Présentation du processus SAP Collections Management

Reyyan est le responsable du logiciel dans l'entreprise qui implémente le processus SAP Collections Management. Il comprend le processus de base de la comptabilité clients et doit maintenant comprendre comment la fonctionnalité SAP Collections Management aidera l'entreprise à être plus efficace dans le processus de recouvrement et les activités supplémentaires qui seront impliquées.

SAP Collections Management est une composante du logiciel SAP S/4HANA conçue pour optimiser et rationaliser le processus de recouvrement des impayés auprès des clients. Ce module se concentre principalement sur la gestion de la comptabilité clients, visant à réduire les soldes impayés, à améliorer le flux de trésorerie et à améliorer la santé financière globale.

Les fonctionnalités clés de SAP Collections Management sont les suivantes :

Processus de recouvrement automatisés

Le système peut générer automatiquement des rappels, des lettres et des e-mails aux clients concernant les paiements en retard, réduisant ainsi l'effort manuel requis par les équipes de recouvrement.

Outils de priorisation

Les équipes de recouvrement peuvent hiérarchiser leurs efforts en fonction de divers critères tels que les montants en retard, l'importance du client, l'historique des paiements et les évaluations des risques.

SAP Dispute Management

Outils de journalisation et de résolution des litiges client, garantissant le suivi et la résolution rapides des problèmes, améliorant ainsi la satisfaction client et réduisant les retards de paiement.

Reporting et analyse

Les fonctionnalités avancées d'analyse et de reporting permettent de suivre les performances de collecte, d'identifier les tendances et les modèles et de prendre des décisions pilotées par les données pour améliorer les stratégies de recouvrement.

Intégration à d'autres modules

SAP Collections Management s'intègre parfaitement à d'autres modules SAP tels que l'Administration des ventes, la Gestion de la relation client (CRM) et la Finance, garantissant ainsi une vue globale des interactions client et des statuts financiers.

Communication client

Facilite la communication efficace avec les clients via différents canaux, notamment les lettres, les e-mails et les appels téléphoniques, avec la possibilité de suivre les interactions et les réponses.

Évaluation des risques

Outils d'évaluation des risques associés à chaque client, permettant une planification stratégique et des mesures proactives pour atténuer les risques financiers potentiels.

Conformité et réglementation

S'assure que toutes les activités de collecte sont menées conformément aux lois et réglementations pertinentes, ce qui réduit le risque de problèmes juridiques.

Grâce à SAP Collections Management, les entreprises peuvent atteindre des taux de recouvrement plus élevés, réduire la durée de recouvrement des créances (DSO), améliorer les liquidités et améliorer la gestion financière globale. Il s'agit d'un élément essentiel pour les entreprises qui cherchent à optimiser leurs opérations financières et à entretenir des relations clients solides.

Le processus commence par la génération de factures par le service des ventes et l'envoi de la facture aux clients. Une fois la facture générée, le service Comptabilité clients engagera le processus de suivi des paiements.

Le comptable clients surveillera les encaissements et les mettra en correspondance avec les factures en cours du client.

Dans le cadre du processus de suivi, le comptable clients ou l'agent de recouvrement identifiera tous les comptes présentant des montants en retard. SAP S/4HANA fournit des applications qui peuvent fournir automatiquement ces informations. Une fois ces éléments identifiés, l’agent de recouvrement prendra le contact initial avec le client pour l’informer de la situation. Cette communication peut se faire par des e-mails de rappel, des appels téléphoniques ou des lettres envoyées au client avec les détails. Le suivi par l'agent de recouvrement se poursuivra et tentera de résoudre la situation. Il peut s'agir d'accords de paiement tels que la saisie d'une promesse de paiement ou la négociation d'un échéancier de paiement. Cela peut également entraîner une remontée au gestionnaire des crédits pour lui fournir des conseils et un soutien en matière de conformité. Le client peut également signaler un litige en cas de problème avec l'expédition, le produit ou le service fourni. SAP Dispute Management sera traité dans le chapitre suivant de ce cours.

SAP S/4HANA peut également aider à identifier les factures qui peuvent présenter un risque de retard de paiement et à les hiérarchiser en conséquence. Ce processus utilisera l'apprentissage automatique pour mettre à jour en permanence son processus d'analyse.

Si ce processus de communication échoue, il peut être nécessaire de le traiter à l'aide d'un processus d'encaissement légal par un bureau d'encaissement.

La meilleure solution à ce problème serait que le paiement soit reçu et que la facture en retard soit clôturée.

Au cours de ce processus, le responsable CC, le responsable des recouvrements et/ou l'analyste financier analyseront plusieurs indicateurs de performance clés (KPI) pour mesurer l'état du processus de comptabilité clients et de recouvrement. Ces KPI peuvent être Performance des recouvrements, Jours de recouvrement des créances, Montant des créances en retard ainsi que d'autres KPI pertinents. Cela peut également intéresser le service du crédit pour déterminer la solvabilité d'un client particulier.

Grâce à l'analyse des KPI, les parties concernées peuvent collaborer pour identifier les tendances, améliorer les processus et mettre en œuvre les meilleures pratiques favorisant l'amélioration continue.