Gegebene Bürgschaften sind ein wichtiger Aspekt von Sonderhauptbuchvorgängen in SAP S/4HANA Cloud, die mit von einem Unternehmen bereitgestellten Finanzgarantien umgehen. Eine gegebene Bürgschaft bezieht sich auf eine Erklärung eines Unternehmens gegenüber einer anderen Partei, dass es bestimmte Verpflichtungen wie die Zahlung einer Schuld oder die Erbringung einer Dienstleistung erfüllt. Wenn Unternehmen A beispielsweise Unternehmen B Dienstleistungen in Rechnung stellt und Unternehmen B nicht bezahlt, kann Unternehmen A die von einem Dritten wie einer Bank (dem Bürgen) angebotene Bürgschaft in Anspruch nehmen.
Die Verwaltung dieser Garantien im Finanzbuchhaltungssystem ist für Organisationen von entscheidender Bedeutung, da sie eine Verbindlichkeit darstellen. Wenn sie nicht korrekt verarbeitet wird, kann dies zu Ungenauigkeiten in der Rechnungslegung und in der Bilanz führen.
Im Folgenden finden Sie eine umfassende Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Anlegen, Buchen und Ausgleichen von geleisteten Garantien:
- Anlegen einer geleisteten Bürgschaft
- Suchen Sie auf dem SAP Fiori Launchpad die App Ausgangszahlungen buchen, und wählen Sie sie aus.
- Füllen Sie alle erforderlichen Felder wie Buchungskreis, Debitor, Belegdatum usw. aus.
- Wählen Sie die Registerkarte Akonto buchen, und geben Sie die erforderlichen Daten ein.
- Um eine Bürgschaft anzulegen, markieren Sie Sonderhauptbuch und wählen Sie Gegebene Bürgschaft.
- Nachdem Sie alle Informationen eingegeben haben, prüfen Sie die Richtigkeit mit der Option Simulieren. Wenn alles gut aussieht, wählen Sie Buchen.
- Buchung einer geleisteten Bürgschaft
- Wählen Sie zunächst auf dem SAP Fiori Launchpad die App Eingangszahlungen buchen aus.
- Geben Sie die Details wie Buchungskreis, Sachkonto und Belegdatum ein.
- Navigieren Sie dann zum Abschnitt Akonto buchen, und wählen Sie Sonderhauptbuch.
- Wählen Sie Gegebene Bürgschaft.
- Wählen Sie Buchen, um die Zahlungseingabe zu bestätigen.
- Verrechnung einer geleisteten Bürgschaft
- Ist nun die Bürgschaft erfüllt (d.h. die Zahlung ist eingegangen oder die Verbindlichkeit ist abgelaufen), sollte die Bürgschaft verrechnet werden.
- Navigieren Sie auf dem SAP Fiori Launchpad zur App Debitorenposten bearbeiten.
- Suchen Sie ggf. die zuvor geleistete Garantie mithilfe von Filtern.
- Wählen Sie die Zeile mit der gemachten Bürgschaft aus, und wählen Sie dann im Menü Ausgleichen.
- Bestätigen Sie, dass alle Informationen korrekt sind, und wählen Sie Sichern.
Die Abbildung zeigt die folgenden Vorgänge:
- Der Buchungsvorgang (1) zeigt die Buchung der geleisteten Bürgschaft durch Belastung des Debitors im Debitorennebenbuch und das abweichende Abstimmkonto im Hauptbuch geleistete Bürgschaften. Das Guthaben wird auf das Konto Verrechnung geleisteter Bürgschaften gebucht.
- Der Buchungsvorgang (2) zeigt die Rücknahme der Bürgschaft durch eine Gutschrift an den Kunden im Debitorennebenbuch und das abweichende Abstimmkonto im Hauptbuch geleistete Bürgschaften. Die Belastung wird auf das Sachkonto Verrechnung geleisteter Bürgschaften gebucht.
Die oben genannte Art der Buchung wird in SAP S/4HANA Cloud als automatische Gegenbuchung (statistisch) bezeichnet. Das Geschäft wird vom System automatisch auf der Grundlage vordefinierter Konditionen generiert. Zweck dieser Art von Transaktionen ist es, statistische Informationen bereitzustellen, die die Verwaltung und Überwachung spezieller Finanzgeschäfte unterstützen können.
Diese Art von Vorgang wird als „statistisch" bezeichnet, da sie mit automatisch mit einer Ausgleichsbuchung saldiert. Der Vorgang wird jedoch auf einem separaten, abweichenden Abstimmkonto geführt.
Wenn beispielsweise ein Unternehmen einem Kunden eine Bürgschaft ausstellt, kann eine automatische Gegenbuchung verwendet werden. Diese Transaktion wird auf einem separaten Konto erfasst, nicht auf dem Standardabstimmkonto für Kreditoren oder Debitoren. Die Emission der Garantie stellt keinen tatsächlichen Zahlungsstrom dar, sondern stellt eine finanzielle Verpflichtung dar. Daher wird das Unternehmen dies in seinem Finanzsystem nachverfolgen wollen. Die statistische Buchung ermöglicht es dem Unternehmen, die Bürgschaft zu erfassen, ohne dass sich dies auf die Debitoren- oder Kreditorensalden auswirkt.
Der Eintrag liefert wertvolle Daten und Einblicke in die einzelnen Finanztransaktionen. Sie bietet Unternehmen die Möglichkeit, diese speziellen Transaktionen getrennt von ihren Standardfinanztransaktionen zu verfolgen und zu verwalten, ihre Finanzanalysefunktionen zu erweitern und sicherzustellen, dass sie einen detaillierten und genauen Finanzdatensatz pflegen. Darüber hinaus erfordern diese Arten von Transaktionen in der Regel eine spezifische Behandlung in Bezug auf geschäftliche und gesetzliche Anforderungen sowie in Bezug darauf, wie sie in der Bilanz/GuV erscheinen können.