Flexible Workflows für Lieferantenrechnungen
Für Lieferantenrechnungen können Sie die folgenden Workflow-Szenarios einrichten:
- Workflow für gesperrte Rechnung
- Workflow für vollständig vorerfasste Rechnung
Flexible Workflows in der Konfigurationsumgebung aktivieren
In Ihrer Konfigurationsumgebung müssen die flexiblen Workflows für Lieferantenrechnungen Workflow für gesperrte Rechnung und Workflow für vollständig vorerfasste Rechnung aktiviert werden, bevor Sie diese Workflows definieren können.
Verwenden Sie dazu die Suchfunktion in Ihrer Konfigurationsumgebung, um die folgende Aktivität zu öffnen: Flexiblen Workflow für Lieferantenrechnungen aktivieren.
Flexible Workflows definieren
Sie können flexible Workflows für Lieferantenrechnungen mit der entsprechenden App Workflows für Lieferantenrechnungen verwalten definieren.
Zum Definieren der Workflows ist die Rolle Konfigurationsexperte - Geschäftsprozesskonfiguration (SAP_BR_BPC_EXPERT) erforderlich.
Wenn Sie nicht möchten, dass die Standard-Workflows für Lieferantenrechnungen verwendet werden, müssen Sie Ihren eigenen flexiblen Workflow definieren.
Sie müssen sicherstellen, dass der flexible Standard-Workflow am Ende der definierten Reihenfolge positioniert und aktiv ist. Durch die Definition der Reihenfolge wird sichergestellt, dass nur ein Workflow gestartet wird, auch wenn mehrere Workflows übereinstimmende Startbedingungen haben.
Nachdem Sie den Workflow definiert haben:
- Wenn die Startbedingungen für den flexiblen Workflow erfüllt sind, wird er für Lieferantenrechnungen verwendet.
- Wenn keine der Startbedingungen erfüllt ist, wird der entsprechende aktive Standard-Workflow für Lieferantenrechnungen verwendet.
Startbedingungen
In flexiblen Workflows für Lieferantenrechnungen stehen mehrere Vorbedingungen zur Verfügung, die Sie entsprechend Ihren Geschäftsanforderungen verwenden können.
Startbedingungen werden verwendet, um den Workflow auszulösen. Sie können mehrere Vorbedingungen definieren, bei denen alle Vorbedingungen zusammen erfüllt sein müssen, oder Sie können alternative Vorbedingungen angeben, die den Workflow auslösen können, wenn die alternativen Vorbedingungen erfüllt sind.
Workflow-Schritte und Empfänger
Sie können einen Schritt im definierten Workflow als optional festlegen. Darüber hinaus ist es über die Schritteigenschaft möglich, Bearbeiter von den Empfängern/Genehmigenden eines Workflows auszuschließen. Sie können beispielsweise den Workflow-Initiator davon ausschließen, der Genehmigende desselben Workflow-Items zu sein.
Für jeden Schritt können Sie einen bestimmten Benutzer als Genehmigenden zuordnen. Alternativ können Sie eine Rolle (z.B. Manager des letzten Genehmigenden, Verantwortliche für alle verwendeten Kostenstellen) als Genehmigenden zuordnen. Sie können wählen, ob der Schritt von einem der Empfänger oder von allen Empfängern abgeschlossen werden muss. Wenn mehrere Empfänger verfügbar sind, können Sie die Bedingung für gesperrte Rechnungen als Alle Empfänger definieren. Eine Rechnung wird dann erst vollständig freigegeben, nachdem sie von allen Empfängern genehmigt wurde.
Wenn Sie unter Empfänger eine Rolle „Verantwortliche" zuordnen, müssen Sie auch eine passende Vorbedingung festlegen, damit der Workflow den Genehmigenden identifizieren kann. Beispiel:
- Wenn die Empfängerrolle Verantwortliche für alle verwendeten Kostenstellen lautet, setzen Sie die Vorbedingung auf Kontierungstyp Kostenstelle wird verwendet.
- Wenn die Empfängerrolle Verantwortliche für alle verwendeten PSP-Elemente ist, setzen Sie die Vorbedingung auf Kontierungstyp PSP-Element wird verwendet.