Les garanties accordées constituent un aspect important des opérations sur compte général spécial dans SAP S/4HANA Cloud qui traitent des garanties financières fournies par une entreprise. Une garantie faite fait référence à une déclaration d'une entreprise à une autre partie qu'elle satisfera à des obligations spécifiques telles que le paiement d'une dette ou la livraison d'un service. Par exemple, si la société A facture la société B pour des services et que la société B ne paie pas, la société A peut faire appel à la garantie offerte par un tiers comme une banque (le garant).
La gestion de ces garanties dans le système de comptabilité financière est essentielle pour les entreprises car elles représentent un passif. S'il n'est pas traité correctement, cela peut entraîner des inexactitudes dans le reporting financier et le bilan.
Vous trouverez ci-dessous un guide étape par étape complet pour la création, la comptabilisation et le rapprochement des cautions accordées :
- Création d'une caution accordée
- Dans la barre de lancement SAP Fiori, recherchez et sélectionnez l’application Comptabiliser décaissements.
- Renseignez toutes les zones nécessaires telles que la société, le client, la date de la pièce, etc.
- Sélectionnez l'onglet Comptabiliser sur compte et saisissez les données requises.
- Pour créer une caution, sélectionnez Compte général spécial, puis Caution accordée.
- Une fois toutes les informations saisies, vérifiez l'exactitude à l'aide de l'option Simuler. Si tout vous semble correct, sélectionnez Enregistrer.
- Enregistrement d'une caution accordée
- Commencez par sélectionner l'application Comptabilisation des encaissements dans la barre de lancement SAP Fiori.
- Renseignez les détails tels que la société, le compte général et la date de la pièce.
- Accédez ensuite à la section Comptabiliser sur compte et sélectionnez Compte général spécial.
- Sélectionnez Caution accordée.
- Sélectionnez Comptabiliser pour confirmer l'entrée de paiement.
- Rapprochement d'une caution accordée
- Si la garantie est remplie (c'est-à-dire que le paiement a été reçu ou que la responsabilité a expiré), la garantie doit être rapprochée.
- Accédez à l'application Gestion de postes client dans la barre de lancement SAP Fiori.
- Recherchez la garantie accordée précédemment à l'aide de filtres, si nécessaire.
- Sélectionnez le poste individuel de garantie accordée, puis sélectionnez Rapprocher dans le menu.
- Confirmez que toutes les informations sont correctes et cliquez sur Enregistrer.
La figure illustre les opérations suivantes :
- L'opération comptable (1) affiche la comptabilisation de la caution accordée en débitant le client dans le livre auxiliaire client et le compte collectif alternatif Cautions accordées dans le grand livre. Le crédit est comptabilisé sur le compte Rapprochement des cautions accordées.
- L'opération comptable (2) affiche l'annulation de la caution accordée en créditant le client dans le livre auxiliaire client et le compte collectif alternatif Cautions accordées dans le grand livre. Le débit est comptabilisé sur le compte général Rapprochement des cautions accordées.
Le type d'écriture ci-dessus est appelé écriture automatique de contrepartie (statistique) dans SAP S/4HANA Cloud. La transaction est automatiquement générée par le système sur la base de conditions prédéfinies. L'objectif de ce type de transaction est de fournir des informations statistiques qui peuvent prendre en charge la gestion et le suivi de transactions financières spéciales.
Ce type d'opération est appelé "statistique" car il s'équilibre automatiquement avec une écriture de rapprochement. Cependant, la transaction est enregistrée dans un compte collectif alternatif distinct.
Par exemple, lorsqu'une société émet une caution pour un client, une opération Écriture automatique de contrepartie peut être utilisée. Cette transaction est enregistrée dans un compte distinct, et non dans le compte collectif de la comptabilité fournisseurs ou clients standard. L'émission de la garantie ne représente pas un flux de trésorerie réel, mais un engagement financier. Par conséquent, l'entreprise voudra en assurer le suivi dans son système financier. L'écriture statistique permet à l'entreprise d'enregistrer la caution sans affecter les soldes des comptes clients ou fournisseurs.
L'entrée fournit des données et des informations précieuses sur les transactions financières uniques. Elle offre aux entreprises un moyen de suivre et de gérer ces transactions spéciales séparément de leurs transactions financières standard, en améliorant leurs capacités d'analyse financière et en s'assurant qu'elles conservent un bilan financier détaillé et précis. En outre, ces types de transactions nécessitent généralement un traitement spécifique en termes d'exigences commerciales et légales, ainsi que la manière dont elles peuvent apparaître dans les états financiers.