SAP Collections Management s'appuie sur les données de la comptabilité clients déjà présentes dans le système. Pour présenter les données, une série de programmes périodiques doit être exécutée. Il s'agit de : Répliquer les données de base client, Transférer les données de la comptabilité clients vers Collections Management et Créer des réserves de travail. Ces postes sont généralement planifiés pour s'exécuter automatiquement.
Le système réplique automatiquement les données de base clients dans les données de base du partenaire. Les modifications apportées aux données de base clients ou aux données de base partenaire sont synchronisées immédiatement.
Les données spécifiques à Collections Management sont ajoutées aux données de base partenaire répliquées au moyen de programmes planifiés régulièrement. Un rôle distinct est créé pour la fiche partenaire. Dans ce rôle, un groupe de recouvrement et un agent de recouvrement sont affectés au client.
Pour créer des réserves de travail, les données des postes non soldés, des derniers paiements et de certains ratios sont transférées de la fiche client vers les tables de Collections Management. Les numéros de client sont convertis en numéros des partenaires répliqués.
Lors du transfert initial des données, toutes les données pour les sociétés pertinentes pour Collections Management sont transférées. Ensuite, seules les modifications sont transférées dans la procédure delta.
Les réserves de travail sont générées sur la base des données transférées de la comptabilité clients. Pour garantir la mise à jour de la réserve de travail, les données doivent toujours être transférées à nouveau avant la création de la réserve de travail.
Lorsque la réserve de travail est créée, tous les clients pour lesquels il existe des postes non soldés sont sélectionnés et évalués. Si les clients remplissent les règles de recouvrement des stratégies de recouvrement qui leur sont affectées, une entrée dans la réserve de travail est créée pour le client et affectée à l'agent de recouvrement défini dans la fiche partenaire.
Les entrées de réserve de travail non affectées sont réparties entre tous les agents de recouvrement dans le groupe de recouvrement affecté à la fiche partenaire.
Pour affecter des groupes de recouvrement ou des agents de recouvrement spécifiques à des partenaires, différents modèles de job sont disponibles dans l'application Planification de jobs Collections Management.