Définition de la compensation basée sur des règles

Regardez la vidéo suivante pour découvrir le processus de chargement des extraits de compte et de compensation des paiements dans SAP S/4HANA Cloud, édition publique. Comprendre les méthodes, les règles et les étapes impliquées dans l'automatisation et la gestion des postes d'extrait de compte.

Dans le chapitre précédent, nous avons décrit comment les extraits de compte externes sont transférés dans le système SAP S/4HANA Cloud. Il existe plusieurs façons d'y parvenir. Le graphique suivant illustre comment SAP Multi-Bank Connectivity agit comme médiateur entre les banques société et notre système SAP S/4HANA Cloud :

Une fois les extraits de compte importés dans SAP S/4HANA Cloud, édition publique, le système tente initialement de comparer les postes non soldés et les postes d'extrait de compte à l'aide de règles de traitement automatique et de règles comptables configurées avec les algorithmes d'interprétation sous-jacents. Dans l'activité de configuration pour les options globales de l'extrait de compte électronique, il est possible d'indiquer l'association entre les types d'opérations externes et des règles comptables particulières. Le système enregistre tous les postes non soldés qui correspondent comme propositions de rapprochement préliminaires dans une table de base de données.

Il est important de noter que dans SAP S/4HANA Cloud, édition publique, les règles comptables sont prédéfinies et préconfigurées et ne peuvent pas être modifiées par les clients. Ces règles sont standardisées pour garantir la cohérence et la conformité sur l'ensemble de la plateforme. Cependant, les clients disposent de la flexibilité nécessaire pour adapter et modifier les règles de traitement en fonction de leurs besoins spécifiques. Cette distinction permet un équilibre entre le maintien de l'intégrité du système et la mise à disposition d'options de personnalisation le cas échéant dans le processus de rapprochement.

Le rapprochement basé sur des règles passe par plusieurs étapes de traitement. Il commence par les extraits de compte externes dans lesquels figurent les codes d'opération externe. Avec l'importation d'extraits de compte dans le système SAP S/4HANA Cloud, les informations de poste individuel sont traitées. Le code de transaction externe de chaque transaction est interprété et comparé à une règle comptable interne à SAP pour effectuer une détermination des comptes.

Pour rapprocher les postes clients non soldés avec les informations de poste individuel d'extrait de compte reçues, plusieurs algorithmes d'interprétation sont disponibles dans SAP S/4HANA Cloud. De cette façon, vous indiquez au système les informations de la ligne de note d'une transaction qui doivent être comparées aux données de la table des postes non soldés. Les scénarios possibles sont une recherche de numéro de pièce, une recherche de numéro de pièce de référence ou, par exemple, le numéro d'ordre de paiement. La configuration dépend en grande partie des informations fournies sur la facture et des informations que vous demandez au client de retourner en cas de paiement.

Si une correspondance est trouvée, le système sauvegarde les postes non soldés correspondants en tant que propositions de compensation intermédiaire dans une table de base de données. Si les encaissements ne peuvent pas être rapprochés d'un poste non soldé en fonction des informations de référence fournies, le système lance la deuxième phase de la procédure de comptabilisation et de rapprochement.

Si le système ne parvient pas à comparer l'encaissement à un poste client non soldé à l'aide de règles comptables prédéfinies, les informations restantes de l'extrait de compte sont contrôlées par rapport aux règles de traitement personnalisées.

Cette couche suivante de traitement des extraits de compte se caractérise par une création facile et conviviale de règles de retraitement. La fonctionnalité intégrée de l'application SAP Fiori Gestion des règles de traitement - Pour extraits de compte vous permet de créer et de gérer facilement des règles et de les ajuster lorsque de nouveaux besoins de gestion surviennent. Même si les règles sont personnalisées, elles peuvent également être partagées avec votre équipe. Pour couronner le tout, vous pouvez facilement charger et télécharger ces règles, ce qui permet de les déplacer facilement dans différentes infrastructures système. Il s'agit d'un outil tout-en-un qui simplifie vos opérations financières.

Apprenez à configurer des règles de traitement automatique pour le traitement des extraits de compte dans SAP S/4HANA Cloud. Découvrez les instructions étape par étape sur la création, l'application et l'automatisation de règles pour des opérations financières efficaces. Cliquez sur le bouton Lecture pour en savoir plus.

En général, les règles de traitement automatique s'exécutent en arrière-plan et traitent automatiquement vos postes d'extrait de compte et vos postes lockbox. Vous réduisez ainsi votre charge de travail manuelle. Vous pouvez définir les règles de traitement qui sont utiles pour l'automatisation et vous pouvez étendre la procédure de comptabilisation en adaptant certaines de vos règles de traitement afin qu'elles lancent une comptabilisation en deux étapes lorsqu'elles sont exécutées automatiquement.

Les règles de traitement sont un outil puissant pour les utilisateurs finaux, offrant plusieurs avantages clés :

Agilité : les utilisateurs peuvent rapidement adopter et tester eux-mêmes les règles de rapprochement, sans avoir besoin d'impliquer le service informatique.

Flexibilité : cela permet de réagir rapidement à l'évolution des scénarios ou modèles de gestion.

Efficacité : l'utilisation de règles de traitement permet d'éviter des processus de rapprochement manuels longs et fastidieux.

Autonomisation des utilisateurs : les utilisateurs finaux peuvent prendre le contrôle de leurs processus financiers, en les adaptant à des besoins spécifiques sans expertise technique.

En utilisant ces règles de traitement, les organisations peuvent considérablement rationaliser leur processus de rapprochement des extraits de compte, ce qui permet d'améliorer la précision et de réduire le temps de traitement.

Une autre façon d'améliorer l'efficacité du traitement lors de l'utilisation d'extraits de compte est de créer des règles de traitement basées sur un modèle. Pour cette fonctionnalité, le système analyse vos écritures et rapprochements passés et utilise vos données passées pour générer des modèles pour les règles de traitement qui sont adaptés à vos besoins individuels. La création de règles de traitement basées sur des modèles réduit votre charge de travail manuelle et constitue un moyen rapide d'obtenir des règles de traitement efficaces avec lesquelles vous pouvez traiter vos postes d'extrait de compte.