No SAP S/4HANA Cloud, um adiantamento é um pagamento parcial efetuado antecipadamente para mercadorias ou serviços. Ela é registrada no sistema como uma operação do Razão Especial, separada dos processos de vendas regulares. Essa segregação permite maior visibilidade do fluxo de caixa, pois indica claramente qual parte do pagamento é feita antes da entrega.
Uma solicitação de adiantamento é um documento legal para solicitar um adiantamento antes da entrega de mercadorias ou serviços. É uma fatura que aciona um adiantamento e não se baseia em um pedido de compra, mas em outras condições negociadas. A criação de uma solicitação de adiantamento não leva a um documento contábil, mas produz uma partida-memo nos itens de cliente/fornecedor.
Partidas-memo no SAP S/4HANA Cloud são um tipo de operação do Razão Especial que atua como entradas estatísticas. Estas entradas são utilizadas para fins de referência ou de planejamento para transações financeiras futuras. Eles são, em essência, caracteres de preenchimento para lançamentos futuros que possam ocorrer. Ao contrário das entradas reais do Razão, as partidas-memo não afetam saldos de contas ou balanços financeiros.
Por exemplo, vamos considerar um cenário em que você envia a um cliente uma solicitação de adiantamento, mas o dinheiro real ainda não foi recebido na conta da empresa. Isso pode ser registrado como partida-memo. Ele não modifica o saldo da conta do cliente, mas serve como um registro de que uma solicitação de adiantamento foi efetuada.
Quando o adiantamento real é recebido, a partida-memo será referenciada na transação real, garantindo assim que a solicitação de adiantamento esteja adequadamente conectada ao seu cumprimento.
A criação, o lançamento e a compensação de adiantamentos e solicitações de adiantamento envolvem várias etapas específicas no sistema SAP S/4HANA Cloud.
- Criar uma solicitação de adiantamento
- No launchpad do SAP Fiori, localize e selecione o app 'Criar solicitação de adiantamento do cliente'.
- Selecione sua empresa, indique o tipo de documento e selecione 'Adiantamento'.
- Insira o cliente, o tipo de moeda, os dados bancários e a forma de pagamento desejada.
- Em 'Condições de pagamento/bloqueio de pagamento', selecione as condições de pagamento personalizadas para o seu negócio.
- Insira o montante para a solicitação de adiantamento e, em seguida, no menu inferior, clique em 'Gravar'.
- Lançamento de uma solicitação de adiantamento
- Procure 'Lançar adiantamento do fornecedor' no launchpad do SAP Fiori.
- Identifique a solicitação de adiantamento pelo parceiro de negócios ou referência.
- Selecione 'Lançar adiantamento', aplique as informações necessárias (como empresa, conta bancária, etc.) e selecione 'Código do Razão Especial' para adiantamento.
- Selecione 'Executar' e o sistema lançará o adiantamento.
- Compensação de uma solicitação de adiantamento
- Localize o app 'Compensar cliente' no launchpad do SAP Fiori.
- Selecione 'Compensar adiantamento' utilizando o parceiro de negócios ou a referência.
- Verifique todos os detalhes e lance com o botão 'Compensar adiantamento'.
- Criação de um adiantamento
- Aplica-se o mesmo processo que a criação de uma solicitação de adiantamento. O único desvio é selecionar 'Adiantamento' em vez de 'Solicitação de adiantamento' no tipo de documento.
- Lançamento de um adiantamento
- Navegue de volta para 'Lançar adiantamento do cliente'.
- Depois de preencher os detalhes relevantes, selecione 'Executar' para lançar o adiantamento.
- Compensação de um adiantamento
- Isso envolve a liquidação do adiantamento em relação a uma fatura. Quando uma fatura é criada no sistema, a função de compensação permite que a fatura compense o adiantamento.
- Localize e selecione 'Compensar adiantamento do cliente' no launchpad do SAP Fiori.
- Insira o parceiro de negócios necessário ou a referência para encontrar a fatura e o adiantamento.
- Selecione 'Compensar adiantamento'. O sistema exibirá as partidas em aberto a serem compensadas.
- Verifique os detalhes e clique em 'Compensar adiantamento' para compensar a fatura em relação ao adiantamento.
O procedimento para efetuar adiantamentos para clientes é o seguinte:
- O adiantamento é solicitado.
- O adiantamento é recebido.
- O cliente é faturado.
- O adiantamento é lançado e compensado com a fatura.
- Os pagamentos são compensados.
Os adiantamentos criam lançamentos de contrapartidas livres. No SAP S/4HANA Cloud, elas se referem a um tipo de transação utilizado para processar transações extraordinárias que precisam ser separadas das contas a pagar e a receber gerais.
Normalmente, quando uma transação financeira é lançada, ela afeta uma conta de reconciliação padrão. No entanto, com lançamentos de contrapartida livres, o lançamento é direcionado para uma conta de reconciliação alternativa. Isso ajuda as empresas a rastrear e gerenciar transações financeiras únicas separadamente.
Por exemplo, um cliente efetuou um adiantamento substancial para uma fatura vencida no futuro. Em vez de lançar o adiantamento na conta regular do cliente, ele é lançado como um lançamento de contrapartida livre em uma conta de adiantamento designada. Isso permite que a empresa rastreie facilmente os adiantamentos separadamente dos pagamentos regulares do cliente.
Estas entradas são caracterizadas como "livres" porque não estão ligadas a condições específicas que as acionam automaticamente (ao contrário dos lançamentos de contrapartida automáticos que vimos para as fianças concedidas). Eles devem ser lançados manualmente por um contador com base nos requisitos empresariais.