Synthèse de la fonctionnalité de rapprochement des soldes de moyens de paiement de SAP

Les spécialistes des opérations de trésorerie rencontrent souvent le défi du traitement d'un volume important de fichiers de paiement lockbox provenant de différentes banques. Ces fichiers lockbox contiennent des détails de paiement qui doivent être appliqués précisément et rapidement aux factures clients correspondantes dans le système SAP.

Actuellement, les spécialistes doivent télécharger manuellement les fichiers lockbox, interpréter les données, les rapprocher des factures en cours, puis mettre à jour les enregistrements dans SAP Cash Application. Ce processus implique la navigation dans des structures de fichiers complexes, la garantie de l'exactitude des données et l'exécution répétée de tâches de routine.

La gestion manuelle des fichiers lockbox introduit des risques d'erreur humaine, des retards dans l'application de paiement et des inefficacités globales. À mesure que le nombre de fichiers de paiement lockbox augmente, la charge de travail devient de plus en plus insoutenable, ce qui peut entraîner des goulots d'étranglement dans le processus de paiement.

Pour atténuer ces problèmes, une solution automatisée est requise pour rationaliser le processus de gestion des fichiers lockbox. La nouvelle solution peut garantir une application rapide, précise et efficace des paiements aux comptes clients dans le système SAP. Cela vise à éliminer le besoin d'intervention manuelle, à réduire considérablement le temps de traitement et à améliorer la précision des données dans le workflow de SAP Cash Application.

Objectif : Automatiser et optimiser la gestion des lockbox utilisés par les banques pour recouvrer et traiter les créances des clients.

1. Gestion du fichier lockbox :
   • Les fichiers lockbox (généralement au format BAI ou BAI2) sont envoyés par la banque et contiennent les détails des paiements client.
   • L'IA peut être utilisée pour lire et interpréter ces fichiers, en s'assurant qu'ils sont correctement formatés et complets.
2. Rapprochement des paiements :
   • Les modèles d'IA et de Machine Learning peuvent faire correspondre plus précisément les paiements aux créances en cours.
   • La reconnaissance des données historiques et des modèles peut être utilisée pour améliorer les fonctionnalités de mise en correspondance automatique.
3. Gestion des exceptions :
   • L'IA peut identifier les écarts ou les exceptions lorsque les paiements ne correspondent à aucune créance en cours.
   • L'IA fournit des suggestions ou résout automatiquement les exceptions mineures en fonction du comportement passé.
4. Comptabilisation dans SAP :
   • Le système SAP comptabilise automatiquement les opérations rapprochées sur les comptes clients correspondants dans le système SAP.
   • L'IA déclenche des workflows pour toute intervention manuelle nécessaire pour les postes sans correspondance.

Dans le processus étape par étape de comparaison des postes individuels dans SAP Cash Application, l'inférence d'apprentissage automatique joue un rôle essentiel dans l'automatisation et l'amélioration de la précision des processus de comptabilisation des liquidités. À l'aide d'algorithmes avancés, le système peut analyser les modèles de paiement historiques, les comportements des clients et les données de transaction pour prévoir les comptes les plus probables pour les encaissements. La fonctionnalité prédictive réduit l'effort manuel requis pour le rapprochement des paiements et améliore la gestion des flux de trésorerie. À mesure que le modèle d'apprentissage automatique apprend en permanence à partir de nouvelles données, il devient de plus en plus efficace, ce qui permet aux entreprises de rationaliser leurs opérations financières et de minimiser les écarts.

Dans le contexte de SAP Cash Application et de sa fonctionnalité Lockbox, l'inférence d'apprentissage automatique peut optimiser considérablement le traitement des encaissements via les services lockbox. Le traitement lockbox implique la réception de chèques qui sont dirigés vers un établissement financier pour le dépôt et la saisie de données. En appliquant l'apprentissage automatique, le système peut identifier les factures correctes qui correspondent à ces paiements de manière plus précise et plus rapide. Cette intégration accélère non seulement le processus de rapprochement, mais améliore également l'efficacité globale du workflow de SAP Cash Application. De cette façon, elle permet aux entreprises de gérer leurs opérations de trésorerie plus efficacement et de maintenir des relations solides avec leurs clients.

• Une plus grande précision dans la mise en correspondance des paiements.
• Réduction du temps passé sur le rapprochement manuel.
• Amélioration de la visibilité et de l'efficacité des flux de trésorerie.

Dans les organisations qui utilisent SAP S/4HANA Cloud, les spécialistes de la comptabilité fournisseurs sont confrontés au problème récurrent de factures qui ont été ignorées accidentellement lors du processus d'avis de paiement. Les documents d'avis de paiement, qui sont essentiels pour garantir que les fournisseurs sont correctement informés des paiements et de leurs factures correspondantes, doivent être minutieusement préparés et envoyés.

Dans le workflow actuel, lors de la génération de pièces d'avis de paiement, les spécialistes doivent s'assurer manuellement que toutes les factures pertinentes sont incluses. En raison de la complexité et du volume des transactions, il n'est pas rare que certaines factures soient ignorées ou comparées de manière incorrecte, ce qui entraîne des avis de paiement incomplets ou incorrects.

Un tel processus de vérification manuelle demande beaucoup de travail, est sujet à des erreurs et prend du temps. Les factures manquantes ou incorrectes entraînent des problèmes importants tels que les litiges avec les fournisseurs, les retards de rapprochement des paiements et la baisse de la satisfaction des fournisseurs. En outre, la charge de travail des spécialistes de la comptabilité fournisseurs augmente, en particulier pendant les périodes de gros volumes, entraînant des goulots d'étranglement et des inefficacités opérationnelles.

Pour relever ces défis, une solution intelligente peut aider à garantir automatiquement que toutes les factures pertinentes sont incluses dans l'avis de paiement. Cela peut réduire l'intervention manuelle, minimiser les erreurs et accélérer le processus d'avis de paiement. Lorsqu'un client envoie un avis de paiement, il n'est pas toujours clair si toutes les factures en cours ont été incluses. La solution identifiera et gérera les factures ignorées à l'aide de SAP Business AI et s'assurera que l'équipe comptable est informée lorsque des montants importants risquent d'être négligés.

Si de telles situations surviennent, les utilisateurs sont informés via des messages de situation dans l'application ou des notifications dans la barre de lancement SAP Fiori. Ces notifications servent de tremplin aux comptes pour approfondir les documents connexes afin de remédier à la situation.

Objectif : Identifier et résoudre les cas où les factures sont ignorées ou omises dans les avis de paiement.

1. Identification :
   • Utilisez des algorithmes d'IA pour analyser les avis de paiement et détecter les écarts ou les factures manquantes.
   • Référencer les avis de paiement avec la liste des factures en cours.
2. Analyse :
   • L'IA peut aider à identifier des modèles ou des raisons courantes pour lesquelles les factures sont ignorées (par exemple, erreur de communication ou de saisie de données).
   • L'IA génère un rapport de toutes les factures ignorées pour une analyse plus approfondie.
3. Résolution :
   • Le système propose automatiquement des résolutions basées sur des données historiques ou des règles de gestion prédéfinies.
   • L'IA déclenche des workflows pour une intervention manuelle si nécessaire.
4. Mesures préventives :
   • Apprentissage automatique pour apprendre en permanence des erreurs passées et améliorer la précision future.
   • Le système implémente des contrôles et des soldes pour éviter les problèmes récurrents.

• Identification proactive des problèmes.
• Amélioration de la précision dans la mise en correspondance des factures et des avis de paiement.
• Réduction des paiements manqués ou en retard.

En exploitant les fonctionnalités de SAP Business AI dans ces domaines, SAP S/4HANA Cloud peut considérablement améliorer l'efficacité, la précision et l'automatisation des processus financiers, ce qui permet d'améliorer la gestion des flux de trésorerie et l'excellence opérationnelle.