In SAP S/4HANA Cloud kann die Integration von Vertrieb (SD) und Finanzwesen (FI) über Sonderhauptbuchvorgänge Prozesse optimieren und die operative Effizienz steigern.
So integrieren sie in Sonderhauptbuchvorgänge:
- Anlegen eines Kundenauftrags: Wenn ein Kundenauftrag über die SD-Komponente angelegt wird, wird im FI-Modul automatisch ein zugehöriges Sachkonto generiert. Dies stellt eine Verbindlichkeit für das Unternehmen dar, die angibt, dass Waren oder Dienstleistungen bestellt wurden.
- Anzahlungsanforderung: Um die Lieferung zu gewährleisten, wird im Modul FI eine Anzahlungsanforderung angelegt. Sie wird automatisch im SD-Modul angezeigt, sodass die Buchhaltungsabteilung solche Transaktionen verfolgen kann.
- Buchung der Anzahlung: Wenn die Anzahlung vom Kunden geleistet wird, wird dies im FI-Modul festgehalten. Das SD-Modul wird in Echtzeit aktualisiert, um die erhaltene Teilzahlung widerzuspiegeln und somit die Verbindlichkeit zu reduzieren.
- Erfüllung und Fakturierung: Sobald die Waren oder Dienstleistungen geliefert wurden, wird im SD-Modul eine Rechnung angelegt, die eine Fortschreibung in das FI-Modul bucht, um die Anzahlung zu reduzieren und das Erlöskonto zu aktualisieren.
- Verrechnung der Anzahlung: Wenn schließlich die verbleibende Zahlung vom Kunden eingeht und die Rechnung ausgeglichen wird, wird die Anzahlung im FI-Modul vollständig verrechnet.
Durch die Integration von SD und FI über Sonderhauptbuchvorgänge können Unternehmen Transparenz und Genauigkeit sicherstellen, Redundanzen reduzieren und sicherstellen, dass alle Transaktionen im Hauptbuch entsprechend verfolgt und verwaltet werden. Dies fördert ein Umfeld, in dem Transaktionen genau widergespiegelt werden, die Rechnungslegungsvorschriften einhalten und sowohl das interne als auch das gesetzliche Meldewesen unterstützen.
In der Regel vereinbaren Sie Anzahlungen mit dem Kunden, wenn es sich um Anlagenbau oder Investitionsgüter handelt. Im Kundenauftrag sind bereits Anzahlungen angelegt. Zum entsprechenden Fälligkeitsdatum senden Sie eine Anzahlungsanforderung (Faktura im Vertrieb) an den Kunden.
Die Anzahlungsanforderung im Vertrieb wird in der Finanzbuchhaltung automatisch als Anzahlungsanforderung (als Merkposten gebucht) gebucht. Die Position hat das Sonderhauptbuchkennzeichen F, das sicherstellt, dass die Buchung statistisch ist. Die Buchung erfolgt auf ein anderes Abstimmkonto, wodurch Sie Anzahlungsanforderungen von anderen Forderungen unterscheiden können.
Beim Buchen einer Eingangszahlung für eine Anzahlung wird die Anzahlung der Anzahlungsanforderung zugeordnet. Der als Anzahlung gezahlte Betrag wird ebenfalls dem Kundenauftragskonto zugeordnet. Der Posten hat das Sonderhauptbuchkennzeichen A.
Bei der Bearbeitung von Teil- oder Schlussrechnungen werden die geleisteten Anzahlungen als zu verrechnende Anzahlungen umgebucht. Innerhalb des FI werden die Anzahlungen vom speziellen Abstimmkonto abgezogen und auf dem Standardabstimmkonto eingetragen. Die zu verrechnenden Anzahlungen erscheinen dann als offene Posten für den Kunden und reduzieren die Forderungssumme.
Die Anzahlungsabwicklung erfolgt mit der Fakturierungsplanfunktion.
Sie können eine oder mehrere Anzahlungsvereinbarungen als Termin in einem Fakturierungsplan hinterlegen.
Sie können den Wert der vereinbarten Anzahlung entweder als Festbetrag oder als Prozentsatz des Positionswerts eingeben.
Die Steuerung erfolgt über Termintypen und Fakturierungsregeln, z.B.:
- Fakturierungsregel 4 - Anzahlung für prozentuale Teilfakturierung.
- Fakturierungsregel 5 - Anzahlung bei wertbezogener Teilfakturierung.
Sobald das Fakturadatum (im Fakturierungsplan) für die Anzahlung erreicht ist, legt das System eine Anzahlungsrechnung an und sendet sie an den Kunden. Sie verwenden die Fakturaart FAZ, um die Anzahlung anzulegen.
Sie können diese Anzahlungsanforderung wie folgt anlegen:
- Automatisch über die Fakturavorratsbearbeitung in einem Sammellauf.
- Explizit durch Angabe der Auftragsnummer über die Anwendung Faktura anlegen.
Die Steuer wird beim Anlegen der Anzahlungsanforderung automatisch ermittelt und angezeigt. Die Anzahlungsanforderung in der Finanzbuchhaltung wird automatisch aus der Anzahlungsanforderung im Vertrieb angelegt. Sie können die im Vertrieb und in der Finanzbuchhaltung angelegten Anzahlungsanforderungen über den Belegfluss im Kundenauftrag anzeigen.
Bei der Abrechnung einer Anzahlungsanforderung weist das Sonderhauptbuchkennzeichen A den Zahlungseingang in der Finanzbuchhaltung als Anzahlung durch Buchung aus. Sie können eine Eingangszahlung aus den offenen Anforderungen auswählen und die Drucktaste Anzahlungen anlegen wählen, um sie einem Prozess zuzuordnen.
In den offenen Posten der Debitorenbuchhaltung können Sie die Anzahlungen über das Sonderhauptbuchkennzeichen A einsehen.
Die Anzahlungsanforderung wird im Belegfluss des Kundenauftrags entsprechend auf Ausgeglichen gesetzt.
Dies ist das Prozessdiagramm für den Umfangsbestandteil BKJ, Kundenauftragsabwicklung mit debitorischer Anzahlung.
Im Folgenden finden Sie die Hauptschritte und Apps, die im Prozess verwendet werden:
- Im Schritt Kundenauftrag anlegen wird die Absicht des Kunden bestätigt, Waren zu bestellen, und der Prozess wird initiiert.
- Der Schritt Kundenauftrag ändern hebt die Fakturasperre für die Anzahlung auf.
- Im Schritt Anzahlungsanforderung anlegen wird das Debitorenkonto für die Anzahlung belastet.
- Im Schritt Anzahlung buchen wird die Kundenzahlung des Anzahlungsbetrags erfasst.
- Der Schritt Lieferung anlegen initiiert den Versand der Waren.
- Der Schritt Kommissionierung ausführen führt die Kommissionierung der Waren aus dem Lager und deren Vorbereitung für den Transport aus.
- Im Schritt Warenausgang buchen wird der Versand der Waren bestätigt.
- Im Schritt Kundenauftrag ändern wird die Fakturasperre für die Schlussrechnung entfernt.
- Der Schritt Faktura anlegen sendet die Schlussrechnung an den Kunden.