Dans SAP S/4HANA Cloud, l'intégration de l'Administration des ventes (SD) et de la Finance (FI) via des opérations sur compte général spécial permet de rationaliser les processus et d'améliorer l'efficacité opérationnelle.
Voici comment elles s'intègrent aux opérations sur compte général spécial :
- Création d'une commande client : lorsqu'une commande client est créée via la composante SD, un compte général associé est généré automatiquement dans le module FI. Il s'agit d'une responsabilité envers la société, ce qui signifie que des marchandises ou des services ont été commandés.
- Demande d'acompte : pour garantir la livraison, une demande d'acompte est créée dans le module FI. Il apparaît automatiquement dans le module SD, ce qui permet au service Comptabilité de suivre ces transactions.
- Comptabilisation de l'acompte : lorsque l'acompte est versé par le client, il est enregistré dans le module FI. Le module SD est mis à jour en temps réel pour refléter le paiement partiel reçu, ce qui réduit la responsabilité.
- Réalisation et facturation : une fois les marchandises ou les services livrés, une facture est créée dans le module SD, qui enregistre une mise à jour dans le module FI pour réduire l'acompte et mettre à jour le compte de produits.
- Compensation de l'acompte : enfin, lorsque le paiement restant est reçu du client et que la facture est rapprochée, l'acompte dans le module FI est entièrement rapproché.
En intégrant SD et FI via des opérations sur compte général spécial, les entreprises peuvent garantir la transparence et l'exactitude, réduire la redondance et s'assurer que toutes les transactions sont correctement suivies et gérées dans le grand livre. Cela favorise un environnement où les transactions sont reflétées avec précision, sont conformes aux normes comptables et prennent en charge à la fois le reporting de gestion et le reporting légal.
En règle générale, vous organisez des acomptes avec le client lorsque vous traitez des constructions industrielles ou des biens d'équipement. Des acomptes sont déjà créés dans la commande client. À la date d'échéance correspondante, vous envoyez une demande d'acompte (document de facturation dans l'Administration des ventes) au client.
La demande d'acompte dans l'Administration des ventes est automatiquement enregistrée dans la Comptabilité financière en tant que demande d'acompte (comptabilisée en tant que poste pour mémoire). Le poste a un code compte général spécial F, qui garantit que l'écriture est statistique. L'écriture est passée sur un compte collectif différent, ce qui vous permet de différencier les demandes d'acompte des autres créances.
Lors de la comptabilisation d'un encaissement pour un acompte, l'acompte est affecté à la demande d'acompte. Le montant payé comme acompte est également affecté au compte de commande client. Le poste a le code compte général spécial A.
Lors du traitement des factures partielles ou finales, les acomptes versés sont transférés en tant qu'acomptes à rapprocher. Dans FI, les acomptes sont déduits du compte collectif spécial et saisis dans le compte collectif standard. Les acomptes à rapprocher apparaissent alors en tant que postes non soldés pour le client et réduisent le total des créances.
Le traitement des acomptes est exécuté à l'aide de la fonction de calendrier de facturation.
Vous pouvez enregistrer un ou plusieurs accords d'acompte comme date dans un calendrier de facturation.
Vous pouvez saisir la valeur de l'acompte convenu sous forme de montant fixe ou de pourcentage de la valeur du poste.
Le pilotage s'effectue via les catégories de dates et les règles de facturation, par exemple :
- Règle de facturation 4 - Acompte pour la facturation partielle en pourcentage.
- Règle de facturation 5 - Acompte pour la facturation partielle en valeur.
Dès que la date de facturation (dans le calendrier de facturation) de l'acompte est atteinte, le système crée une facture pour acompte et l'envoie au client. Vous utilisez le type de document de facturation FAZ pour créer l'acompte.
Vous pouvez créer cette demande d'acompte comme suit :
- Automatiquement via le traitement de l'échéancier de factures dans une opération groupée.
- Explicitement en indiquant le numéro de commande via l'application Création de document de facturation.
La taxe est déterminée et affichée automatiquement lors de la création de la demande d'acompte. La demande d'acompte dans la comptabilité financière est créée automatiquement à partir de la demande d'acompte dans l'Administration des ventes. Vous pouvez afficher les demandes d'acompte créées dans l'Administration des ventes et la Comptabilité financière via le flux de documents dans la commande client.
Lorsqu'une demande de versement d'un acompte est imputée, le code compte général spécial A affiche l'encaissement dans la comptabilité financière en tant qu'acompte par comptabilisation. Vous pouvez sélectionner un encaissement parmi les demandes en cours et cliquer sur le bouton Créer acomptes pour l'affecter à un processus.
Dans les postes non soldés de la comptabilité clients, vous pouvez afficher les acomptes à l'aide du code compte général spécial A.
La demande d'acompte est définie sur Rapproché dans le flux de documents de la commande client.
Il s'agit du diagramme de processus pour l'élément de périmètre BKJ, Gestion des commandes clients avec acompte client.
Les principales étapes et applications utilisées dans le processus sont les suivantes :
- L'étape Créer commande client confirme l'intention du client de commander des marchandises et lance le processus.
- L'étape Modifier commande client supprime le blocage de la facture pour l'acompte.
- L'étape Créer demande d'acompte débite le compte client pour l'acompte.
- L'étape Comptabiliser un acompte enregistre le paiement client du montant de l'acompte.
- L'étape Créer livraison lance l'expédition des marchandises.
- L'étape Exécuter prélèvement exécute le prélèvement des marchandises dans le magasin et leur préparation pour l'expédition.
- L'étape Enregistrer sortie de marchandises confirme l'expédition des marchandises.
- L'étape Modifier commande client supprime le blocage de la facture pour la facture finale.
- L'étape Créer document de facturation envoie la facture finale au client.