Definição de procedimentos de advertência e definição de níveis

Alguns campos são preenchidos automaticamente copiando o procedimento de advertência. Carla deve garantir que os campos sejam preenchidos corretamente de acordo com nossos requisitos. Ela discute as opções de contratação com seu colega, Stefanos. Carla anota as configurações e as insere mais tarde no procedimento de advertência 1003.

Stefanos explica quando as contas são incluídas na emissão de advertências.

A seleção de contas é a primeira etapa da emissão de advertências. O programa verifica todas as contas utilizando os critérios inseridos nos parâmetros. Para ser considerada na emissão de advertências, a conta precisa cumprir estes critérios:

• Um procedimento de advertência deve ser inserido nos dados mestre.
• A data da última emissão de advertências da conta deve ser anterior à data do intervalo de advertência do procedimento de advertência. Se as contas cumprirem esses critérios, o sistema as incluirá na emissão de advertências. Caso contrário, o sistema as ignorará.

Para cada procedimento de advertência, determine o intervalo de advertência e, consequentemente, a frequência de realização das advertências. Este é o número mínimo de dias que devem transcorrer após a emissão de advertências, antes que uma conta possa ser advertida novamente. Insira o Intervalo de advertência em dias em que as contas alocadas podem ser advertidas novamente.

O programa de advertência grava a data da última emissão de advertências no registro mestre do parceiro de negócios do cliente nos dados da empresa na ficha de registro Dados de advertência.

Para cada emissão de advertências, o sistema verifica se a data de execução no app Criar advertências é pelo menos este número de dias após a data da última emissão de advertências. Se o intervalo de advertência necessário não tiver passado, a conta não é advertida, mesmo que a conta contenha partidas em atraso ou o nível de advertência tenha sido modificado.

A última emissão de advertências pode ser eliminada no registro mestre e na partida individual.

A data Executar em não precisa ser a data em que o sistema executa o programa.

A cada partida a ser advertida é atribuído um nível de advertência, de acordo com o número de dias de atraso da partida. Cada procedimento de advertência contém até nove níveis de advertência. O texto da advertência é, em geral, influenciado pelo nível de advertência. Quanto mais alto for o nível de advertência, mais rígida será a formulação do texto de advertência.

No caso das notas de crédito relacionadas às faturas, o sistema usa o nível de advertência da fatura. O nível de advertência só pode ser aumentado por um, de um nível de advertência para outro. Por isso, você não pode ignorar nenhum nível de advertência.

Insira o nível de advertência mais alto associado a este procedimento de advertência.

Em seguida, vejamos os dias de atraso.

Para que uma partida em aberto seja advertida, ela deve ter uma data de vencimento para o pagamento líquido. Uma fatura recebe a data de vencimento líquido por meio da condição de pagamento. A data de vencimento para o pagamento líquido é o dia até o qual o item deve ser pago. Uma partida em aberto não é advertida até que seja atribuída a um nível de advertência.

O número de dias de atraso em relação à data de vencimento líquido determina o nível de advertência da partida.

Consulte o vídeo para saber mais sobre os dias em atraso e os períodos de carência da partida individual.

Suponhamos que temos quatro níveis de advertência, não são concedidos dias de tolerância e os dias de atraso do nível de advertência 1 são 7 dias.

Todas as partidas com um dia de atraso são impressas na carta de advertência (nível de advertência 0). As partidas com sete dias de atraso recebem o nível de advertência 1.

O nível de advertência 2 é atingido após mais sete dias de atraso, por isso armazenamos o total de dias de atraso 14. O nível de advertência 3 é atingido após mais sete dias, por isso definimos 21 no nível de advertência 3. O nível de advertência 4 é atingido após mais sete dias, por isso definimos 28 no nível de advertência 4.

Por exemplo, digamos que concedemos dois dias de tolerância para itens de linha.

Todas as partidas com 3 dias de atraso são incluídas na carta de advertência com nível de advertência 0, as partidas com 7 dias de atraso recebem o nível de advertência 1.

Você também pode inserir um valor negativo nos dias de atraso: nesse caso, uma partida pode receber esse nível de advertência antes da data de vencimento.

Os dias de tolerância no procedimento de advertência devem ser inferiores aos dias de atraso definidos para o primeiro nível de advertência, de modo que uma partida seja considerada durante a advertência. Isto é particularmente importante caso o nível de advertência deva ser acionado para dias de atraso negativos. Então, os dias de graça também devem ser negativos.

Vejamos um exemplo do sistema que Carla usa

Em detalhe, você pode ver para cada um dos itens:

• A partida 1 está em atraso e atingiu os dias de atraso para o nível de advertência 1.
• A partida 2 está em atraso, mas está dentro dos dias de tolerância; por isso, a partida não é advertida.
• A partida 3 recebe o nível de advertência 0, a partida está em atraso entre os dias de tolerância e os dias de atraso do primeiro nível de advertência.
• A partida 4 está em atraso e atingiu os dias de atraso para o nível de advertência 1.

Os dias de tolerância não são considerados no cálculo dos dias de atraso.

Stefanos explica a Carla: "Você só pode advertir a conta se pelo menos um item atingir o número mínimo permitido de dias de atraso para a conta".

Na figura, as condições para advertência de conta são as seguintes:

• A partida 1 está em atraso e deve ser advertida, mas o número mínimo de dias de atraso não foi atingido.
• A partida 2 está em atraso, mas ainda está no período de carência
• A partida 3 está em atraso e deve ser advertida, mas o número mínimo de dias de atraso não foi atingido.
• A partida 4 está em atraso e o número mínimo de dias de atraso (conta) foi atingido

Isso significa que as partidas em aberto 1, 3 e 4 são advertidas. A partida 2 não é advertida porque ainda está dentro do período de carência da partida individual.

Consulte o vídeo para saber mais sobre o mínimo de dias de atraso para a conta.

Depois de definir os dias de atraso para cada nível de advertência, esclarecemos a impressão dos juros na advertência.

Vamos começar com uma captura de tela mostrando um exemplo de Atualizar procedimento de advertência: níveis de advertência.

Você pode indicar que os juros devem ser calculados para cada nível de advertência. Os juros de mora não são lançados como débito, só são impressos na carta de advertência.

Quando o código Imprimir todas as partidas é selecionado, você pode determinar que todas as outras partidas em aberto também sejam impressas na advertência, além das partidas advertidas. Isso fornece ao cliente/fornecedor uma síntese de todo o saldo da conta.

O código Imprimir todas as partidas não tem efeito se forem criadas advertências separadas para cada nível de advertência em uma empresa.

Em caso afirmativo, as partidas em aberto que ainda não estão vencidas não podem ser atribuídas corretamente a uma advertência.

Você pode definir a Advertência por nível no app Atividades de implementação em SAP Business Configuration → Gerenciamento de contas a pagar e a receber → Administração de partidas em aberto → Advertência → Definir seus procedimentos de advertência → Administrar controle de advertência para empresas.

Ao contrário da advertência padrão na qual todas as partidas em todos os níveis de advertência são advertidas com uma advertência e o nível de advertência mais alto que ocorre determina o texto de advertência, quando a advertência por nível de advertência é produzida uma advertência separada por nível de advertência com um texto de acompanhamento diferente em cada caso. O cliente pode receber várias advertências de uma emissão de advertências.

Depois de determinados os dados de advertência, o sistema verifica se o processo de advertência é necessário. Normalmente não é necessário enviar uma advertência se os dados de advertência não tiverem sido modificados desde a última emissão de advertências. O sistema só advertirá uma conta se ela cumprir uma das seguintes condições:

• Os dados de advertência foram modificados desde a última emissão de advertências.
  • Pelo menos uma partida atingiu outro nível de advertência.
  • Uma nova partida foi incluída na advertência,
  • O nível de advertência da conta foi modificado.
• O código Sempre advertência está selecionado para o nível de advertência.

Esta opção é geralmente selecionada para o último nível de advertência e para lembretes de pagamento (procedimentos de advertência que abrangem apenas um nível de advertência).

Para inserir um prazo de pagamento para partidas em atraso na advertência, você pode especificar aqui o número de dias. Esses dias serão acrescentados à data da emissão de advertências, e o sistema criará o prazo de pagamento, que poderá ser impresso na advertência.

Se um processo judicial de advertência tiver sido inserido no registro mestre do cliente/fornecedor, normalmente, uma outra advertência só será enviada quando ocorrerem outros movimentos de conta. Caso deseje enviar uma advertência embora nenhum outro movimento tenha ocorrido, selecione este código.

O sistema não envia qualquer advertência a um cliente com procedimento judicial de advertência, mesmo que os dados de advertência tenham sido modificados. Não faz sentido enviar uma carta de advertência a um cliente que não respondeu a qualquer advertência anterior. Se o sistema advertir uma conta de acordo com um dos critérios, ele imprimirá uma nota interna em um formulário especial e a enviará ao departamento jurídico. Para evitar que partidas em aberto lançadas antes do início do processo judicial de advertência sejam ignoradas, o código Advertir sempre no procedimento judicial de advertência deve ser selecionado.