Regelbasiertes Ausgleichen definieren

Im folgenden Video erfahren Sie, wie Sie Kontoauszüge und Ausgleichszahlungen in SAP S/4HANA Cloud Public Edition hochladen. Die Methoden, Regeln und Schritte der Automatisierung und Verwaltung von Kontoauszugspositionen verstehen

Im vorherigen Kapitel wurde beschrieben, wie externe Kontoauszüge in das SAP-S/4HANA-Cloud-System übertragen werden. Es gibt mehrere Möglichkeiten, dies zu erreichen. Die folgende Grafik veranschaulicht, wie SAP Multi-Bank Connectivity als Vermittler zwischen den Hausbanken und unserem SAP-S/4HANA-Cloud-System fungiert:

Sobald die Kontoauszüge in SAP S/4HANA Cloud Public Edition importiert wurden, versucht das System zunächst, offene Posten und Kontoauszugspositionen mithilfe automatischer Verarbeitungsregeln und konfigurierter Buchungsregeln mit den zugrunde liegenden Interpretationsalgorithmen abzugleichen. In der Konfigurationsaktivität für die globalen Einstellungen des elektronischen Kontoauszugs ist es möglich, die Verknüpfung zwischen externen Vorgangsarten und bestimmten Buchungsregeln anzugeben. Das System registriert alle offenen Posten, die übereinstimmen, als vorläufige Ausgleichsvorschläge in einer Datenbanktabelle.

Beachten Sie, dass in SAP S/4HANA Cloud Public Edition Buchungsregeln vordefiniert und vorkonfiguriert sind und von Kunden nicht geändert werden können. Diese Regeln sind standardisiert, um Konsistenz und Compliance auf der gesamten Plattform sicherzustellen. Kunden haben jedoch die Flexibilität, Verarbeitungsregeln an ihre spezifischen Anforderungen anzupassen und zu ändern. Diese Unterscheidung ermöglicht ein Gleichgewicht zwischen der Aufrechterhaltung der Systemintegrität und der Bereitstellung von Anpassungsoptionen, sofern dies im Abstimmungsprozess sinnvoll ist.

Der regelbasierte Ausgleich durchläuft mehrere Verarbeitungsschritte. Er beginnt mit den extern bereitgestellten Kontoauszügen, in denen externe Transaktionscodes enthalten sind. Mit dem Import von Auszügen in das SAP-S/4HANA-Cloud-System werden Einzelposteninformationen verarbeitet. Der externe Vorgangscode jeder Transaktion wird interpretiert und mit einer SAP-internen Buchungsregel abgeglichen, um eine Kontenfindung durchzuführen.

Zum Ausgleichen offener Debitorenposten mit den empfangenen Kontoauszugspositionsinformationen sind mehrere Interpretationsalgorithmen in SAP S/4HANA Cloud verfügbar. Auf diese Weise teilen Sie dem System mit, welche Informationen aus dem Verwendungszweck eines Vorgangs mit den Daten in der Tabelle der offenen Posten abgeglichen werden sollen. Mögliche Szenarien wären eine Belegnummernsuche, eine Referenzbelegnummernsuche oder z.B. die Zahlungsauftragsnummer. Die Einrichtung hängt sehr stark von den auf der Rechnung bereitgestellten Informationen und den Informationen ab, die der Kunde im Falle einer Zahlung zurückgeben muss.

Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, sichert das System passende offene Posten als Zwischenausgleichsvorschläge in einer Datenbanktabelle. Wenn Eingangszahlungen anhand der angegebenen Referenzinformationen nicht mit einem offenen Posten abgeglichen werden können, initiiert das System die zweite Phase des Buchungs- und Ausgleichsvorgangs.

Wenn das System die Eingangszahlung mithilfe vordefinierter Buchungsregeln nicht mit einem offenen Debitorenposten abgleicht, werden die verbleibenden Kontoauszugsinformationen mit benutzerdefinierten Verarbeitungsregeln abgeglichen.

Diese nächste Schicht der Kontoauszugsverarbeitung zeichnet sich durch ein müheloses, benutzerfreundliches Anlegen von Nachbearbeitungsregeln aus. Die integrierte Funktion der SAP-Fiori-App Verarbeitungsregeln verwalten – Für Kontoauszüge erleichtert es Ihnen, Regeln zu erstellen, zu verwalten und anzupassen, wenn neue Geschäftsanforderungen auftreten. Obwohl die Regeln individuell angepasst sind, können sie auch mit Ihrem Team geteilt werden. Darüber hinaus können Sie diese Regeln bequem hoch- und herunterladen, was es zu einem Kinderspiel macht, sie über verschiedene Systemlandschaften hinweg zu verschieben. Es handelt sich um ein All-in-One-Tool, das Ihre Finanzprozesse vereinfacht.

Erfahren Sie, wie Sie automatische Verarbeitungsregeln für die Kontoauszugsverarbeitung in SAP S/4HANA Cloud einrichten. Informieren Sie sich über Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Erstellen, Anwenden und Automatisieren von Regeln für effiziente Finanzvorgänge. Wählen Sie die Wiedergabetaste, um mehr zu erfahren:

Im Allgemeinen werden automatische Verarbeitungsregeln im Hintergrund ausgeführt und verarbeiten Ihre Kontoauszugspositionen und Lockbox-Positionen automatisch. Dadurch reduzieren Sie Ihre manuelle Arbeitslast. Sie können definieren, welche Ihrer Verarbeitungsregeln automatisiert werden sollen, und Sie können den Buchungsvorgang erweitern, indem Sie einige Ihrer Verarbeitungsregeln so anpassen, dass sie eine zweistufige Buchung initiieren, wenn sie automatisch ausgeführt werden.

Verarbeitungsregeln sind ein leistungsstarkes Werkzeug für Endbenutzer und bieten mehrere Hauptvorteile:

Agilität: Benutzer können Clearing-Regeln schnell selbst übernehmen und testen, ohne dass eine IT-Beteiligung erforderlich ist.

Flexibilität: Dies ermöglicht schnelle Reaktionen auf sich ändernde Geschäftsszenarien oder -modelle.

Effizienz: Durch die Verwendung von Verarbeitungsregeln können lange, mühsame manuelle Ausgleichsprozesse vermieden werden.

Stärkung der Benutzerkompetenz: Endbenutzer können die Kontrolle über ihre Finanzprozesse übernehmen und sie ohne technisches Fachwissen auf bestimmte Anforderungen zuschneiden.

Durch die Verwendung dieser Verarbeitungsregeln können Unternehmen ihren Abstimmungsprozess für Kontoauszüge erheblich optimieren, was zu einer verbesserten Genauigkeit und kürzeren Verarbeitungszeiten führt.

Eine weitere Möglichkeit, die Verarbeitungseffizienz beim Arbeiten mit Kontoauszügen zu verbessern, besteht darin, vorlagenbasierte Verarbeitungsregeln anzulegen. Für diese Funktion analysiert das System Ihre vergangenen Buchungen und Ausgleiche und verwendet Ihre vergangenen Daten, um Vorlagen für Verarbeitungsregeln zu generieren, die auf Ihre individuellen Anforderungen zugeschnitten sind. Das Anlegen von Verarbeitungsregeln basierend auf Vorlagen reduziert Ihre manuelle Arbeitslast und ist eine schnelle Möglichkeit, effiziente Verarbeitungsregeln zu erhalten, mit denen Sie Ihre Kontoauszugspositionen verarbeiten können.