Durchführen von Anzahlungen für die Beschaffung von Waren

Anzahlungsverrechnung durchführen

Objective

After completing this lesson, you will be able to eine Anzahlungsverrechnung durchführen

Anzahlungen verrechnen

Nachdem die Anzahlung geleistet wurde, werden die Elektromotoren geliefert. Der Wareneingang erfolgt und wird wie gewohnt unter Angabe der Bestellnummer gebucht.

Der Lieferant sendet die Rechnung über die Elektromotoren. Die Rechnung wird mit der App Lieferantenrechnung anlegen unter Angabe der Bestellnummer erfasst. Das System zeigt die Information Anzahlung, aktuell vorhanden an.

Die Abbildung zeigt die Schritte des Logistikprozesses: Nach der Lieferung der Waren wird die Lieferantenrechnung erfasst. Das System zeigt die Information 2000 EUR Anzahlung, Umlaufvermögen vorhanden. an.

Da die Waren geliefert wurden, kann die Anzahlung mit der Verbindlichkeit verrechnet werden.

Die Abbildung zeigt die Buchungsbelege in der T-Konto-Sicht für das Buchen einer Kreditorenrechnung (3) und einer Anzahlung (2). Das Kreditorenkonto wird mit 33.000 im Haben bebucht, während das Abstimmkonto auch im Haben mit demselben Betrag bebucht wird. Das Vorsteuerkonto und das Aufwandskonto werden im Soll mit 3.000 gebucht.

Kevin hat verschiedene Verrechnungsmethoden zur Auswahl:

Die Abbildung zeigt einen Screenshot der App „Ausgangszahlungen ausgleichen“. Das Auswahlkriterium Einzelpostenart wird hervorgehoben. Die Optionen Anzahlung und Normale Zahlungen sind ausgewählt. Ein weiterer Screenshot zeigt den Bereich Offene Kreditoren-/Debitorenposten. Dort ist die Drucktaste Mehr auswählen mit den Selektionsoptionen solcher Einzelpostenarten hervorgehoben. Die Optionen Normale offene Posten und Sonderhauptbuchvorgänge sind ausgewählt.

Ausgleichsoption

Der Ausgleich kann manuell mit der App Ausgangszahlungen ausgleichen - Manueller Ausgleich durchgeführt werden. Wählen Sie dazu die Einzelpostenart Anzahlung und die Einzelpostenart Normaler offener Posten aus. Wählen Sie auf dem Einstiegsbild entweder die gewünschten Einzelpostenarten aus, oder wählen Sie auf dem zweiten Bild Mehr auswählen.
Der Ausgleich kann mit der Restzahlung durchgeführt werden. (Manuell oder automatisch mit dem Zahlungsprogramm.)

Die Abbildung zeigt die Buchungsbelege in der T-Konto-Sicht für das Buchen einer Kreditorenrechnung (3), einer Anzahlung (2) und des Ausgleichs einer Anzahlung (4) mit einer Rechnung.

Lieferantenrechnung anlegen, Rechnung bezahlen

Nachdem der Lagerist den Wareneingang gebucht hat, erhält Kevin die Rechnung und bucht sie. Die Anzahlung wird mit der Rechnung mit der Restzahlung im automatischen Zahllauf verrechnet.

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Voraussetzungen für die automatische Zahlung von Sonderhauptbuchvorgängen

Die folgenden Voraussetzungen ermöglichen es Ihnen, Anzahlungsanforderungen zu bezahlen und Anzahlungen im automatischen Zahllauf auszugleichen.

Die Abbildung zeigt den Einrichtungsprozess für die Konfiguration von Buchungskreisen für den Zahlungsverkehr. Er zeigt einen Screenshot, auf dem Benutzer Steuerungsdaten, Skonto und Toleranzen eingeben und Sonderhauptbuchvorgänge für Kreditoren und Debitoren angeben können. Der hervorgehobene Abschnitt auf der rechten Seite zeigt eine Liste der Sonderhauptbuchkennzeichen an.

Pflegen Sie die erforderlichen Sonderhauptbuchkennzeichen für Ihren Buchungskreis in der App Implementierungsaktivitäten unter Payables and Receivables Management→Payment Processing→Company Initiated Payment and Clearing→Sie verwenden automatische Zahlungen und Zahlungsträgerformate→Alle Buchungskreise für Zahlungsverkehr einrichten.

Geben Sie unter Details im Bereich Kreditorenbuchhaltung die zu zahlenden Sonderhauptbuchvorgänge FA ein.

Notiz

Das Anlegen von Einstellungen für automatische Zahlungen und die Kontenfindung sind Teil der Self-Service-Konfigurations-UI (SSCUI). Dieser Prozess kann nur mit der Benutzerrolle - Konfigurationsexperte - Geschäftsprozesskonfigurationsexperte (BR_BPC_Expert) Experte im Framework von SAP Central Business Configuration ausgeführt werden.

Behandlung von Teilanzahlungen

Wenn Sie eine Teilanzahlung für eine Debitorenanzahlungsanforderung erhalten, können Sie den erhaltenen Betrag als Teilzahlung buchen, indem Sie den Betrag in das Feld Zugeordneter Betrag in der App Eingangszahlungen buchen oder Eingangszahlungen ausgleichen eingeben. Auf diese Weise bleiben die ursprüngliche Debitorenanzahlungsanforderung und die Teilzahlung offen, bis Sie den Restbetrag erhalten und gebucht haben. Wenn ein Kreditor eine Anzahlung angefordert hat und Sie zu diesem Zeitpunkt nur einen Teil des angeforderten Betrags zahlen können, können Sie die Teilzahlung buchen, indem Sie den Betrag in das Feld Zugeordneter Betrag in der App Ausgangszahlungen buchen oder Ausgangszahlungen ausgleichen eingeben. Auf diese Weise bleiben die ursprüngliche Kreditorenanzahlungsanforderung und die Teilzahlung offen, bis Sie den Restbetrag bezahlt und gebucht haben. Alternativ können Sie einen Restposten anlegen und buchen, indem Sie den verbleibenden offenen Betrag in den oben genannten Apps im Feld Restbetrag eingeben. Anschließend gleicht das System die ursprüngliche Anzahlungsanforderung aus.

Beispiel 1: Als Teilzahlung buchen

Angenommen, Sie erhalten eine Teilanzahlung von 600 EUR für eine Debitorenanzahlungsanforderung von 1.000 EUR (1400002671). In der App Eingangszahlungen buchen geben Sie, wie im Screenshot unten gezeigt, 600 EUR in das Feld Zugeordneter Betrag ein, um den Betrag als Teilzahlung zu buchen. Nach der Buchung erzeugt das System einen Zahlungsbeleg 1400002672. Sowohl die ursprüngliche Debitorenanzahlungsanforderung als auch der Zahlungsbeleg bleiben offen.

Später bezahlt der Kunde den Restbetrag von 400 EUR. Sie suchen in der Tabelle Offene Kreditoren-/Debitorenposten nach der Anzahlungsanforderung und wählen die Drucktaste Ausgleichen >>. Wie im Screenshot unten gezeigt, wird der zugeordnete Betrag automatisch mit dem Restbetrag von 400 EUR gefüllt. Beim Buchen des Restbetrags legt das System einen Zahlungsbeleg 1400002673 an. Dadurch werden der Anzahlungsanforderungsbeleg 1400002671 und der Zahlungsbeleg 1400002672 ausgeglichen.

Sie können den Ausgleichsstatus dieser Belege in der App Debitorenposten bearbeiten anzeigen.

Beispiel 2: Als Restposten buchen

Angenommen, Sie erhalten eine Teilanzahlung von 600 EUR für eine Debitorenanzahlungsanforderung von 1.000 EUR (1400002669). In der App Eingangszahlungen buchen geben Sie, wie in der Abbildung unten gezeigt, 1.000 EUR in das Feld Zugeordneter Betrag und 400 EUR in das Feld Restbetrag ein, um den verbleibenden offenen Betrag als Restposten zu buchen. Nach der Buchung gleicht das System die ursprüngliche Anzahlungsanforderung aus und generiert einen offenen Posten für die erhaltene Anzahlung (1400002670), der durch Kundenrechnungen ausgeglichen werden kann.

Die Abbildung zeigt einen Screenshot der SAP-Fiori-Oberfläche „Eingangszahlungen buchen“. Das Layout enthält Abschnitte für die Eingabe von Zahlungsdetails. Oben befinden sich Navigations- und Suchoptionen. Der mittlere Abschnitt enthält die Felder Allgemeine Informationen, Bankdaten und Auswahl offener Posten. Allgemeine Informationen umfasst unter anderem den Buchungskreis, das Buchungsdatum und das Buchungsbelegdatum. Bankdaten umfasst Sachkonto und Betrag, während Auswahl offener Posten den Schwerpunkt auf Kontoart/Konto und Zahlungsverhalten legt. Eine Tabelle unten wird mit der Bezeichnung „Offene A/RAP-Posten“ mit Spalten wie Buchungskreis, Konto, Buchungsbeleg, Belegdatum und Finanzzahlen bezeichnet. In der Mitte bestätigt ein Dialogfenster eine erfolgreiche Buchungsbelegbuchung mit der Bezeichnung „Buchungsbeleg 1000000204 (2024, 1000) gebucht“ mit den Optionen „Anzeigen“, „Nächste Zahlung buchen“ oder „Schließen“. Die Schnittstelle zeigt Finanzdaten an, einschließlich offener Beträge, zugeordneter Beträge und Restbeträge, wobei einige Zahlen rot hervorgehoben sind.

Zusammenfassung

Anzahlungen nach Warenlieferung und Rechnungseingang verrechnen.
Verwenden Sie manuelle oder automatische Ausgleichsoptionen.
Legen Sie Voraussetzungen für die automatische Zahlung von Sonderhauptbuchvorgängen fest.
Teilanzahlungen mit zugeordneten Beträgen oder Restbeträgen abwickeln

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