o status do sistema Em aberto ou Em processamento, os processos contábeis que afetam a fatura serão atualizados na promessa de pagamento. O sistema confirmará a promessa de pagamento automaticamente se a promessa de pagamento for anulada, se uma nova promessa de pagamento for emitida para a fatura ou se a fatura for compensada.
A promessa de pagamento pode ser incorporada na estratégia de cobrança como critério para a criação da lista de trabalho de cobranças.
Na aplicação Administrar promessa de pagamento, você pode procurar e filtrar promessas de pagamento existentes em vários critérios, retirar uma promessa de pagamento, exibir e navegar para faturas ligadas e outras promessas de pagamento relacionadas, e adicionar notas e anexos.
Após a criação de uma promessa de pagamento, por exemplo, você pode querer criar uma reapresentação para determinar quando seria o próximo contato de cobrança. Isso ajuda a tornar o processo eficiente, determinando que um determinado cliente não precisa ser contatado até uma data específica.
Você pode criar um evento Reapresentação no app Processar créditos selecionando as faturas relacionadas e, em seguida, Criar reapresentação. Isso direcionará você para a aplicação Administrar reapresentações. A partir desta aplicação, você pode procurar e filtrar reapresentações existentes com base em vários critérios, concluir reapresentações, exibir e navegar para uma única reapresentação ou lançamentos contábeis relacionados, modificar a data de reapresentação e adicionar notas e anexos.
Durante o contato com o cliente, você pode descobrir que a pessoa de contato no cliente foi modificada ou contatos adicionais podem estar disponíveis. Você pode usar a aplicação Administrar pessoas de contato de cobrança para atualizar esses dados. Você também pode procurar e filtrar pessoas de contato de cobrança com base em vários critérios, como o parceiro de negócios ou o segmento de cobranças, atribuir uma pessoa de contato padrão para parceiros de negócios com vários que estejam atribuídos e navegar para uma única pessoa de contato para atualizar os dados para esse contato.
É importante documentar as informações trocadas durante um contato com cliente. A aplicação Administrar contatos com cliente permitirá que você crie informações sobre a pessoa de contato no cliente, quaisquer objetos, como promessa de pagamento que foram criadas durante o contato, adicionando notas e anexos adicionais. Com esta aplicação, você pode procurar e filtrar contatos com clientes com base em vários critérios, como parceiro de negócios, responsável pela cobrança ou resultado do contato. Você também pode filtrar entradas de contato do cliente com base no status, navegar para um único contato, exibir objeto criado durante o contato, como promessas de pagamento, reapresentações ou casos de disputa, exibir o resumo do contato, notas e anexos relacionados e enviar uma recapitulação do contato com cliente ao cliente por e-mail.
Após cada contato com o cliente, é importante corresponder ao que foi discutido e talvez até prometido como parte da discussão. Você pode utilizar a aplicação Administrar e-mails de cobrança para melhorar a comunicação com o cliente. Você pode acessar esse aplicativo a partir da tela Contato com cliente ao inserir as informações de contato do cliente para concluir o processo ou pode acessá-lo diretamente a partir do bloco de aplicação. Você tem as opções para incluir vários tipos de anexos, como documentos de faturamento. Você pode utilizar modelos de e-mail que foram criados para obter um e-mail básico, mas também adaptar o texto específico ao contato com cliente. Esta aplicação permite que você adicione destinatários Cc e Bcc para garantir que todas as pessoas relevantes são notificadas, anexar correspondências da contabilidade financeira, anexar faturamento ou outros documentos relevantes e compactar os anexos em um arquivo .zip.
O sistema irá gerar o e-mail e exibir o status. O status é Pendente desde que os anexos sejam criados em background. Se o processo tiver êxito, o status será Enviado. É possível que o sistema retorne um status Falhado. Se for esse o caso, você pode editar o e-mail para corrigir quaisquer problemas e enviá-lo novamente. Também pode ser que o status seja Não enviado a todos os destinatários. Aqui, o e-mail foi enviado para pelo menos um dos destinatários, mas outros podem ter um endereço de e-mail inválido. Você pode utilizar o log de aplicação mediante o número de log exibido ou pode navegar para Exibir log de Collections Management. Se qualquer uma dessas atividades não funcionar, você pode continuar a análise com a aplicação Monitorar transmissões de e-mail.
Para adicionar as cobranças e a correspondência financeira em um anexo, existem algumas configurações adicionais que precisam ser configuradas. Abordaremos isso na lição Configuração do SAP Collections Management.
Também na aplicação Processar créditos, você pode exibir uma coluna Risco de pagamentos atrasados. Esta é uma funcionalidade de aprendizagem automática e precisa ser ativada por um especialista em aprendizagem automática. Discutiremos este cenário na lição Implementar Intelligent Collections Management com aprendizagem automática, tratamento de situações e automação de processo robótico (RPA) mais detalhadamente.
Como responsável pela cobrança, você tem todas as ferramentas necessárias para se manter a par dos itens que precisam de atenção, capacidade de contatar o cliente e documentar os resultados de um contato com o cliente. Isso ajuda a manter o processo de cobrança em movimento de forma eficiente ao trabalhar em equipes e a manter um fluxo de caixa saudável.