En SAP S/4HANA Cloud, un anticipo es un pago parcial realizado por adelantado para mercancías o servicios. Se registra en el sistema como una operación en cuenta de mayor especial, separada de los procesos de ventas regulares. Esta segregación permite una mayor visibilidad del flujo de caja, ya que indica claramente qué parte del pago se realiza antes de la entrega.
Una solicitud de anticipo es un documento legal para solicitar un pago anticipado antes de la entrega de mercancías o servicios. Es una factura que desencadena un anticipo y no se basa en un pedido, sino en otras condiciones negociadas. La creación de una solicitud de anticipo no conduce a un documento contable, sino que produce un apunte estadístico en las partidas individuales de deudor/acreedor.
Los apuntes estadísticos en SAP S/4HANA Cloud son un tipo de operación en cuenta de mayor especial que actúa como entradas estadísticas. Estas entradas se utilizan con fines de referencia o de planificación para operaciones financieras futuras. En esencia, son marcadores de posición para contabilizaciones futuras que pueden producirse. A diferencia de las entradas de libro mayor reales, los apuntes estadísticos no afectan a los saldos de cuenta ni a los balances contables.
Por ejemplo, consideremos un escenario en el que envía a un cliente una solicitud de anticipo, pero el dinero real aún no se ha recibido en la cuenta de la empresa. Esto podría registrarse como un apunte estadístico. No modifica el saldo de cuenta del cliente, sino que sirve como registro de que se ha realizado una solicitud de anticipo.
Cuando se recibe el anticipo real, se hará referencia al apunte estadístico en la transacción real, lo que garantiza que la solicitud de anticipo esté conectada adecuadamente con su cumplimiento.
La creación, contabilización y compensación de anticipos y solicitudes de anticipo implica numerosos pasos específicos en el sistema SAP S/4HANA Cloud.
- Creación de una solicitud de anticipo
- En SAP Fiori Launchpad, localice y seleccione la aplicación "Crear solicitud de anticipo de deudor".
- Seleccione su sociedad, especifique la clase de documento y seleccione "Anticipo".
- Introduzca el cliente, el tipo de moneda, los datos bancarios y la vía de pago deseada.
- En "Condiciones de pago/Bloqueo de pago", seleccione las condiciones de pago personalizadas para su empresa.
- Introduzca el importe de la solicitud de anticipo y, a continuación, en el menú inferior, haga clic en "Grabar".
- Contabilización de una solicitud de anticipo
- Busque "Contabilizar anticipo de proveedor" en SAP Fiori Launchpad.
- Identifique la solicitud de anticipo por interlocutor comercial o referencia.
- Seleccione "Contabilizar anticipo", aplique la información necesaria (como sociedad, cuenta bancaria, etc.) y seleccione "Indicador de cuenta de mayor especial" para el anticipo.
- Seleccione "Ejecutar" y el sistema contabilizará el anticipo.
- Compensación de una solicitud de anticipo
- Localice la aplicación "Compensar cliente" en la rampa de lanzamiento SAP Fiori.
- Seleccione "Compensar anticipo" utilizando el interlocutor comercial o la referencia.
- Verifique todos los detalles y contabilice con el botón "Compensar anticipo".
- Creación de un anticipo
- Se aplica el mismo proceso que para crear una solicitud de anticipo. La única desviación es seleccionar "Anticipo" en lugar de "Solicitud de anticipo" en la clase de documento.
- Contabilización de un anticipo
- Vuelva a Contabilizar anticipo de deudor.
- Después de completar los detalles relevantes, seleccione "Ejecutar" para contabilizar el anticipo.
- Compensación de un anticipo
- Esto implica liquidar el anticipo frente a una factura. Cuando se crea una factura en el sistema, la función de compensación permite que la factura compense el anticipo.
- Localice y seleccione "Compensar anticipo de deudor" en SAP Fiori Launchpad.
- Introduzca el interlocutor comercial o la referencia necesarios para encontrar la factura y el anticipo.
- Seleccione "Compensar anticipo". El sistema mostrará las partidas abiertas que se deben compensar.
- Verifique los detalles y haga clic en "Compensar anticipo" para compensar la factura con el anticipo.
El procedimiento para realizar anticipos para clientes es el siguiente:
- Se requiere anticipo.
- Se recibe anticipo.
- Se emite la factura al deudor.
- El anticipo se contabiliza y se compensa con factura
- Se compensan los pagos.
Los anticipos crean contrapartidas libres. En SAP S/4HANA Cloud, hacen referencia a una transacción de tipo utilizada para gestionar transacciones extraordinarias que deben separarse de la contabilidad general de acreedores y deudores.
Normalmente, cuando se contabiliza una operación financiera, afecta a una cuenta asociada predeterminada. Sin embargo, con contrapartidas libres, la contabilización se dirige a una cuenta asociada alternativa. Esto ayuda a las empresas a realizar un seguimiento y gestionar transacciones financieras únicas por separado.
Por ejemplo, un cliente realizó un anticipo sustancial para una factura que vence en el futuro. En lugar de contabilizar el anticipo en la cuenta regular del cliente, se contabiliza como una contrapartida gratuita en una cuenta de anticipo designada. Esto permite a la empresa realizar fácilmente un seguimiento de los anticipos por separado de los pagos regulares de los clientes.
Estas entradas se caracterizan como "libres" porque no están vinculadas a condiciones específicas que las desencadenan automáticamente (a diferencia de las contrapartidas automáticas que vimos para los avales realizados). Un contable debe contabilizarlos manualmente en función de los requisitos empresariales.