En tant qu'agent de recouvrement, vous êtes responsable de la gestion et de l'optimisation du processus de recouvrement au sein de votre organisation. Votre principal objectif est d'améliorer le flux de trésorerie en collectant efficacement les impayés des clients.
Les tâches clés d'un agent de recouvrement sont les suivantes :
- Activités de recouvrement
Identifier et suivre les comptes et les factures en retard.
Contactez les clients par téléphone, e-mail ou courrier pour leur rappeler les impayés.
Négocier des plans de paiement et des remises avec les clients si nécessaire.
- Reporting et analyse
Générez et analysez des collections et des états chronologiques.
Fournir des mises à jour régulières du statut des collections à la direction.
Identifie les tendances et fait des recommandations pour améliorer les processus de recouvrement.
Chacune de ces tâches clés comporte des applications que, en tant qu'agent de recouvrement, vous pouvez utiliser pour vous aider dans votre travail quotidien.
Au début de chaque journée, l'agent doit vérifier la réserve de travail des recouvrements. L'application Traitement de la réserve de travail des recouvrements vous fournit une liste priorisée de vos clients les plus urgents, par exemple, ceux dont les montants en retard sont les plus élevés ou ceux dont le montant est en retard depuis très longtemps. Si nécessaire, vous pouvez afficher les listes de créances d'autres agents de recouvrement et la liste des clients qui n'ont pas encore été affectés.
Cette application vous permet d'afficher et de traiter votre propre liste de créances. Cette liste peut être ajustée avec des colonnes supplémentaires ou masquer les colonnes que vous ne souhaitez plus afficher. Ces ajustements peuvent être sauvegardés dans des variantes de résultat afin que vous puissiez appliquer la mise en forme rapidement. Vous pouvez également afficher une liste des clients que vous avez précédemment traités.
Cette application facilite également la gestion des listes d'autres créances. Vous pouvez afficher la liste des clients qui n'ont pas encore été affectés ou celle d'un agent de recouvrement différent. Vous pouvez également effectuer l'affectation de clients à vous-même ou à d'autres agents de recouvrement qui n'ont pas encore été affectés.
Vous pouvez également utiliser Joule pour interroger des entrées de réserve de travail de collection. L'entrée doit obligatoirement contenir le nom de l'agent de recouvrement. Par exemple, "Afficher la réserve de travail des recouvrements pour l'agent de recouvrement Jean Dupont".
Après avoir vérifié la réserve de travail, vous lancez le traitement des recouvrements nécessaires à l'aide de l'application Traitement de créances. L'application fournit une liste de toutes les créances en cours qui existent pour un client particulier. En commençant par cette liste, vous pouvez documenter les étapes supplémentaires que vous avez effectuées.
L'application est destinée aux agents de recouvrement dont la tâche principale est de contacter les clients pour demander le paiement des créances en retard. Lancez l'application directement à partir de la barre de lancement SAP Fiori ou en effectuant une analyse descendante jusqu'à un client individuel à partir de l'application Traitement de la réserve de travail des recouvrements.
Cette application consolide les données d'autres applications. Vous pouvez utiliser cette application comme point de départ pour le traitement et la gestion directe des données liées. Vous pouvez également accéder directement à chacune des applications de support.
L'application Traitement de créances vous permet d'obtenir une synthèse d'un client répertoriant les créances en cours, les avoirs et l'historique des contacts. Vous pouvez effectuer une analyse descendante de chaque document. Vous pouvez afficher les relations centrale ou succursale du partenaire. Vous pouvez envoyer des factures existantes aux clients ou en accédant aux applications liées, envoyer une correspondance telle que des extraits de compte par e-mail ou une copie imprimée. Vous pouvez également afficher la structure d'âge des créances dans une grille d'échéance.
Cette application peut également traiter les actions que vous avez entreprises et documenter le résultat. Ces actions peuvent être la création d'une promesse de paiement pour les factures en retard, la création d'un cas litigieux pour une ou plusieurs factures, la création d'une resoumission pour des factures spécifiques ou pour des clients et la création de notes au niveau du client dans le cadre de la documentation des résultats ou des discussions.
Vous pouvez créer un document de promesse de paiement dans l'application Traitement de créances en sélectionnant la facture promise le et en cliquant sur Créer promesse de paiement. Vous accédez ainsi à l'application Gestion des promesses de paiement. Vous pouvez également accéder directement à l'application Gestion des promesses de paiement. Chaque promesse de paiement est affectée à une seule facture et une seule promesse de paiement non confirmée peut exister. Il est possible de diviser une promesse de paiement en versements échelonnés et de documenter cela dans l'application Gestion de promesse de paiement.
Si une promesse de paiement a le statut système En cours ou En cours de traitement, les processus comptables qui affectent la facture seront mis à jour dans la promesse de paiement. Le système confirme automatiquement la promesse de paiement si la promesse de paiement est annulée, si une nouvelle promesse de paiement est émise pour la facture ou si la facture est rapprochée.
La promesse de paiement peut être intégrée à la stratégie des recouvrements comme critère de création de la réserve de travail des recouvrements.
Dans l'application Gestion de promesse de paiement, vous pouvez rechercher et filtrer les promesses de paiement existantes selon différents critères, retirer une promesse de paiement, afficher et accéder aux factures liées et aux autres promesses de paiement associées, et ajouter des notes et des pièces jointes.
Après avoir créé une promesse de paiement, par exemple, vous pouvez créer une resoumission pour déterminer quand le prochain contact de recouvrement sera. Cela contribue à l'efficacité du processus en déterminant qu'un client particulier n'a pas besoin d'être contacté avant une date spécifique.
Vous pouvez créer un événement Ressoumission dans l'application Traitement de créances en sélectionnant les factures liées et en cliquant sur Créer ressoumission. Cela vous dirigera vers l'application Gestion des ressoumissions. À partir de cette application, vous pouvez rechercher et filtrer les ressoumissions existantes en fonction de divers critères, compléter les ressoumissions, afficher et naviguer vers une ressoumission individuelle ou des écritures au journal associées, modifier la date de ressoumission et ajouter des notes et des pièces jointes.
Lors du contact avec le client, vous pouvez constater que le contact chez le client a changé ou que d'autres contacts peuvent être disponibles. Vous pouvez utiliser l'application Gestion des contacts de recouvrement pour gérer ces données. Vous pouvez également rechercher et filtrer des contacts de recouvrement en fonction de divers critères, tels que le partenaire ou le segment des recouvrements, affecter un contact par défaut pour les partenaires avec plusieurs qui sont affectés et accéder à un contact unique pour gérer les données de ce contact.
Il est important de documenter les informations échangées lors d'un contact client. L'application Gestion des contacts client vous permet de créer des informations sur le contact chez le client, tous les objets, tels que la promesse de paiement qui ont été créées pendant le contact, en ajoutant des notes et des pièces jointes supplémentaires. Cette application vous permet de rechercher et de filtrer les contacts client en fonction de divers critères, tels que le partenaire, l'agent de recouvrement ou le résultat du contact. Vous pouvez également filtrer les entrées de contact client en fonction du statut, accéder à un contact unique, afficher l'objet créé pendant le contact, comme les promesses de paiement, les ressoumissions ou les cas litigieux, afficher la synthèse du contact, les notes et pièces jointes associées et envoyer un récapitulatif du contact client au client par e-mail.
Après chaque contact avec le client, il est important de correspondre à ce qui a été discuté et peut-être même promis dans le cadre de la discussion. Vous pouvez utiliser l'application Gestion des e-mails de recouvrement pour améliorer la communication avec le client. Vous pouvez accéder à cette application à partir de l'écran Contact client lorsque vous saisissez les informations de contact client pour terminer le processus ou vous pouvez y accéder directement à partir de la vignette d'application. Vous avez la possibilité d'inclure plusieurs types de pièces jointes telles que des documents de facturation. Vous pouvez utiliser des modèles d'e-mail qui ont été créés pour obtenir un e-mail de base, mais également adapter le texte spécifique au contact client. Cette application vous permet d'ajouter des destinataires Cc et Cci pour vous assurer que toutes les personnes concernées sont informées, joindre des correspondances de la comptabilité financière, joindre des documents de facturation ou d'autres documents pertinents et compresser les pièces jointes dans un fichier .zip.
Le système génère l'e-mail et affiche le statut. Le statut est En attente tant que les pièces jointes sont créées en arrière-plan. Si le processus réussit, le statut est Envoyé. Il est possible que le système retourne un statut Échec. Si c'est le cas, vous pouvez modifier l'e-mail pour corriger les problèmes et l'envoyer à nouveau. Il est également possible que le statut soit Non envoyé à tous les destinataires. Ici, l'e-mail a été envoyé à au moins un des destinataires, mais d'autres peuvent avoir une adresse e-mail non valide. Vous pouvez utiliser le journal des applications via le numéro de journal affiché ou vous pouvez accéder au journal Afficher Collections Management. Si l'une de ces activités ne fonctionne pas, vous pouvez poursuivre l'analyse à l'aide de l'application Suivi des transmissions d'e-mails.
Afin d'ajouter les encaissements et la correspondance financière à une pièce jointe, il existe des options supplémentaires qui doivent être configurées. Nous en parlerons dans le sujet Configuration de SAP Collections Management.
Dans l'application Traitement de créances, vous pouvez également afficher une colonne Risque de retard de paiement. Il s'agit d'une fonctionnalité d'apprentissage automatique qui doit être activée par un expert en apprentissage automatique. Nous aborderons ce scénario plus en détail dans le sujet Déploiement de SAP Intelligent Collections Management avec apprentissage automatique, gestion des situations et automatisation des processus robotiques (RPA).
En tant qu'agent de recouvrement, vous disposez de tous les outils nécessaires pour vous tenir informé des éléments nécessitant une attention particulière, la capacité de contacter le client et de documenter les résultats d'un contact client. Cela permet de maintenir le processus de recouvrement efficace lorsque vous travaillez en équipe et de maintenir un flux de trésorerie sain.