Sonderhauptbuchvorgänge sind Vorgänge, die als „besonders" betrachtet werden, da sie außerhalb der standardmäßigen Geschäftsvorfälle in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung liegen und eine Sonderbehandlung erfordern.
Mit Sonderhauptbuchvorgängen in SAP S/4HANA Cloud können Sie diese Vorgänge separat verwalten und das Hauptbuch gemäß den Rechnungslegungsvorschriften fortschreiben.
Im Folgenden finden Sie eine detaillierte Liste der wichtigsten Kategorien:
- Anzahlungen: Hierbei handelt es sich um im Voraus geleistete Teilzahlungen, die einen Teil des Kaufpreises darstellen. SAP S/4HANA Cloud ermöglicht die Verwaltung und Verfolgung solcher Zahlungen.
- Wechsel: Hierbei handelt es sich um verbindliche Vereinbarungen zwischen zwei Parteien, einem Schuldner und einem Gläubiger, bei denen der Schuldner zustimmt, einen bestimmten Betrag zu einem zukünftigen Datum an den Gläubiger zu zahlen.
- Bürgschaften und Akkreditive: Dies sind Zusicherungen der Zahlung an einen Verkäufer von einem Dritten im Falle eines Zahlungsausfalls des Käufers.
- Vorausrechnungen: Diese werden verwendet, wenn Waren oder Dienstleistungen vor der Rechnung eingehen. Daher muss das Unternehmen einen ungefähren Betrag reservieren, der später angepasst werden kann, wenn die genauen Kosten bekannt sind.
- Sicherheitsleistungen: Hierbei handelt es sich um Zahlungen, die zur Sicherung der zukünftigen Lieferung von Waren oder Dienstleistungen oder zur Deckung potenzieller Schäden geleistet werden. Diese können über Sonderhauptbuchvorgänge verwaltet werden.
Insgesamt sind Sonderhauptbuchvorgänge in SAP S/4HANA so konzipiert, dass sie nicht standardmäßige Transaktionen effektiv abwickeln, sicherstellen, dass diese Vorgänge im Hauptbuch korrekt widergespiegelt werden, den Rechnungslegungsvorschriften entsprechen und sowohl das interne als auch das externe Meldewesen unterstützen.
Wir werden uns auf zwei wichtige Arten von Sonderhauptbuchvorgängen konzentrieren: geleistete Bürgschaften und Anzahlungsabwicklung. Diese speziellen Transaktionen werden separat im Hauptbuch erfasst und verwaltet, um die Genauigkeit, die Einhaltung der Rechnungslegungsvorschriften und die Unterstützung sowohl des internen als auch des gesetzlichen Meldewesens sicherzustellen.
Bedeutung von Sonderhauptbuchvorgängen in SAP S/4HANA Cloud:
- Flexibilität: Sonderhauptbuchvorgänge bieten eine entscheidende Flexibilität bei der Verwaltung von nicht standardmäßigen Finanzgeschäften.
- Compliance: Sie helfen Unternehmen dabei, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen, insbesondere in Bezug auf Aspekte der Finanzberichterstattung.
- Transparenz: Sie bieten die notwendige Transparenz für interne Managementkonten und externe Finanzberichte, indem sie nicht routinemäßige Transaktionen von den häufig vorkommenden Transaktionen trennen.
- Effizienz: Sie ermöglichen eine effizientere Finanzberichterstattung und -prüfung, da Auditoren nicht standardmäßige Transaktionen umgehend identifizieren können.
- Einhaltung von Rechnungslegungsstandards: Sie unterstützen die Einhaltung von Rechnungslegungsvorschriften, indem sie sicherstellen, dass alle Transaktionen unabhängig von ihrer Art oder Häufigkeit korrekt erfasst, bewertet und dargestellt werden.
In SAP S/4HANA Cloud werden abweichende Abstimmkonten, auch Sonderhauptbuchvorgänge genannt, zur Verwaltung von Buchhaltungsvorgängen verwendet, die von den normalen Debitoren- und Kreditorentransaktionen getrennt sind, und verschiedene Sachkonten fortschreiben, die das Hauptdebitoren-/Kreditorenabstimmkonto im Geschäftspartnerstammsatz definiert hat.
Diese Transaktionen erfordern eine besondere Verwaltung aufgrund steuerlicher Verpflichtungen oder zur Erleichterung der Berichterstattung und Kontrolle. Daher werden den Sonderhauptbuchvorgängen innerhalb des Hauptbuchs separate Abstimmkonten zugeordnet, die auch als abweichende Abstimmkonten bezeichnet werden.
Zum Beispiel sind erhaltene oder geleistete Anzahlungen keine vollständig umfassenden Verkaufs- oder Einkaufsbelege, daher werden sie mit Sonderhauptbuchvorgängen separat verwaltet.
So funktioniert es: Wenn ein Sonderhauptbuchvorgang gebucht wird, wird ihm anstelle des Hauptkontokorrentsachkontos ein abweichendes Abstimmkonto zugeordnet. Dadurch kann jede Art von Sonderhauptbuchvorgang einfach über die Kontenfindung bewertet und für Reporting- oder Abstimmungszwecke ausgewertet werden.
Vorteile abweichender Abstimmkonten:
- Sie verbessern die Sichtbarkeit spezieller Transaktionen in Finanzdokumenten und Analyseberichten.
- Sie ermöglichen es Benutzern, die Geschäftsprozesse effizienter zu steuern.
- Sie vereinfachen den Abstimmungsprozess, um Compliance und Genauigkeit in der Finanzbuchhaltung sicherzustellen.