Si les règles comptables configurées et les règles de traitement ne peuvent pas déterminer de correspondance entre l'encaissement et le poste non soldé dans le système SAP S/4HANA Cloud, un retraitement manuel est nécessaire. Cette étape doit être considérée comme un dernier recours et n'est pas une tâche courante dès le début du traitement de l'extrait de compte.
Dans l'application SAP Fiori Retraitement de postes d'extrait de compte, vous pouvez retraiter un poste d'extrait de compte, le marquer comme retraité et saisir un motif de retraitement. Vous pouvez également ajouter des pièces jointes aux postes d'extrait de compte.
Sur la page de synthèse de l'application Retraitement d'extraits de compte, vous pouvez appliquer un certain nombre de filtres pour effectuer une analyse descendante des informations exactes que vous recherchez. Les postes d'extrait avec le statut Non terminé sont mis en surbrillance en rouge et nécessitent une attention particulière pour comptabiliser et rapprocher manuellement les postes non soldés.
Pour effectuer la tâche de retraitement, vous pouvez accéder aux détails des postes d'extrait de compte individuels à l'aide du bouton Retraiter.
Dans la mise en forme de l'application Retraitement de postes d'extrait de compte, chaque zone de l'écran est utilisée à des fins spécifiques.
Panneau supérieur (informations n orange)
Les informations dans la case supérieure sont utilisées pour afficher des informations sur l'opération d'extrait de compte (argent entrant) en cours de traitement. La société, le compte bancaire, le montant, la date, etc. sont reflétés. En outre, la ligne de note qui contient les informations sur le poste d'extrait de compte de la banque et de l'émetteur est affichée. La ligne de note est très utile pour déterminer la ou les factures auxquelles se rapporte l'encaissement.
Panneau inférieur gauche (informations en bleu)
Les informations en bleu indiquent les postes (clients) non soldés à rapprocher. À côté des postes client non soldés, tous les postes non soldés du système SAP S/4HANA Cloud sont également disponibles. En cliquant sur le bouton Sélectionner plus, vous pouvez filtrer les postes non soldés affichés pour rapprochement. De cette façon, une comparaison manuelle entre les informations du poste d'extrait (zone orange) et le poste non soldé d'un client est effectuée. En cliquant sur le bouton Rapprocher sur un poste non soldé, le poste non soldé passe à la liste des postes non soldés qui seront rapprochés par cette transaction d'extrait de compte (case verte mentionnée ci-dessous).
Panneau inférieur droit (informations en vert)
Les informations en vert sont les postes non soldés proposés à rapprocher par la transaction d'extrait de compte. En appuyant sur le bouton Supprimer sur un poste non soldé qui sera rapproché par cette opération d'extrait de compte (argent reçu), le poste non soldé revient à la liste des postes non soldés disponibles à rapprocher (zone bleue).
L'objectif est de ramener le montant du solde à zéro avec les postes non soldés qui doivent être rapprochés du montant entrant. Il s'agit des postes non soldés dans la zone verte. Les remises et les codes de motif peuvent également être pris en compte dans la zone Postes à rapprocher.
Si le comptable a identifié tous les postes non soldés d'un client à rapprocher des informations de l'extrait de compte, le solde global de la transaction est nul. Une simulation de la comptabilisation est possible, la sauvegarde sans comptabilisation ou la création d'un cas litigieux. Si toutes les sorties sont rapprochées, la comptabilisation est possible.
Après avoir comptabilisé les écritures au journal, il est également possible de créer une règle basée sur les paramètres utilisés de la comptabilisation.
Une fois le traitement réussi, tous les extraits de compte ont le statut de comptabilisation Terminé. Cela garantit également la mise à jour correcte de tous les rapports liés à la gestion des flux de trésorerie, tels que la situation journalière de trésorerie ou les prévisions de liquidités.