コレクションスペシャリストとして、組織内の回収プロセスを管理および最適化する責任があります。主な目標は、得意先から未払金を効率的に回収することで、キャッシュフローを改善することです。
コレクションスペシャリストの主なタスクは以下のとおりです。
- 回収活動
期日超過勘定および請求書を特定してフォローアップします。
電話、電子メール、またはレターで得意先に連絡し、未払を催促します。
必要に応じて、得意先と支払計画と割引を交渉します。
- レポートと分析
回収および年齢調べレポートを生成および分析します。
回収ステータスに関する定期的な更新を管理部門に提供する。
傾向を特定し、回収プロセスを改善するための推奨事項を提供します。
これらの各主要タスクには、コレクションスペシャリストが日常業務を支援するために使用できるアプリケーションがあります。
各日の初めに、スペシャリストは回収ワークリストをレビューする必要があります。回収ワークリスト処理アプリでは、最も緊急性の高い得意先 (たとえば、支払期日超過金額が最も多い得意先、非常に長い間支払期日超過している得意先など) の優先順位付き一覧が提供されます。必要に応じて、他のコレクションスペシャリストの債権一覧と、まだ割り当てられていない得意先の一覧を表示することができます。
このアプリケーションでは、独自の債権一覧を照会および処理することができます。この一覧は、追加の列を使用して調整したり、表示する必要がなくなった列を非表示にしたりすることができます。これらの調整は、レイアウトを迅速に適用できるように、結果バリアントに保存することができます。以前に処理した得意先の一覧を照会することもできます。
このアプリケーションは、その他の債権の一覧の管理にも役立ちます。まだ割り当てられていないか、または別のコレクションスペシャリストの得意先の一覧を照会することができます。また、得意先を自分または他のまだ割り当てられていないコレクションスペシャリストに割り当てることもできます。
Jole を使用して、回収ワークリストアイテムをクエリすることもできます。コレクションスペシャリストの名前が入力に含まれている必要があります。たとえば、"コレクションスペシャリスト John Doe の回収ワークリストを表示してください" などです。
ワークリストをレビューした後、債権処理アプリを使用して必要な回収の処理を開始します。このアプリケーションにより、特定の顧客に関して存在するすべての未処理債権の一覧が提供されます。この一覧から、実施した追加ステップを文書化することができます。
このアプリケーションは、支払期日超過債権の支払を請求するために得意先に連絡することが主なタスクであるコレクションスペシャリストを対象としています。アプリケーションを SAP Fiori ラウンチパッドから直接起動するか、回収ワークリスト処理アプリから個別得意先にドリルダウンして起動します。
このアプリケーションでは、他のアプリケーションのデータが統合されます。このアプリは、関連データを処理および直接更新するための開始ポイントとして使用することができます。各サポートアプリケーションに直接アクセスすることもできます。
債権処理アプリでは、未処理債権、クレジットメモ、およびコンタクト履歴を一覧表示する顧客の概要を取得することができます。各伝票にさらにドリルダウンすることができます。ビジネスパートナの本店または支店の関係を表示することができます。既存の請求書を得意先に送信するか、関連するアプリケーションにアクセスして、銀行報告書などの連絡文書を電子メールで送信したり、コピーを印刷したりすることができます。また、支払期日グリッドで債権の年齢調べを照会することもできます。
このアプリケーションでは、実行したアクションを処理し、結果を文書化することもできます。これらのアクションには、期日超過請求書の支払約束の登録、1 つまたは複数の請求書に対するクレームの登録、特定の請求書または得意先に対する再実行の登録、および結果またはディスカッションの文書の一部として得意先レベルでのノートの登録などがあります。
約束された請求書を選択し、支払約束登録を選択することで、債権処理アプリで支払約束伝票を登録することができます。これにより、支払約束管理アプリケーションに移動します。支払約束管理アプリに直接アクセスすることもできます。各支払約束は 1 つの請求書にのみ割り当てられ、確認されていない支払約束は 1 つだけ存在することができます。支払約束を分割支払に分割し、支払約束管理アプリでそれを文書化することができます。
支払約束のシステムステータスが未処理または処理中である場合、請求書に影響する会計プロセスは支払約束で更新されます。支払約束が取り消された場合、請求書に対して新しい支払約束が発行された場合、または請求書が消し込まれると、支払約束が自動的に確認されます。
支払約束は、回収ワークリストを登録するための基準として回収方針に組み込むことができます。
支払約束管理アプリケーションでは、さまざまな基準で既存の支払約束を検索およびフィルタリングし、支払約束を取り消し、リンクされた請求書およびその他の関連する支払約束を表示およびナビゲートし、メモおよび添付文書を追加することができます。
たとえば、支払約束を登録した後、再実行を登録して次の収納担当者を決定する場合があります。これにより、特定の日付まで特定の顧客に連絡する必要がないと判断できるため、プロセスが効率的になります。
関連する請求書を選択し、再実行登録を選択することで、債権処理アプリで再実行イベントを登録することができます。これにより、再実行管理アプリケーションに移動します。このアプリケーションから、さまざまな基準に基づいて既存の再実行を検索およびフィルタリングし、再実行を完了し、単一の再実行または関連仕訳を表示およびナビゲートし、再実行日付を変更し、メモおよび添付文書を追加することができます。
顧客とのコンタクト時に、顧客の担当者が変更されたか、追加の取引先担当者が存在する可能性があります。回収担当者管理アプリケーションを使用して、このデータを更新することができます。ビジネスパートナや回収セグメントなどのさまざまな基準に基づいて回収担当者を検索およびフィルタリングしたり、複数の担当者が割り当てられているビジネスパートナのデフォルト担当者を割り当てたり、1 人の担当者にナビゲートしてその担当者のデータを更新したりすることもできます。
これは、顧客コンタクト時に交換される情報を記録するための重要な文書です。カスタマコンタクト管理アプリケーションでは、カスタマ側の担当者に関する情報、オブジェクト (コンタクト中に登録された支払約束など) を登録し、ノートと添付文書を追加することができます。このアプリケーションでは、ビジネスパートナ、コレクションスペシャリスト、コンタクトの結果などのさまざまな基準に基づいて、顧客コンタクトを検索およびフィルタリングすることができます。また、ステータスに基づくカスタマコンタクトエントリのフィルタリング、単一コンタクトへのナビゲート、コンタクト中に登録されたオブジェクト (支払約束、再実行、クレームなど) の照会、コンタクト概要、関連ノート、および添付文書の照会、および電子メールによる顧客への顧客コンタクトの要約の送信を行うこともできます。
顧客との各コンタクトの後、話し合った内容に対応し、話し合いの一部として約束することも重要です。回収電子メール管理アプリケーションを使用して、得意先との通信を改善することができます。このアプリケーションには、カスタマコンタクト情報の入力時にカスタマコンタクト画面からアクセスしてプロセスを完了するか、アプリケーションタイルから直接アクセスすることができます。請求伝票など、複数のタイプの添付文書を含めるオプションがあります。登録したメールテンプレートを使用して基本メールを取得してから、カスタマコンタクト固有のテキストを調整することもできます。このアプリケーションでは、Cc および Bcc 受信者を追加して、関連するすべての個人への通知の確認、財務会計からの連絡文書の添付、請求またはその他の関連伝票の添付、および添付文書の .zip ファイルへの圧縮を行うことができます。
電子メールが生成され、ステータスが表示されます。添付文書がバックグラウンドで登録されている限り、ステータスは保留です。プロセスが正常に終了すると、ステータスは送信済になります。失敗ステータスが返される可能性があります。この場合、メールを編集して問題を修正し、再送信することができます。また、ステータスがすべての受信者に未送信である可能性もあります。ここでは、電子メールが少なくとも 1 人の受信者に送信されましたが、他の受信者の電子メールアドレスが無効である可能性があります。表示されたログ番号からアプリケーションログを使用するか、回収管理ログ照会にナビゲートすることができます。これらのアクティビティのいずれかが機能しない場合は、電子メール送信の監視アプリケーションでさらに分析することができます。
添付文書で回収連絡文書と財務連絡文書の両方を追加するには、いくつかの追加設定を行う必要があります。これらについては、SAP Collections Management の設定のレッスンで説明します。
債権処理アプリケーションでも、遅延支払のリスク列を照会することができます。これは機械学習機能であり、機械学習エキスパートが有効化する必要があります。このシナリオについては、機械学習、状況処理、およびロボティックプロセスオートメーション (RPA) によるインテリジェント回収管理のデプロイのレッスンで詳しく説明します。
コレクションスペシャリストには、注意が必要なアイテムを把握し、顧客に連絡したり、カスタマコンタクトの結果を文書化したりするために必要なすべてのツールが用意されています。これにより、チームでの作業時に回収プロセスを効率的に実行し、健全なキャッシュフローを維持することができます。