Dans SAP S/4HANA Cloud, un acompte est un paiement partiel effectué à l'avance pour des marchandises ou des services. Elle est enregistrée dans le système en tant qu'opération sur compte général spécial, distincte des processus de vente habituels. Cette séparation offre une meilleure visibilité sur le flux de trésorerie car elle indique clairement quelle partie du paiement est effectuée avant la livraison.
Une demande d'acompte est un document juridique permettant de demander un paiement anticipé avant la livraison de marchandises ou de services. Il s'agit d'une facture qui déclenche un acompte et qui n'est pas basée sur une commande d'achat, mais sur d'autres conditions négociées. La création d'une demande de versement d'un acompte n'entraîne pas la création d'une pièce comptable, mais génère un poste pour mémoire dans les postes individuels client/fournisseur.
Les postes pour mémoire dans SAP S/4HANA Cloud sont un type d'opération sur compte général spécial qui sert d'écritures statistiques. Ces entrées sont utilisées à des fins de référence ou de planification pour les transactions financières futures. Il s'agit essentiellement de caractères génériques pour les écritures futures qui peuvent survenir. Contrairement aux écritures au grand livre réelles, les postes pour mémoire n'affectent pas les soldes des comptes ni le bilan/compte de résultat.
Prenons l'exemple d'un scénario dans lequel vous envoyez à un client une demande d'acompte, mais où l'argent réel n'a pas encore été reçu dans le compte de la société. Il peut être enregistré en tant que poste pour mémoire. Il ne modifie pas la situation du compte du client, mais sert d'enregistrement pour indiquer qu'une demande d'acompte a été effectuée.
Lorsque l'acompte réel est reçu, le poste pour mémoire est référencé dans la transaction réelle, ce qui garantit que la demande d'acompte est correctement liée à sa réalisation.
La création, la comptabilisation et le rapprochement des acomptes et des demandes d'acompte impliquent de nombreuses étapes spécifiques dans le système SAP S/4HANA Cloud.
- Création d'une demande d'acompte
- Dans la barre de lancement SAP Fiori, recherchez et sélectionnez l'application Création de demande d'acompte client.
- Sélectionnez votre société, indiquez le type de pièce et sélectionnez "Acompte".
- Saisissez le client, le type de devise, les coordonnées bancaires et le mode de paiement souhaité.
- Sous "Conditions de paiement/Blocage du paiement", sélectionnez les conditions de paiement personnalisées pour votre entreprise.
- Saisissez le montant de la demande de versement d'un acompte, puis, dans le menu du bas, cliquez sur Sauvegarder.
- Enregistrement d'une demande d'acompte
- Recherchez "Comptabilisation d'acompte fournisseur" dans la barre de lancement SAP Fiori.
- Identifiez la demande d'acompte par le partenaire ou la référence.
- Sélectionnez "Comptabiliser acompte", appliquez les informations nécessaires (comme la société, le compte bancaire, etc.) et sélectionnez "Code compte général spécial" pour l'acompte.
- Sélectionnez "Exécuter" pour que le système comptabilise l'acompte.
- Rapprochement d'une demande d'acompte
- Recherchez l'application "Rapprocher client" dans la barre de lancement SAP Fiori.
- Sélectionnez "Rapprocher acompte" à l'aide du partenaire ou de la référence.
- Vérifiez tous les détails et comptabilisez à l'aide du bouton "Rapprocher acompte".
- Création d'un acompte
- Le même processus que la création d'une demande d'acompte s'applique. Le seul écart consiste à sélectionner "Acompte" au lieu de "Demande d'acompte" sous le type de pièce.
- Enregistrement d'un acompte
- Revenez à "Comptabiliser acompte client".
- Après avoir renseigné les détails pertinents, sélectionnez "Exécuter" pour comptabiliser l'acompte.
- Rapprochement d'un acompte
- Il s'agit d'imputer l'acompte sur une facture. Lorsqu'une facture est créée dans le système, la fonction de rapprochement permet à la facture de compenser l'acompte.
- Recherchez et sélectionnez Rapprocher acompte client dans la barre de lancement SAP Fiori.
- Saisissez le partenaire ou la référence nécessaire pour rechercher la facture et l'acompte.
- Sélectionnez "Rapprocher acompte". Le système affiche les postes non soldés à rapprocher.
- Vérifiez les détails et cliquez sur "Rapprocher acompte" pour compenser la facture par rapport à l'acompte.
La procédure de versement d'acomptes pour les clients est la suivante :
- L’acompte est demandé.
- L’acompte est reçu.
- Le client est facturé.
- L’acompte est comptabilisé et rapproché avec facture.
- Les paiements sont rapprochés.
Les acomptes créent des écritures de contrepartie libres. Dans SAP S/4HANA Cloud, elles font référence à une transaction de type utilisée pour gérer les transactions exceptionnelles qui doivent être séparées de la comptabilité fournisseurs et clients générale.
En règle générale, lorsqu'une transaction financière est comptabilisée, elle a un impact sur un compte collectif par défaut. Cependant, avec des écritures de contrepartie libres, l'écriture est dirigée vers un compte collectif alternatif. Cela permet aux entreprises de suivre et de gérer séparément les transactions financières uniques.
Par exemple, un client a versé un acompte important pour une facture échue dans le futur. Au lieu de comptabiliser l'acompte sur le compte courant du client, il est comptabilisé en tant qu'écriture de contrepartie libre sur un compte d'acompte désigné. Cela permet à l'entreprise de suivre facilement les acomptes séparément des paiements clients réguliers.
Ces entrées sont caractérisées comme "libres" car elles ne sont pas liées à des conditions spécifiques qui les déclenchent automatiquement (contrairement aux écritures automatiques de contrepartie que nous avons vues pour les garanties accordées). Ils doivent être comptabilisés manuellement par un comptable en fonction des exigences de gestion.