Wenn die konfigurierten Buchungsregeln und die Verarbeitungsregeln keine Übereinstimmung zwischen der Eingangszahlung und dem offenen Posten im SAP-S/4HANA-Cloud-System ermitteln können, ist eine manuelle Nachbearbeitung erforderlich. Dieser Schritt sollte als letztes Mittel betrachtet werden und ist von Anfang an keine reguläre Aufgabe der Kontoauszugsverarbeitung.
In der SAP-Fiori-App Kontoauszugspositionen nachbearbeiten können Sie eine Kontoauszugsposition nachbearbeiten, als nachbearbeitet kennzeichnen und einen Grund für die Nachbearbeitung eingeben. Außerdem können Sie Kontoauszugspositionen Anlagen hinzufügen.
Auf der Übersichtsseite der App Kontoauszüge nachbearbeiten können Sie eine Reihe von Filtern anwenden, um einen Drilldown auf genau die Informationen durchzuführen, nach denen Sie suchen. Auszugspositionen mit dem Status Nicht abgeschlossen werden rot hervorgehoben und erfordern weitere Aufmerksamkeit, um offene Posten manuell zu buchen und auszugleichen.
Um die Nachbearbeitungsaufgabe auszuführen, können Sie mit der Drucktaste Nachbearbeiten zu den Details der einzelnen Auszugspositionen wechseln.
Im Layout der App Kontoauszugspositionen nachbearbeiten wird jeder Bereich des Bildes für einen bestimmten Zweck verwendet.
Oberer Bereich (Information n orange)
Die Informationen im oberen Feld werden verwendet, um Informationen über die Kontoauszugstransaktion (Geldeingang) anzuzeigen, die verarbeitet wird. Der Buchungskreis, das Bankkonto, der Betrag, das Datum usw. werden widergespiegelt. Zusätzlich wird der Verwendungszweck angezeigt, der die Informationen zur Kontoauszugsposition von der Bank und vom Absender enthält. Der Verwendungszweck ist bei der Ermittlung der Rechnung(en), auf die sich die Eingangszahlung bezieht, sehr hilfreich.
Bereich unten links (Informationen in blau)
Die Informationen in Blau zeigen die (Debitoren-)offenen Posten an, die ausgeglichen werden sollen. Neben den offenen Debitorenposten sind auch alle offenen Posten des SAP-S/4HANA-Cloud-Systems verfügbar. Mit der Drucktaste Mehr auswählen können Sie die offenen Posten filtern, die für den Ausgleich angezeigt werden. Auf diese Weise wird ein manueller Abgleich zwischen den Auszugspositionsinformationen (orangefarbener Kasten) und dem offenen Posten eines Debitors durchgeführt. Wenn Sie für einen offenen Posten die Drucktaste Ausgleichen wählen, wird der offene Posten in die Liste der offenen Posten verschoben, die durch diese Kontoauszugstransaktion ausgeglichen werden (grüne Box unten).
Unterer rechter Bereich (Informationen in grün)
Die grünen Informationen sind die vorgeschlagenen offenen Posten, die von der Kontoauszugstransaktion ausgeglichen werden sollen. Wenn Sie die Drucktaste Entfernen für einen offenen Posten wählen, der durch diese Kontoauszugstransaktion (Geldeingang) ausgeglichen wird, wird der offene Posten zurück in die Liste der offenen Posten verschoben, die ausgeglichen werden können (blaues Feld).
Das Ziel besteht darin, den Saldobetrag mit offenen Posten, die mit dem eingehenden Betrag verrechnet werden sollen, auf null zu bringen. Dies sind die offenen Posten im grünen Kasten. Rabatte und Differenzengründe können auch im Bereich Auszugleichende Posten berücksichtigt werden.
Wenn der Buchhalter alle offenen Posten eines Kunden identifiziert hat, die mit den Kontoauszugsinformationen abgeglichen werden sollen, ist der Gesamtsaldo der Transaktion null. Eine Simulation der Buchung ist möglich, das Sichern ist ohne Buchung oder das Anlegen eines Klärungsfalls möglich. Wenn alle Probleme ausgeglichen sind, ist eine Buchung möglich.
Nach dem Buchen der Buchungsbelege ist es auch möglich, eine Regel basierend auf den verwendeten Parametern der Buchung anzulegen.
Nach erfolgreicher Verarbeitung haben alle Kontoauszüge den Buchungsstatus Abgeschlossen. Dadurch wird auch die ordnungsgemäße Aktualisierung aller Cash-Management-bezogenen Berichte sichergestellt, z.B. Tagesfinanzstatus oder Liquiditätsvorschau.