Resumir la funcionalidad de SAP Cash Reconciliation

Objectives

After completing this lesson, you will be able to:
  • explicar la coincidencia de partidas individuales de deudor
  • explicar la coincidencia de partidas individuales de acreedores

Resumen de SAP Cash Application

En la contabilidad de deudores, las aplicaciones financieras hacen coincidir automáticamente la mayoría de los extractos bancarios entrantes con los créditos abiertos en función de las reglas definidas y dejan los extractos bancarios no coincidentes para el procesamiento posterior manual. Con el aprendizaje automático, un modelo se entrena con datos de acciones manuales pasadas para aprender de él y aplica esta información a los datos nuevos para lograr una tasa más alta de compensación automática.

Básicamente, SAP Cash Application es una solución de software basada en la nube que aprovecha el aprendizaje automático y la automatización para optimizar el proceso de cuentas por cobrar. Captura y extrae automáticamente información de pagos de varias fuentes, como correos electrónicos y documentos escaneados, lo que elimina la entrada manual de datos y reduce los errores.

Para realizar estas tareas, SAP Cash Application transfiere el pago recibido y la información de factura pendiente de SAP S/4HANA Cloud a un motor de ajuste basado en SAP Business Technology Platform. Esta integración ayuda a garantizar un coste total de propiedad más bajo con eficiencias mejoradas, menos días de ventas pendientes de cobro y un único entorno integrado con SAP S/4HANA Cloud.

Además, SAP Cash Application incluye coincidencia de partidas individuales de acreedores, que hace coincidir los pagos efectuados con las facturas de proveedor. Estos pagos suelen ser manuales debido a que la información sobre los extractos bancarios es insuficiente. El aprendizaje automático propone facturas de proveedor coincidentes para estos pagos, lo que permite la compensación automática basada en umbrales configurados. El flujo de trabajo para la coincidencia de partidas individuales de acreedores es similar al de la coincidencia de partidas individuales de deudor.

Coincidencia de partidas individuales de deudor

El servicio de aprendizaje automático Ajuste de partidas individuales de deudor de SAP Cash Application proporciona propuestas para hacer coincidir créditos con posiciones de extracto de cuenta entrantes y, según el nivel de confianza y el umbral de compensación, los compensa automáticamente.

El servicio de aprendizaje automático de coincidencia de partidas individuales de deudor consta de dos tareas:

  1. Programar jobs
  2. Reprocesamiento de posiciones de extractos de cuenta

Comencemos con la tarea Programar jobs. Existen algunos requisitos previos técnicos que debe tener en cuenta al programar jobs para el servicio de aprendizaje automático de coincidencia de partidas individuales de deudor. Verifique los detalles aquí:

Requisitos técnicos previos

La tarea Programar jobs tiene dos subpasos. Para completar correctamente el servicio de aprendizaje automático Ajuste de partidas individuales de deudor, debe programar los siguientes modelos dentro de la aplicación SAP Fiori Programación de tareas de contabilidad de deudores:

  • Cash Application: Carga de partidas abiertas
  • Procesamiento automático de extracto bancario

Cash Application: Carga de partidas abiertas

Este job de contabilidad de deudores es necesario para proporcionar las partidas abiertas actuales en su sistema para SAP Cash Application para que se pueda generar una posible coincidencia. Al seleccionar la plantilla SAP Cash Application: Carga de partidas abiertas, puede programar jobs de contabilidad de deudores para recibir propuestas de aprendizaje automático para hacer coincidir créditos abiertos con posiciones de extracto de cuenta entrantes y compensarlos automáticamente.

Captura de pantalla de la aplicación SAP Fiori Programación de tareas de contabilidad de deudores. Como primer paso, la posición Cash Application: Carga de partidas abiertas se selecciona de la lista disponible de plantillas en SAP S/4HANA Cloud.

Para el modelo en sí, debe especificar la información de programación que se debe realizar inmediatamente o definir un patrón de periodicidad. Los patrones se pueden configurar, por ejemplo, cada hora. Hay varias opciones diferentes disponibles.

Una pantalla del sistema que muestra las opciones de programación para la plantilla Carga de partidas abiertas. Se fija el inicio del job, así como un patrón de periodicidad por hora sin fecha de fin.

En el último paso del modelo de programación, defina parámetros, como números de documento o sociedades, para refinar su job. Una vez que programe su nuevo job SAP Cash Application: Carga de partidas abiertas, se ejecutará en proceso de fondo según la definición.

Reprocesamiento automático de extracto bancario

La segunda posición que se debe tratar en la aplicación Programación de tareas de contabilidad de deudores se basa en el modelo de job Aplicación de caja: Reprocesamiento automático de extracto de cuenta.

El último job selecciona posiciones de extracto de cuenta que no se han podido procesar con reglas de contabilización o procesamiento antes e intenta analizarlas. Después de que el job las haya analizado, las propuestas resultantes de partidas abiertas y cuentas se visualizan para cada posición en la aplicación Nuevo procesamiento de posiciones de extractos bancarios. En función de cómo haya definido la precisión de destino en sus opciones de configuración y si ha marcado la casilla de selección Contabilización/compensación automática, las propuestas resultantes también se pueden utilizar para procesar automáticamente las posiciones de extracto de cuenta restantes.

Imagen que muestra las opciones de configuración básicas para SAP Cash Application, incluida la precisión de destino para propuestas y la precisión de compensación automática de destino.

La precisión de compensación automática de destino define el nivel de confianza de umbral que permite que SAP Cash Application contabilice posiciones automáticamente. En el ejemplo anterior, el objetivo se fija en 100%, lo que significa que el sistema solo puede contabilizar posiciones automáticamente si está absolutamente seguro de que las dos posiciones coinciden.

La Exactitud de destino para propuesta describe el nivel de confianza por encima del cual SAP Cash Application muestra una propuesta de dos posiciones en la aplicación Reprocesamiento de extracto bancario.

Vea este vídeo para obtener más información sobre las opciones y los parámetros de programación, así como sobre cómo se visualizan los resultados en la aplicación SAP Fiori Nuevo procesamiento de posiciones de extractos bancarios.

Como se muestra en el vídeo, puede verificar el estado de procesamiento de los extractos bancarios en la aplicación SAP Fiori Reprocesar posiciones de extracto bancario. Puede filtrar o clasificar según el estado de SAP Cash Application. Desde aquí, puede decidir y procesar las partidas hasta que se realice la compensación.

Una captura de pantalla del sistema de SAP S/4HANA Cloud que muestra la aplicación SAP Fiori Reprocesar extractos bancarios. Las posiciones de extracto de cuenta se agrupan en clústeres según su estado de la aplicación SAP Cash. Se visualizan varias posiciones de extracto con el estado 20 de SAP Cash Application - SAP Cash Application ha creado una propuesta de cuenta.

SAP Business AI: SAP Cash Application - Lockbox

Problema

Los especialistas en solicitudes de efectivo a menudo se enfrentan al desafío de procesar un gran volumen de archivos de pago lockbox de varios bancos. Estos archivos lockbox contienen detalles de pago que se deben aplicar de forma precisa y rápida a las facturas de cliente correspondientes en el sistema SAP.

Actualmente, los especialistas deben descargar manualmente los archivos lockbox, interpretar los datos, emparejarlos con las facturas pendientes y, a continuación, actualizar los registros en SAP Cash Application. Este proceso implica navegar a través de estructuras de archivos complejas, garantizar la precisión de los datos y ejecutar repetidamente tareas rutinarias.

La manipulación manual de archivos lockbox introduce riesgos de error humano, retrasos en la aplicación de pago e ineficiencias generales. A medida que aumenta el número de archivos de pago lockbox, la carga de trabajo se vuelve cada vez más insostenible, lo que lleva a posibles cuellos de botella en el proceso de solicitud de efectivo.

recomendada

Para mitigar estos problemas, se necesita una solución automatizada para optimizar el proceso de gestión de archivos lockbox. La nueva solución podría garantizar una aplicación rápida, precisa y eficiente de los pagos a las cuentas del cliente dentro del sistema SAP. Esto tiene como objetivo eliminar la necesidad de intervención manual, reducir significativamente el tiempo de procesamiento y mejorar la precisión de los datos dentro del flujo de trabajo de SAP Cash Application.

Objetivo: Automatizar y optimizar la gestión de lockboxes que utilizan los bancos para cobrar y procesar las cuentas por cobrar de los clientes.

Resumen del proceso:

  1. Gestión de archivos lockbox:
    • Los ficheros lockbox (normalmente en formato BAI o BAI2) se envían desde el banco y contienen detalles de los pagos de cliente.
    • La IA se puede utilizar para leer e interpretar estos archivos, asegurándose de que estén correctamente formateados y completos.
  2. Coincidencia de pagos:
    • Los modelos de IA y machine learning pueden hacer coincidir los pagos para abrir las cuentas por cobrar con mayor precisión.
    • Los datos históricos y el reconocimiento de patrones pueden emplearse para mejorar las capacidades de autoemparejamiento.
  3. Tratamiento de excepciones:
    • La IA puede identificar discrepancias o excepciones en las que los pagos no coinciden con ningún crédito abierto.
    • La IA proporciona sugerencias o resuelve automáticamente excepciones menores en función del comportamiento pasado.
  4. Contabilización en SAP:
    • El sistema SAP contabiliza automáticamente las transacciones coincidentes en las cuentas de cliente correspondientes en el sistema SAP.
    • La IA desencadena flujos de trabajo para cualquier intervención manual necesaria para elementos no coincidentes.
El proceso de SAP Cash Application optimiza la coincidencia de partidas individuales para transacciones financieras. Comienza con el procesamiento de extractos bancarios, donde los datos relevantes se extraen y organizan para un análisis posterior. A continuación, el sistema ejecuta la compensación estándar, facilitando las coincidencias iniciales entre transacciones. El job programado ejecuta los procesos de aplicación de caja de forma eficiente para garantizar actualizaciones oportunas en los registros financieros. El elemento central de este flujo de trabajo es la inferencia de aprendizaje automático, que mejora la precisión al aprender de los datos históricos para mejorar las decisiones de coincidencia futuras. Después de la compensación automática, el sistema garantiza que todas las discrepancias se aborden proporcionando un mecanismo para volver a procesar las posiciones de extracto de cuenta. Este enfoque integral no solo reduce el esfuerzo manual, sino que también mejora el proceso de reconciliación, lo que lleva a una generación de informes financieros más fiable.

En el proceso paso a paso para la coincidencia de partidas individuales dentro de SAP Cash Application, la inferencia de aprendizaje automático desempeña un papel vital a la hora de automatizar y mejorar la precisión de los procesos de contabilización de caja. Al utilizar algoritmos avanzados, el sistema puede analizar patrones de pago históricos, comportamientos de clientes y datos de transacción para predecir las cuentas más probables para los pagos recibidos. La capacidad predictiva reduce el esfuerzo manual necesario para la reconciliación de pagos y mejora la gestión del flujo de caja. A medida que el modelo de machine learning aprende continuamente de los nuevos datos, se vuelve cada vez más efectivo, lo que permite a las empresas optimizar sus operaciones financieras y minimizar las discrepancias.

En el contexto de SAP Cash Application y su funcionalidad de Lockbox, la inferencia del aprendizaje automático puede optimizar significativamente la gestión de pagos recibidos mediante servicios lockbox. El procesamiento de Lockbox implica recibir cheques que se dirigen a una institución financiera para su depósito y captura de datos. Al aplicar el aprendizaje automático, el sistema puede identificar las facturas correctas que corresponden a estos pagos de forma más precisa y rápida. Esta integración no solo acelera el proceso de reconciliación, sino que también mejora la eficiencia general del flujo de trabajo de la aplicación de caja. De este modo, permite a las empresas gestionar sus operaciones de tesorería de forma más eficaz y mantener relaciones sólidas con sus clientes.

La figura muestra los microservicios que ofrece SAP Cash Application. El servicio de coincidencia de partidas individuales de deudor para lockbox de SAP Cash Application proporciona propuestas para hacer coincidir créditos con archivos lockbox entrantes y los compensa automáticamente. El servicio de coincidencia de partidas individuales de deudor para Lockbox consta de dos tareas: Programar tareas, Volver a procesar posiciones de lockbox. Para que se ejecute el servicio, debe programar jobs de aprendizaje automático para recibir propuestas para posiciones y créditos de lockbox coincidentes y compensarlos automáticamente. A continuación, podrá reprocesar posiciones de Lockbox manualmente.

Beneficios de SAP Business AI:

  • Mayor precisión en los pagos coincidentes.
  • Reducción del tiempo dedicado a la reconciliación manual.
  • Mejora de la visibilidad y la eficiencia del flujo de efectivo.

Coincidencia de partidas individuales de acreedores

Los pagos efectuados normalmente se representan como asientos en el Debe generados por el cliente en un extracto bancario que están pensados para cubrir las facturas de los proveedores. Estos pagos suelen ser iniciados por los proveedores y se restan directamente del banco del cliente. Tradicionalmente, esto implica una cantidad significativa de trabajo manual, ya que el extracto bancario a menudo carece de detalles suficientes para permitir el cotejo y la liquidación automáticos. Sin embargo, con el aprendizaje automático, ahora puede proponer coincidencias para débitos (facturas de proveedor) utilizando los pagos iniciados por el proveedor (reflejados en las posiciones de extracto bancario) y estos se podrían compensar automáticamente en función de los umbrales fijados.

El proceso para utilizar el servicio de coincidencia de partidas individuales de acreedores se alinea con el de la coincidencia de partidas individuales de deudores.

Utilice la aplicación SAP Fiori Programación de tareas de contabilidad de deudores para realizar la tarea.

Nota

Al programar el job, en el modelo de job SAP Cash Application: Reprocesamiento automático de extracto bancario, en los Parámetros, para Tipo de cuenta para compensación, seleccione Acreedores. Por defecto, se selecciona Cliente.

Captura de pantalla detallada de la aplicación SAP Fiori Programación de tareas de contabilidad de deudores. El tipo de cuenta para compensación se resalta, ya que el valor debe cambiarse a Acreedores (K) para la coincidencia de partidas individuales de débito.

SAP Business AI: Factura omitida en aviso de pago en SAP S/4HANA Cloud

Problema

En las organizaciones que utilizan SAP S/4HANA Cloud, los especialistas en contabilidad de acreedores se enfrentan al problema recurrente de que las facturas se omiten accidentalmente durante el proceso de aviso de pago. Los documentos de aviso de pago, que son cruciales para garantizar que los proveedores estén informados con precisión sobre los pagos y sus facturas correspondientes, deben prepararse y enviarse meticulosamente.

En el workflow actual, al generar documentos de aviso de pago, los especialistas deben asegurarse manualmente de que se incluyan todas las facturas relevantes. Debido a la complejidad y el volumen de las transacciones, no es raro que algunas facturas se pasen por alto o que coincidan incorrectamente, lo que da como resultado avisos de pago incompletos o incorrectos.

Un proceso de verificación manual de este tipo requiere mucho trabajo, es propenso a errores y requiere mucho tiempo. Las facturas faltantes o incorrectas causan problemas significativos, como disputas de proveedores, retrasos en la reconciliación de pagos y disminución de la satisfacción del proveedor. Además, la carga de trabajo de los especialistas en contabilidad de acreedores aumenta, especialmente durante períodos de gran volumen, lo que provoca cuellos de botella e ineficiencias operativas.

recomendada

Para superar estos desafíos, una solución inteligente puede ayudar a garantizar automáticamente que todas las facturas relevantes se incluyan en el aviso de pago. Esto podría reducir la intervención manual, minimizar los errores y acelerar el proceso de aviso de pago. Cuando un cliente envía un aviso de pago, no siempre está claro si se han incluido todas las facturas pendientes. La solución identificará y gestionará las facturas omitidas mediante SAP Business AI y garantizará que se notifique al equipo de contabilidad cuando haya un riesgo de pasar por alto importes significativos.

En caso de que surjan estas situaciones, se informará a los usuarios mediante mensajes de situación o notificaciones en la aplicación en la rampa de lanzamiento SAP Fiori. Estas notificaciones actúan como trampolín para que las cuentas profundicen en los documentos relacionados para remediar la situación.

Objetivo: Identificar y resolver instancias en las que las facturas se omiten u omiten en avisos de pago.

Resumen del proceso:

  1. Identificación:
    • Utilice algoritmos de IA para escanear avisos de pago y detectar discrepancias o facturas faltantes.
    • Avisos de pago de referencia cruzada con la lista de facturas pendientes.
  2. Análisis:
    • La IA puede ayudar a identificar patrones o motivos comunes por los que se omiten las facturas (por ejemplo, errores de comunicación o de entrada de datos).
    • La IA genera un informe de todas las facturas omitidas para una investigación más detallada.
  3. Resolución:
    • El sistema sugiere automáticamente resoluciones basadas en datos históricos o reglas de negocio predefinidas.
    • La IA desencadena flujos de trabajo para la intervención manual si es necesario.
  4. Medidas preventivas:
    • Machine learning para aprender continuamente de errores pasados y mejorar la precisión futura.
    • El sistema implementa verificaciones y saldos para evitar problemas recurrentes.
En la interfaz SAP para Tratamiento de situaciones en Finanzas, verifique las facturas omitidas en el aviso de pago. La pantalla incluye una tarjeta titulada Gestionar avisos de pago. A la derecha, un panel de notificación presenta alertas recientes. La advertencia principal indica que una o más facturas no pagadas con importes sustanciales se han omitido en el aviso de pago. A continuación, las advertencias anteriores también tienen en cuenta las facturas omitidas. Además, hay dos alertas críticas que solicitan una revisión de las cuentas bancarias asignadas relacionadas con solicitudes de revisión específicas. El diseño enfatiza la gestión eficiente de las situaciones financieras

Beneficios de SAP Business AI:

  • Identificación proactiva de los problemas.
  • Mayor precisión en la conciliación de facturas con avisos de pago.
  • Reducción de pagos perdidos o retrasados.

Al aprovechar las capacidades de SAP Business AI en estas áreas, SAP S/4HANA Cloud puede mejorar significativamente la eficiencia, precisión y automatización de los procesos financieros, lo que, en última instancia, conduce a una mejor gestión del flujo de efectivo y a una excelencia operativa.

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