Workflows flexibles para facturas de proveedor
Para las facturas de proveedor, puede configurar los siguientes escenarios de workflow:
- Workflow para factura bloqueada
- Workflow para factura registrada de forma preliminar como completa
Activar workflows flexibles en el entorno de configuración
En su entorno de configuración, los workflows flexibles para facturas de proveedor Workflow para factura bloqueada y Workflow para factura registrada de forma preliminar como completa deben estar activados antes de poder definir estos workflows.
Para ello, utilice la función de búsqueda en su entorno de configuración para abrir la siguiente actividad: Activar workflow flexible para facturas de proveedor.
Definir workflows flexibles
Puede definir workflows flexibles para facturas de proveedor utilizando la correspondiente aplicación Gestionar workflows para facturas de proveedor.
El rol Experto en configuración - Configuración del proceso empresarial (SAP_BR_BPC_EXPERT) es necesario para definir los workflows.
Si no desea que se utilicen los workflows predeterminados para las facturas de proveedor, debe definir su propio workflow flexible.
Debe asegurarse de que el workflow flexible predeterminado se sitúe al final del orden definido y de que esté activo. La definición del orden garantiza que solo se inicie un workflow, incluso si varios workflows tienen condiciones previas de inicio coincidentes.
Después de definir el workflow:
- Si se cumplen las condiciones previas iniciales para el workflow flexible, se utiliza para las facturas de proveedor.
- Si no se cumple ninguna de las condiciones previas iniciales, se utilizará el workflow predeterminado activo correspondiente para las facturas de proveedor.
Condiciones de inicio
Hay varias condiciones previas disponibles en los workflows flexibles para las facturas de proveedor que puede utilizar según sus necesidades empresariales.
Las condiciones de inicio se utilizan para desencadenar el workflow. Puede definir varias condiciones previas en las que todas las condiciones previas deben cumplirse juntas, o también puede especificar condiciones previas alternativas, que pueden desencadenar el workflow si se cumplen las condiciones previas alternativas.
Pasos de flujo de trabajo y destinatarios
Puede definir un paso como opcional en el workflow definido. Además, mediante la propiedad de paso, es posible excluir agentes de ser los destinatarios/autorizadores de un workflow. Por ejemplo, puede excluir al iniciador de workflow de ser el autorizador del mismo work item de workflow.
Para cada paso, puede asignar un usuario específico como autorizador. Como alternativa, puede asignar un rol (por ejemplo, Gestor del último autorizador, Personas responsables de todos los centros de coste utilizados) como autorizador. Puede elegir si el paso debe ser completado por uno de los destinatarios o por todos los destinatarios. Si hay varios destinatarios disponibles, puede definir el requisito de facturas bloqueadas como Todos los destinatarios. Una factura solo se libera completamente después de que todos los destinatarios la hayan aprobado.
Al asignar un rol de "responsables" en Destinatarios, también debe fijar una condición previa coincidente para que el workflow pueda identificar al autorizador. Por ejemplo:
- Si el rol de destinatario es Personas responsables de todos los centros de coste utilizados, fije la condición previa en Se utiliza la categoría de imputación Centro de coste.
- Si el rol de destinatario es Personas responsables de todos los elementos PEP utilizados, fije la condición previa en Se utiliza el tipo de imputación Elemento PEP.