Workflows flexibles pour les factures fournisseurs
Pour les factures fournisseurs, vous pouvez configurer les scénarios de workflow suivants :
- Workflow pour facture bloquée
- Workflow pour facture préenregistrée comme traitée
Activation de workflows flexibles dans l'environnement de configuration
Dans votre environnement de configuration, les workflows flexibles pour les factures fournisseurs Workflow pour facture bloquée et Workflow pour facture préenregistrée intégralement doivent être activés avant de pouvoir définir ces workflows.
Pour ce faire, utilisez la fonction de recherche dans votre environnement de configuration pour ouvrir l'activité suivante : Activer workflow flexible pour factures fournisseurs.
Définir des workflows flexibles
Vous pouvez définir des workflows flexibles pour les factures fournisseurs à l'aide de l'application correspondante Gestion des workflows pour factures fournisseurs.
Le rôle Expert en configuration - Configuration des processus de gestion (SAP_BR_BPC_EXPERT) est requis pour définir les workflows.
Si vous ne voulez pas que les workflows par défaut soient utilisés pour les factures fournisseurs, vous devez définir votre propre workflow flexible.
Vous devez vous assurer que le workflow flexible par défaut est positionné à la fin de l'ordre défini et qu'il est actif. La définition de l'ordre garantit qu'un seul workflow est lancé, même si plusieurs workflows remplissent les conditions préalables de lancement.
Après avoir défini le workflow :
- Si les conditions préalables de lancement du workflow flexible sont remplies, elles sont utilisées pour les factures fournisseurs.
- Si aucune des conditions préalables de lancement n'est remplie, le workflow actif par défaut correspondant est utilisé pour les factures fournisseurs.
Conditions de lancement
Plusieurs conditions préalables sont disponibles dans les workflows flexibles pour les factures fournisseurs que vous pouvez utiliser en fonction de vos besoins de gestion.
Les conditions de lancement sont utilisées pour déclencher le workflow. Vous pouvez définir plusieurs conditions préalables dans lesquelles toutes les conditions préalables doivent être remplies ensemble, ou vous pouvez également indiquer d'autres conditions préalables, qui peuvent déclencher le workflow si les conditions préalables alternatives sont remplies.
Étapes de workflow et destinataires
Vous pouvez rendre une étape facultative dans le workflow défini. En outre, à l'aide de la propriété d'étape, il est possible d'exclure les agents du rôle de destinataires/approbateurs d'un workflow. Par exemple, vous pouvez exclure l'initiateur du workflow du rôle d'approbateur du même work item de workflow.
Pour chaque étape, vous pouvez affecter un utilisateur spécifique comme approbateur. Vous pouvez également affecter un rôle (par exemple, Responsable du dernier approbateur, Responsables de tous les centres de coûts utilisés) comme approbateur. Vous pouvez choisir si l'étape doit être terminée par l'un des destinataires ou par tous les destinataires. Si plusieurs destinataires sont disponibles, vous pouvez définir l'exigence pour les factures bloquées comme Tous les destinataires. Une facture n'est alors entièrement débloquée qu'une fois qu'elle a été approuvée par tous les destinataires.
Lorsque vous affectez un rôle "Responsable" sous Destinataires, vous devez également définir une condition préalable correspondante pour que le workflow puisse identifier l'approbateur. Par exemple :
- Si le rôle récepteur est Responsables de tous les centres de coûts utilisés, définissez la condition préalable sur Le type d'imputation Centre de coûts est utilisé.
- Si le rôle récepteur est Responsables de tous les éléments d'OTP utilisés, définissez la condition préalable sur Le type d'imputation Élément d'OTP est utilisé.