Las operaciones en cuenta de mayor especial (LM) son operaciones que se consideran "especiales" porque están fuera de las operaciones comerciales estándar realizadas dentro de la contabilidad de acreedores y deudores y requieren un tratamiento especial.
Las operaciones en cuenta de mayor especiales en SAP S/4HANA Cloud le permiten gestionar estas operaciones por separado y actualizar el libro mayor de conformidad con las normas contables.
Esta es una lista detallada de sus principales categorías:
- Anticipos: son pagos parciales realizados por adelantado que representan una parte del precio de compra. SAP S/4HANA Cloud permite gestionar y realizar un seguimiento de dichos pagos.
- Letra de cambio: Son acuerdos vinculantes entre dos partes, un deudor y un acreedor, donde el deudor acuerda pagar una determinada cantidad al acreedor en una fecha futura.
- Garantías y cartas de crédito: Son garantías de pago a un vendedor de un tercero en el caso de que el comprador incumpla.
- Facturas de reserva: se utilizan cuando las mercancías o los servicios se reciben antes de la factura. Por lo tanto, la empresa necesita reservar una cantidad aproximada, que luego se puede ajustar cuando se conoce el costo exacto.
- Depósitos de garantía: Son pagos realizados para garantizar la entrega futura de bienes o servicios, o para cubrir posibles daños. Se pueden gestionar mediante operaciones en cuenta de mayor especiales.
En general, las operaciones en cuenta de mayor especiales en SAP S/4HANA están diseñadas para gestionar transacciones no estándar de forma eficaz, lo que garantiza que estas transacciones se reflejen con precisión en el libro mayor, cumplan con los estándares de contabilidad y sean compatibles con los informes legales y de gestión.
Nos centraremos en dos tipos principales de operaciones en cuenta de mayor especiales: las garantías realizadas y el procesamiento de anticipos. Estas operaciones especiales se registran y gestionan por separado en el libro mayor, lo que garantiza la precisión, el cumplimiento de los estándares contables y el soporte para la generación de informes tanto legales como de gestión.
Importancia de las operaciones en cuenta de mayor especiales en SAP S/4HANA Cloud:
- Flexibilidad: las operaciones en cuenta de mayor especiales proporcionan una flexibilidad vital en la gestión de transacciones financieras no estándar.
- Cumplimiento: ayudan a garantizar que las empresas mantengan el cumplimiento regulatorio, particularmente en aspectos de informes financieros.
- Transparencia: Proporcionan la transparencia necesaria para las cuentas internas de gestión y los informes financieros externos al separar las transacciones no rutinarias de las que se producen habitualmente.
- Eficiencia: facilitan informes financieros y auditorías más eficientes, ya que los auditores pueden identificar rápidamente las transacciones no estándar.
- Cumplimiento estándar de contabilidad: ayudan a mantener el cumplimiento de los estándares contables garantizando que todas las transacciones, independientemente de su naturaleza o frecuencia, se registren, valoren y presenten con precisión.
En SAP S/4HANA Cloud, las cuentas asociadas alternativas, también conocidas como operaciones en cuenta de mayor especiales, se utilizan para gestionar operaciones contables que son independientes de las operaciones normales de deudores y acreedores y actualizar diferentes cuentas de mayor que la cuenta asociada principal de cliente/proveedor definida en el registro maestro de interlocutor comercial.
Estas transacciones requieren una gestión especial debido a obligaciones fiscales o para facilitar la generación de informes y el control. Por lo tanto, las operaciones en cuenta de mayor especiales se asignan a cuentas asociadas separadas, también conocidas como cuentas asociadas alternativas, dentro del libro mayor.
Por ejemplo, los anticipos recibidos o realizados no son documentos de compras o ventas integrales, por lo que se gestionan por separado con operaciones en cuenta de mayor especiales.
Así es como funciona: cuando se contabiliza una operación en cuenta de mayor especial, se le asigna una cuenta asociada alternativa, en lugar de la cuenta de mayor principal de deudores o acreedores. Esto permite que cada tipo de transacción de cuenta de mayor especial se evalúe fácilmente mediante la determinación de cuentas y se evalúe con fines de generación de informes o reconciliación.
Beneficios de las cuentas asociadas alternativas:
- mejora la visibilidad de transacciones especiales en documentos financieros e informes analíticos.
- permiten a los usuarios controlar los procesos de negocio de manera más eficiente.
- simplifican el proceso de conciliación que garantiza el cumplimiento y la precisión en la contabilidad financiera.