Como especialista en cobros, es responsable de gestionar y optimizar el proceso de cobros dentro de su organización. Su objetivo principal es mejorar el flujo de caja mediante el cobro eficiente de pagos pendientes de los clientes.
Las tareas clave para un especialista en cobros son:
- Actividades de cobro
Identificar y hacer un seguimiento de las cuentas y facturas vencidas.
Póngase en contacto con los clientes por teléfono, correo electrónico o cartas para recordarles los pagos pendientes.
Negocie planes de pago y descuentos con los clientes cuando sea necesario.
- Informes y análisis
Generar y analizar cobros e informes de antigüedad.
¿Brinda actualizaciones periódicas sobre el estado de los cobros a la gerencia?
Identifique tendencias y haga recomendaciones para mejorar los procesos de cobro.
Cada una de estas tareas clave tiene aplicaciones que usted, como especialista en cobros, puede utilizar para ayudar en su trabajo diario.
Al principio de cada día, el especialista debe revisar el pool de trabajo de cobros. La aplicación Procesar pool de trabajo de cobros le proporciona una lista priorizada de sus clientes más urgentes, por ejemplo, aquellos con los importes atrasados más altos o aquellos cuyo importe ha vencido durante mucho tiempo. Si es necesario, puede visualizar las listas de créditos de otros responsables del cobro de créditos y la lista de clientes que aún no se han asignado.
Con esta aplicación puede visualizar y procesar su propia lista de créditos. Esta lista se puede ajustar con columnas adicionales u ocultar columnas que ya no desee ver. Estos ajustes se pueden grabar en variantes de resultado para que pueda aplicar la disposición rápidamente. También puede visualizar una lista de clientes que ha procesado anteriormente.
Esta aplicación también ayudará a gestionar listas de otros créditos. Puede visualizar la lista de deudores que aún no se han asignado o la de un responsable del cobro de créditos diferente. También puede realizar la asignación de deudores a usted mismo o a otros responsables del cobro de créditos que aún no se hayan asignado.
También puede utilizar Julio para consultar las posiciones del pool de trabajo de cobro. Es necesario que la entrada contenga el nombre del especialista en cobros. Por ejemplo, "Muéstrame el pool de trabajo de cobro para el especialista en cobros John Doe".
Después de revisar el pool de trabajo, empiece a procesar los cobros necesarios con la aplicación Procesar créditos. La aplicación le proporciona una lista de todos los créditos abiertos que existen sobre un cliente en particular. A partir de esta lista, puede documentar qué otros pasos ha realizado.
La aplicación está pensada para especialistas en cobros cuya tarea principal es ponerse en contacto con los clientes para solicitar el pago de créditos atrasados. Inicie la aplicación directamente desde SAP Fiori Launchpad o desglosando hasta un cliente individual desde la aplicación Procesar pool de trabajo de cobros.
Esta aplicación consolida datos de otras aplicaciones. Puede utilizar esta aplicación como punto de partida para procesar y actualizar directamente los datos relacionados. También puede acceder directamente a cada una de las aplicaciones de soporte.
Con la aplicación Procesar créditos, puede obtener un resumen de un cliente que enumera los créditos abiertos, los abonos y el historial de contactos. Puede desglosar más hasta cada documento. Puede visualizar las relaciones de la central o de la sucursal del socio comercial. Puede enviar facturas existentes a clientes o acceder a aplicaciones relacionadas, enviar correspondencia como extractos de cuenta por correo electrónico o copia impresa. También puede visualizar la antigüedad de los créditos en un cuadro de vencimiento.
Esta aplicación también puede procesar las acciones que ha realizado y documentar el resultado. Estas acciones pueden ser crear una promesa de pago para facturas atrasadas, crear un caso de clarificación para una o más facturas, crear un reenvío para facturas específicas o para clientes y crear notas a nivel de cliente como parte de la documentación de cualquier resultado o discusión.
Puede crear un documento de promesa de pago en la aplicación Procesar créditos seleccionando la factura prometida y luego Crear promesa de pago. Esto le dirige a la aplicación Gestionar promesas de pago. También puede acceder directamente a la aplicación Gestionar promesas de pago. Cada promesa de pago se asigna exactamente a una factura y solo puede existir una promesa de pago que no está confirmada. Es posible dividir una promesa de pago en plazos y documentos que se encuentran en la aplicación Gestionar promesa de pago.
Si una promesa de pago tiene el estado de sistema Abierta o En proceso, los procesos contables que afectan a la factura se actualizarán en la promesa de pago. El sistema confirmará la promesa de pago automáticamente si se retira la promesa de pago, se emite una nueva promesa de pago para la factura o se compensa la factura.
La promesa de pago se puede incorporar a la estrategia de cobro como criterio para crear el pool de trabajo de cobros.
En la aplicación Gestionar promesa de pago, puede buscar y filtrar promesas de pago existentes según varios criterios, retirar una promesa de pago, mostrar y navegar a facturas vinculadas y otras promesas de pago relacionadas, y añadir notas y anexos.
Después de crear una promesa de pago, por ejemplo, es posible que desee crear un reenvío para determinar cuándo sería el siguiente contacto de cobro. Esto ayuda a que el proceso sea eficiente al determinar que no es necesario contactar con un cliente en particular hasta una fecha específica.
Puede crear un evento Reenvío en la aplicación Procesar créditos seleccionando las facturas relacionadas y marcando Crear reenvío. Esto le dirigirá a la aplicación Gestionar reenvíos. Desde esta aplicación puede buscar y filtrar reenvíos existentes en función de varios criterios, completar reenvíos, mostrar y navegar a un reenvío individual o asientos contables relacionados, modificar la fecha de reenvío y añadir notas y anexos.
Durante el contacto con el cliente, es posible que la persona de contacto del cliente se haya modificado o que haya contactos adicionales disponibles. Puede utilizar la aplicación Gestionar personas de contacto de cobro para actualizar estos datos. También puede buscar y filtrar personas de contacto de cobro en función de varios criterios, como el socio comercial o el segmento de cobro, asignar una persona de contacto por defecto para socios comerciales con varios asignados y navegar a una única persona de contacto para actualizar los datos de ese contacto.
Es importante documentar la información intercambiada durante un contacto con el cliente. La aplicación Gestionar contactos de cliente le permitirá crear información sobre la persona de contacto en el cliente, cualquier objeto, como la promesa de pago que se creó durante el contacto, añadiendo notas y anexos adicionales. Con esta aplicación puede buscar y filtrar contactos de deudor en función de varios criterios, como socio comercial, especialista en cobros o el resultado del contacto. También puede filtrar las entradas de contacto de cliente en función del estado, navegar a un único contacto, visualizar el objeto creado durante el contacto, como promesas de pago, reenvíos o casos de clarificación, visualizar el resumen de contacto, notas y anexos relacionados y enviar una recapitulación del contacto de cliente al cliente por correo electrónico.
Después de cada contacto con el cliente, es importante corresponder lo que se discutió e incluso prometió como parte de la discusión. Puede utilizar la aplicación Gestionar correos electrónicos de cobros para mejorar la comunicación con el cliente. Puede acceder a esta aplicación desde la pantalla Contacto con el cliente al introducir la información de contacto del cliente para completar el proceso o puede acceder a ella directamente desde el mosaico de la aplicación. Tiene la opción de incluir varios tipos de anexos, como documentos de facturación. Puede utilizar las plantillas de correo electrónico que se han creado para obtener un correo electrónico básico, pero también adaptar el texto específico al contacto del cliente. Esta aplicación le permite añadir destinatarios CC y CCO para asegurarse de que se notifica a todas las personas relevantes, adjuntar cualquier correspondencia de la contabilidad financiera, adjuntar documentos de facturación u otros documentos relevantes y comprimir los anexos en un archivo .zip.
El sistema generará el correo electrónico y mostrará el estado. El estado es Pendiente siempre que los anexos se creen en proceso de fondo. Si el proceso es correcto, el estado será Enviado. Es posible que el sistema devuelva el estado Fallido. Si este es el caso, puede editar el correo electrónico para corregir cualquier problema y enviarlo de nuevo. También puede ser posible que el estado sea No enviado a todos los destinatarios. Aquí se ha enviado el correo electrónico a al menos uno de los destinatarios, pero otros pueden tener una dirección de correo electrónico no válida. Puede utilizar el log de aplicación mediante el número de log visualizado o puede navegar al log de SAP Collections Management. Si alguna de estas actividades no funciona, puede seguir analizando con la aplicación Supervisar transmisiones por correo electrónico.
Para añadir tanto los cobros como la correspondencia financiera en un anexo, se deben configurar algunas opciones adicionales. Los analizaremos en la lección Configuración de SAP Collections Management.
También en la aplicación Procesar créditos puede visualizar la columna Riesgo de pagos atrasados. Esta es una funcionalidad de aprendizaje automático y debe habilitarla un experto en aprendizaje automático. Analizaremos este escenario en la lección Despliegue de Intelligent Collections Management con aprendizaje automático, tratamiento de situaciones y automatización robótica de procesos (RPA) con más detalle.
Como especialista en cobros, dispone de todas las herramientas necesarias para mantenerse al tanto de las posiciones que requieren atención, la capacidad de ponerse en contacto con el cliente y documentar los resultados de un contacto con el cliente. Esto ayuda a mantener el proceso de cobro en movimiento de forma eficiente cuando se trabaja en equipos y a mantener un flujo de caja saludable.