Anzahlungen buchen

In SAP S/4HANA Cloud ist eine Anzahlung eine Teilzahlung, die im Voraus für Waren oder Dienstleistungen geleistet wird. Sie wird im System als Sonderhauptbuchvorgang erfasst, getrennt von regulären Verkaufsprozessen. Diese Trennung ermöglicht einen besseren Einblick in den Cashflow, da eindeutig angegeben wird, welcher Teil der Zahlung vor der Lieferung erfolgt.

Eine Anzahlungsanforderung ist ein Rechtsdokument, um eine Vorauszahlung vor der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen anzufordern. Es handelt sich um eine Rechnung, die eine Anzahlung auslöst und nicht auf einer Bestellung, sondern auf anderen ausgehandelten Bedingungen basiert. Das Anlegen einer Anzahlungsanforderung führt nicht zu einem Buchhaltungsbeleg, sondern zu einem Merkposten in den Debitoren-/Kreditorenpositionen.

Merkposten in SAP S/4HANA Cloud sind eine Art von Sonderhauptbuchvorgängen, die als statistische Buchungen fungieren. Diese Einträge werden zu Referenz- oder Planungszwecken für zukünftige Finanzgeschäfte verwendet. Sie sind im Wesentlichen Platzhalter für zukünftige Buchungen, die auftreten können. Im Gegensatz zu tatsächlichen Hauptbucheinträgen wirken sich Merkposten nicht auf Kontensalden oder Bilanzen aus.

Betrachten wir beispielsweise ein Szenario, in dem Sie einem Kunden eine Anzahlungsanforderung senden, aber der tatsächliche Geldbetrag noch nicht auf dem Konto des Unternehmens eingegangen ist. Dies könnte als Merkposten vermerkt werden. Sie ändert nicht den Kontostand des Debitors, sondern dient als Datensatz, der angibt, dass eine Anzahlungsanforderung vorgenommen wurde.

Wenn die tatsächliche Anzahlung eingegangen ist, wird der Merkposten im eigentlichen Vorgang referenziert, wodurch sichergestellt wird, dass die Anzahlungsanforderung in angemessener Weise mit ihrer Erfüllung verbunden ist.

Das Anlegen, Buchen und Ausgleichen von Anzahlungen und Anzahlungsanforderungen umfasst zahlreiche spezifische Schritte im SAP-S/4HANA-Cloud-System.

1. Anzahlungsanforderung anlegen
   • Suchen Sie im SAP Fiori Launchpad die App 'Debitorenanzahlungsanforderung anlegen', und wählen Sie sie aus.
   • Wählen Sie Ihren Buchungskreis aus, geben Sie die Belegart an, und wählen Sie "Anzahlung".
   • Geben Sie Ihren Kunden, den Währungstyp, die Bankverbindung und den gewünschten Zahlweg ein.
   • Wählen Sie unter "Zahlungsbedingungen/Zahlungssperre" die für Ihr Unternehmen angepassten Zahlungsbedingungen aus.
   • Geben Sie den Betrag für die Anzahlungsanforderung ein, und klicken Sie dann im unteren Menü auf „Sichern".
2. Anzahlungsanforderung buchen
   • Suchen Sie im SAP Fiori Launchpad nach „Kreditorenanzahlung buchen".
   • Identifizieren Sie die Anzahlungsanforderung anhand des Geschäftspartners oder der Referenz.
   • Wählen Sie "Anzahlung buchen", übernehmen Sie die erforderlichen Informationen (z.B. Buchungskreis, Bankkonto usw.), und wählen Sie "Sonderhauptbuchkennzeichen" für die Anzahlung.
   • Wählen Sie 'Ausführen' und das System bucht die Anzahlung.
3. Anzahlungsanforderung ausgleichen
   • Suchen Sie die App „Debitor ausgleichen" auf dem SAP Fiori Launchpad.
   • Wählen Sie 'Anzahlung ausgleichen' über den Geschäftspartner oder die Referenz.
   • Überprüfen Sie alle Details, und buchen Sie mit der Drucktaste „Anzahlung ausgleichen".
4. Anzahlung anlegen
   • Es gilt derselbe Prozess wie beim Anlegen einer Anzahlungsanforderung. Die einzige Abweichung besteht darin, unter der Belegart 'Anzahlung' statt 'Anzahlungsanforderung' zu wählen.
5. Anzahlung buchen
   • Navigieren Sie zurück zu „Debitorenanzahlung buchen".
   • Nachdem Sie die relevanten Details eingegeben haben, wählen Sie „Ausführen", um die Anzahlung zu buchen.
6. Anzahlung verrechnen
   • Dabei wird die Anzahlung mit einer Rechnung verrechnet. Wenn eine Rechnung im System angelegt wird, ermöglicht die Ausgleichsfunktion der Rechnung, die Anzahlung zu verrechnen.
   • Suchen Sie im SAP Fiori Launchpad nach 'Debitorenanzahlung ausgleichen', und wählen Sie 'Debitorenanzahlung ausgleichen'.
   • Geben Sie den erforderlichen Geschäftspartner oder die Referenz ein, um die Rechnung und Anzahlung zu finden.
   • Wählen Sie 'Anzahlung ausgleichen'. Das System zeigt die auszugleichenden offenen Posten an.
   • Überprüfen Sie die Details, und wählen Sie "Anzahlung ausgleichen", um die Rechnung mit der Anzahlung zu verrechnen.

Die Vorgehensweise zum Tätigen von Anzahlungen für Debitoren ist wie folgt:

1. Die Anzahlung wird angefordert.
2. Die Anzahlung geht ein.
3. Der Kunde erhält eine Rechnung.
4. Die Anzahlung wird gebucht und mit der Rechnung verrechnet.
5. Die Zahlungen werden ausgeglichen.

Anzahlungen erzeugen freie Gegenbuchungen. In SAP S/4HANA Cloud beziehen sich diese auf einen Vorgang, der zur Abwicklung außerordentlicher Vorgänge verwendet wird, die von der allgemeinen Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung getrennt werden müssen.

Wenn ein Finanzgeschäft gebucht wird, wirkt sich dies in der Regel auf ein Standardabstimmkonto aus. Bei freien Gegenbuchungen wird die Buchung jedoch auf ein abweichendes Abstimmkonto geleitet. Dies hilft Unternehmen dabei, einzigartige Finanztransaktionen separat zu verfolgen und zu verwalten.

Beispiel: Ein Kunde hat eine erhebliche Anzahlung für eine in der Zukunft fällige Rechnung geleistet. Anstatt die Anzahlung auf das reguläre Konto des Kunden zu buchen, wird sie als freie Gegenbuchung auf ein designiertes Anzahlungskonto gebucht. Auf diese Weise kann das Unternehmen Anzahlungen getrennt von regulären Kundenzahlungen einfach nachverfolgen.

Diese Einträge werden als "frei" gekennzeichnet, da sie nicht an bestimmte Bedingungen gebunden sind, die sie automatisch auslösen (im Gegensatz zu den automatischen Gegenbuchungen, die wir für die geleisteten Garantien gesehen haben). Sie müssen von einem Buchhalter basierend auf den Geschäftsanforderungen manuell gebucht werden.