Les opérations sur compte général spécial sont des opérations considérées comme « spéciales » car elles ne correspondent pas aux transactions commerciales standard effectuées dans la comptabilité fournisseurs et la comptabilité clients et nécessitent un traitement spécial.
Les opérations sur compte général spécial dans SAP S/4HANA Cloud vous permettent de gérer ces opérations séparément et de mettre à jour le grand livre conformément aux normes comptables.
Voici une liste détaillée de leurs principales catégories:
- Acomptes : il s'agit de paiements partiels effectués à l'avance qui représentent une partie du prix d'achat. SAP S/4HANA Cloud permet de gérer et de suivre ces paiements.
- Effet de commerce : il s'agit d'accords contraignants entre deux parties, un débiteur et un créancier, lorsque le débiteur accepte de payer un certain montant au créancier à une date ultérieure.
- Garanties et lettres de crédit : Il s'agit d'assurances de paiement à un vendeur d'un tiers en cas de défaut de paiement de l'acheteur.
- Factures de pré-paiement : elles sont utilisées lorsque des marchandises ou des services sont reçus avant la facture. Ainsi, la société doit réserver un montant approximatif, qui peut être ajusté ultérieurement lorsque le coût exact est connu.
- Dépôts de garantie : il s'agit de paiements effectués pour garantir la livraison future de biens ou de services, ou pour couvrir des dommages potentiels. Celles-ci peuvent être gérées via des opérations sur compte général spécial.
Globalement, les opérations sur compte général spécial dans SAP S/4HANA sont conçues pour gérer efficacement les transactions non standard, en s'assurant que ces transactions sont correctement reflétées dans le grand livre, qu'elles sont conformes aux normes comptables et qu'elles prennent en charge le reporting de gestion et le reporting légal.
Nous allons nous concentrer sur deux principaux types d'opérations sur compte général spécial : les garanties accordées et le traitement des acomptes. Ces transactions spéciales sont enregistrées et gérées séparément dans le grand livre, ce qui garantit l'exactitude, la conformité aux normes comptables et la prise en charge du reporting légal et du reporting de gestion.
Importance des opérations sur compte général spécial dans SAP S/4HANA Cloud :
- Flexibilité : les opérations sur compte général spécial offrent une flexibilité vitale dans la gestion des transactions financières non standard.
- Conformité : elles aident les entreprises à respecter la conformité réglementaire, en particulier en ce qui concerne les aspects du reporting financier.
- Transparence: elles assurent la transparence nécessaire pour les comptes de gestion internes et les rapports financiers externes en séparant les transactions non routinières des transactions courantes.
- Efficacité: ils facilitent l'efficacité de l'information financière et de l'audit, car les auditeurs peuvent identifier rapidement les transactions non standard.
- Conformité à la norme comptable : ils prennent en charge le maintien de la conformité aux normes comptables en garantissant que toutes les transactions, quelle que soit leur nature ou leur fréquence, sont correctement enregistrées, valorisées et présentées.
Dans SAP S/4HANA Cloud, les comptes collectifs alternatifs, également appelés opérations sur compte général spécial, sont utilisés pour gérer les opérations comptables qui sont distinctes des opérations normales de la comptabilité clients et fournisseurs et mettre à jour différents comptes généraux que le compte collectif client/fournisseur principal a définis dans la fiche partenaire.
Ces transactions nécessitent une gestion spéciale en raison d'obligations fiscales ou pour faciliter le reporting et le contrôle. Par conséquent, les opérations sur compte général spécial sont affectées à des comptes collectifs distincts, également appelés comptes collectifs alternatifs, dans le grand livre.
Par exemple, les acomptes reçus ou versés ne sont pas des documents de vente ou d'achat complets. Ils sont donc gérés séparément avec des opérations sur compte général spécial.
Voici comment cela fonctionne : lorsqu'une opération sur compte général spécial est comptabilisée, un compte collectif alternatif lui est affecté, au lieu du compte général principal de la comptabilité clients ou fournisseurs. Cela permet d'évaluer facilement chaque type d'opération sur compte général spécial via la détermination des comptes et de l'évaluer à des fins de reporting ou de rapprochement.
Avantages des comptes collectifs alternatifs :
- ils améliorent la visibilité des transactions spéciales dans les documents comptables et les rapports analytiques.
- ils permettent aux utilisateurs de contrôler les processus de gestion plus efficacement.
- ils simplifient le processus de rapprochement pour garantir la conformité et l'exactitude de la comptabilité financière.