Definición de la compensación basada en reglas

Vea el siguiente vídeo para aprender el proceso de carga de extractos bancarios y pagos de compensación en SAP S/4HANA Cloud, edición pública. Comprender los métodos, las reglas y los pasos implicados en la automatización y la gestión de posiciones de extractos bancarios.

En la unidad anterior, describimos cómo se introducen los extractos bancarios externos en el sistema SAP S/4HANA Cloud. Hay varias maneras en que esto se puede lograr. El siguiente gráfico ilustra cómo SAP Multi-Bank Connectivity actúa como mediador entre los bancos propios y nuestro sistema SAP S/4HANA Cloud:

Una vez importados los extractos bancarios a SAP S/4HANA Cloud Public Edition, el sistema intentará inicialmente hacer coincidir partidas abiertas y posiciones de extracto bancario utilizando reglas de procesamiento automatizadas y reglas de contabilización configuradas con los algoritmos de interpretación subyacentes. Dentro de la actividad de configuración para las opciones globales del extracto de cuenta electrónico, es posible especificar la asociación entre clases de operación externas y determinadas reglas de contabilización. El sistema registra las partidas abiertas que coinciden como sugerencias de compensación preliminar en una tabla de base de datos.

Es importante tener en cuenta que en SAP S/4HANA Cloud Public Edition, las reglas de contabilización están predefinidas y preconfiguradas y los clientes no las pueden modificar. Estas reglas están estandarizadas para garantizar la coherencia y el cumplimiento en toda la plataforma. Sin embargo, los clientes tienen la flexibilidad de adaptar y modificar las reglas de procesamiento según sus necesidades específicas. Esta distinción permite un equilibrio entre mantener la integridad del sistema y proporcionar opciones de personalización cuando corresponda en el proceso de reconciliación.

La compensación basada en reglas pasa por varios pasos de procesamiento. Empieza con los extractos bancarios proporcionados externamente en los que se encuentran los códigos de transacción externa. Con la importación de sentencias al sistema SAP S/4HANA Cloud, se procesa la información de partidas individuales. El código de transacción externo de cada transacción se interpreta y se compara con una regla de contabilización interna de SAP para realizar una determinación de cuentas.

Para compensar partidas abiertas de cliente con la información de partida individual de extracto de cuenta recibida, hay varios algoritmos de interpretación disponibles en SAP S/4HANA Cloud. De este modo, se informa al sistema de qué información de la línea de nota de una transacción debe compararse con los datos de la tabla de partidas abiertas. Los escenarios posibles serían una búsqueda de número de documento, una búsqueda de número de documento de referencia o, por ejemplo, el número de orden de pago. La configuración depende en gran medida de la información proporcionada en la factura y de la información que necesita que el cliente devuelva en caso de pago.

En caso de que se encuentre una coincidencia, el sistema guarda las partidas abiertas coincidentes como propuestas de compensación intermedias en una tabla de base de datos. Si los pagos recibidos no pueden compararse con una partida abierta dada la información de referencia proporcionada, el sistema inicia la segunda fase del procedimiento de contabilización y compensación.

Si el sistema no hace coincidir el pago recibido con una partida abierta de cliente utilizando reglas de contabilización predefinidas, la información de extracto de cuenta restante se verifica con las reglas de procesamiento personalizadas.

Esta siguiente capa del procesamiento de extractos bancarios se caracteriza por una creación fácil y fácil de usar de reglas de reprocesamiento. La función integrada de la aplicación SAP Fiori Gestionar reglas de procesamiento - Para extractos bancarios facilita la creación y gestión de reglas y su ajuste siempre que surjan nuevas necesidades empresariales. Aunque las reglas son personalizadas, también se pueden compartir con su equipo. Para colmo, puede cargar y descargar estas reglas de forma conveniente, lo que hace que sea fácil moverlas a través de diferentes infraestructuras de sistemas. Es una herramienta todo en uno que simplifica sus operaciones financieras.

Aprenda a configurar reglas de procesamiento automatizadas para el procesamiento de extractos bancarios en SAP S/4HANA Cloud. Explore instrucciones paso a paso sobre creación, aplicación y automatización de reglas para operaciones financieras eficientes. Seleccione el botón Reproducir para obtener más información:

En general, las reglas de procesamiento automatizado se ejecutan en proceso de fondo y procesan sus posiciones de extracto bancario y de lockbox automáticamente. Por lo tanto, reduce su carga de trabajo manual. Puede definir cuáles de sus reglas de procesamiento son útiles para automatizarse y puede ampliar el procedimiento de contabilización adaptando algunas de sus reglas de procesamiento para que inicien una contabilización en dos pasos cuando se ejecuten automáticamente.

Las reglas de procesamiento son una herramienta poderosa para los usuarios finales, que ofrece varios beneficios clave:

Agilidad: los usuarios pueden adoptar y probar rápidamente las reglas de compensación por sí mismos, sin la necesidad de involucrar a TI.

Flexibilidad: Esto permite reaccionar rápidamente a los escenarios o modelos de negocio cambiantes.

Eficiencia: el uso de reglas de procesamiento ayuda a evitar largos y tediosos procesos de compensación manual.

Capacitación del usuario: los usuarios finales pueden tomar el control de sus procesos financieros, adaptándolos a necesidades específicas sin experiencia técnica.

Al utilizar estas reglas de procesamiento, las organizaciones pueden optimizar significativamente su proceso de reconciliación de extractos bancarios, lo que lleva a una mayor precisión y a una reducción del tiempo de procesamiento.

Otra forma de mejorar la eficiencia de procesamiento al trabajar con extractos bancarios es crear reglas de procesamiento basadas en plantillas. Para esta funcionalidad, el sistema analiza sus contabilizaciones y compensaciones pasadas y utiliza sus datos pasados para generar modelos para reglas de procesamiento que se ajusten a sus necesidades individuales. La creación de reglas de procesamiento basadas en modelos reduce su carga de trabajo manual y es una forma rápida de obtener reglas de procesamiento eficientes con las que puede procesar sus posiciones de extracto de cuenta.