SAP Collections Management se basa en los datos de deudores que ya están en el sistema. Para presentar los datos, se debe ejecutar una serie de programas periódicos. Estos son: Replicar datos maestros de cliente, Transferir datos de deudores a Collections Management y Crear pools de trabajo. Por lo general, estas posiciones se programan para que se ejecuten automáticamente.
El sistema replica automáticamente los datos maestros del cliente en los datos maestros del interlocutor comercial. Las modificaciones de los datos maestros de cliente o de interlocutor comercial se sincronizan inmediatamente.
Los datos específicos de Collections Management se añaden a los datos maestros de interlocutor comercial replicados mediante informes programados regularmente. Se crea un rol separado para el registro maestro de interlocutor comercial. En este rol, se asignan un grupo de cobro y un especialista en cobros al cliente.
Para crear pools de trabajo, los datos de las partidas abiertas, los últimos pagos y determinados ratios se transfieren del registro maestro de deudores a las tablas de Collections Management. Los números de cliente se convierten en los números de los socios comerciales replicados.
En la transferencia inicial de datos, se transfieren todos los datos de las empresas (sociedades) relevantes para Collections Management. A continuación, solo se transfieren las modificaciones en el proceso delta.
Los pools de trabajo se generan en función de los datos transferidos desde la contabilidad de deudores. Para garantizar que el pool de trabajo esté actualizado, los datos siempre deben transferirse de nuevo antes de crear el pool de trabajo.
Cuando se crea el pool de trabajo, se seleccionan y valoran todos los deudores para los que hay partidas abiertas. Si los deudores cumplen las reglas de cobro de las estrategias de cobro que tienen asignadas, se crea una entrada en el pool de trabajo para el deudor y se asigna al especialista en cobros definido en el registro maestro del intermediario financiero.
Las posiciones del pool de trabajo no asignadas se distribuyen a todos los responsables del cobro de créditos en el grupo de cobro asignado al registro maestro del socio comercial.
Para asignar grupos de cobro o especialistas en cobros específicos a socios comerciales, hay disponibles diferentes modelos de job en la aplicación Programar jobs de Collections Management.