Mahnverfahren definieren und Ebenen definieren

Einige Felder werden durch Kopieren des Mahnverfahrens automatisch gefüllt. Carla muss sicherstellen, dass die Felder gemäß unseren Anforderungen korrekt gefüllt werden. Sie bespricht die Einstellungsmöglichkeiten mit ihrem Kollegen Stefanos. Carla merkt sich die Einstellungen und trägt sie später in das Mahnverfahren 1003 ein.

Stefanos erläutert, wann die Konten im Mahnlauf berücksichtigt werden.

Der erste Schritt im Mahnlauf ist die Kontenauswahl. Das Programm prüft alle Konten anhand der bei der Erfassung eingegebenen Parameterkriterien. Damit die Konten im Mahnlauf berücksichtigt werden, müssen sie folgende Kriterien erfüllen:

• Ein Mahnverfahren wird in die Stammdaten eingetragen.
• Das Datum des letzten Mahnlaufs für das Konto liegt vor dem Datum, das durch das Mahnintervall festgelegt ist. Wenn die Konten diese Kriterien erfüllen, werden sie vom System im Mahnlauf berücksichtigt. Andernfalls werden sie vom System ignoriert.

Für jedes Mahnverfahren legen Sie den Mahnabstand und damit die Häufigkeit der Mahnungen fest. Dies ist die Mindestanzahl von Tagen, die nach einem Mahnlauf verstreichen müssen, bevor ein Konto erneut angemahnt werden kann. Geben Sie das Mahnintervall in Tagen ein, nach dem die zugeordneten Konten erneut gemahnt werden können.

Das Mahnprogramm speichert das Datum des letzten Mahnlaufs im Geschäftspartnerstammsatz des Debitors in den Buchungskreisdaten auf der Registerkarte Mahndaten.

Für jeden Mahnlauf prüft das System, ob das Datum Lauf am in der App Mahnungen anlegen mindestens diese Anzahl von Tagen nach dem Datum des letzten Mahnlaufs liegt. Wenn das erforderliche Mahnintervall nicht überschritten ist, wird das Konto nicht gemahnt, auch wenn das Konto überfällige Posten enthält oder sich die Mahnstufe geändert hat.

Der letzte Mahnlauf kann sowohl im Stammsatz als auch im Einzelposten gelöscht werden.

Das Datum Lauf am muss nicht das Datum sein, an dem das System das Programm ausführt.

Jedem Posten, für den eine Mahnung erstellt werden muss, wird eine Mahnstufe gemäß der Anzahl der Tage zugeordnet, mit denen der Posten in Verzug ist. Jedes Mahnverfahren umfasst bis zu neun Mahnstufen. Der Inhalt des Mahnschreibens hängt normalerweise von der Mahnstufe ab. Je höher die Mahnstufe, desto schärfer die Formulierung des Mahntextes.

Bei rechnungsbezogenen Gutschriften verwendet das System die Mahnstufe der Rechnung. Die Mahnstufe kann nur um eine Mahnstufe von einer Mahnstufe auf eine andere erhöht werden. Daher können Sie keine Mahnstufen überspringen.

Geben Sie die höchste Mahnstufe dieses Mahnverfahrens an.

Schauen wir uns als Nächstes die Verzugstage an.

Damit ein offener Posten gemahnt werden kann, muss er ein Nettofälligkeitsdatum haben. Eine Rechnung erhält das Nettofälligkeitsdatum über die Zahlungsbedingung. Das Nettofälligkeitsdatum ist der Tag, bis zu dem der Posten bezahlt werden muss. Ein offener Posten wird erst gemahnt, wenn er einer Mahnstufe zugeordnet ist.

Die Anzahl der Verzugstage im Verhältnis zur Nettofälligkeit bestimmt die Mahnstufe des Postens.

Im Video erfahren Sie mehr über die Verzugstage und Kulanzfristen für Einzelposten.

Angenommen, wir haben vier Mahnstufen, es werden keine Kulanztage gewährt, und die Verzugstage der Mahnstufe 1 betragen 7 Tage.

Alle Posten, die einen Tag im Verzug sind, werden auf das Mahnschreiben gedruckt (Mahnstufe 0). Die Posten, die sieben Verzugstage betragen, erhalten die Mahnstufe 1.

Mahnstufe 2 ist nach weiteren sieben Verzugstagen erreicht, daher speichern wir die Summe an Verzugstagen 14. Mahnstufe 3 wird nach weiteren sieben Tagen erreicht, daher definieren wir 21 unter Mahnstufe 3. Mahnstufe 4 wird nach weiteren sieben Tagen erreicht, daher definieren wir 28 unter Mahnstufe 4.

Angenommen, wir gewähren zwei Kulanztage für Einzelposten.

Alle Posten, die 3 Verzugstage betragen, werden in das Mahnschreiben mit Mahnstufe 0 aufgenommen, die Posten, die 7 Verzugstage sind, erhalten die Mahnstufe 1.

Sie können auch einen negativen Wert in den Verzugstagen eingeben: In diesem Fall kann ein Posten diese Mahnstufe vor dem Fälligkeitsdatum erhalten.

Die Kulanztage im Mahnverfahren müssen kleiner sein als die für die erste Mahnstufe definierten Verzugstage, damit ein Posten beim Mahnen berücksichtigt wird. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn die Mahnstufe bei negativen Verzugstagen ausgelöst werden soll. Dann müssen auch die Kulanztage negativ sein.

Sehen wir uns ein Beispiel aus dem System an, das Carla verwendet

Im Detail sehen Sie für jede der Positionen Folgendes:

• Posten 1 ist überfällig und hat die Verzugstage für Mahnstufe 1 erreicht.
• Posten 2 ist überfällig, liegt aber innerhalb der Kulanztage, sodass der Posten nicht gemahnt wird.
• Posten 3 erhält Mahnstufe 0, der Posten ist zwischen den Kulanztagen und den Verzugstagen der ersten Mahnstufe im Verzug.
• Posten 4 ist überfällig und hat die Verzugstage für Mahnstufe 1 erreicht.

Kulanztage werden bei der Berechnung der Verzugstage nicht berücksichtigt.

Stefanos erklärt Carla: "Sie können das Konto nur mahnen, wenn mindestens ein Posten die zulässige Mindestanzahl an Verzugstagen für das Konto erreicht."

In der Abbildung sind die Bedingungen für die Kontenmahnung dargestellt:

• Posten 1 ist überfällig und muss angemahnt werden, aber die Mindestanzahl von Verzugstagen ist noch nicht erreicht.
• Posten 2 ist überfällig, liegt aber noch innerhalb der Kulanzfrist.
• Posten 3 ist überfällig und muss angemahnt werden, aber die Mindestanzahl von Verzugstagen ist noch nicht erreicht.
• Posten 4 ist überfällig und die Mindestanzahl von Verzugstagen (Konto) ist erreicht.

Das bedeutet, dass die offenen Posten 1, 3 und 4 gemahnt werden. Position 2 wird nicht gemahnt, da sie noch innerhalb der Kulanzfrist für Einzelposten liegt.

Im Video erfahren Sie mehr über die Mindestverzugstage für das Konto.

Nachdem wir die Verzugstage pro Mahnstufe festgelegt haben, klären wir den Druck der Zinsen auf der Mahnung.

Beginnen wir mit einem Screenshot, der ein Beispiel für Mahnverfahren pflegen: Mahnstufen zeigt.

Sie können für jede Mahnstufe festlegen, dass Zinsen berechnet werden müssen. Die Mahnzinsen werden nicht als Soll gebucht, sondern nur auf das Mahnschreiben gedruckt.

Wenn das Kennzeichen Alle Posten drucken gesetzt ist, können Sie festlegen, dass neben den gemahnten Posten auch alle anderen offenen Posten in der Mahnung gedruckt werden. Dadurch erhält der Debitor/Kreditor einen Überblick über den gesamten Kontostand.

Das Kennzeichen Alle Posten drucken hat keine Auswirkung, wenn für jede Mahnstufe in einem Buchungskreis separate Mahnungen erstellt werden sollen.

Ist dies der Fall, können offene Posten, die noch nicht fällig sind, nicht ordnungsgemäß einer Mahnung zugeordnet werden.

Sie können das Mahnen nach Stufe in der App Implementierungsaktivitäten unter Betriebswirtschaftliche Konfiguration → Forderungs- und Verbindlichkeitsmanagement → Offene-Posten-Verwaltung → Mahnen → Mahnverfahren definieren → Mahnsteuerung für Buchungskreise verwalten definieren.

Im Gegensatz zur Standardmahnung, bei der alle Posten aller Mahnstufen mit einer Mahnung gemahnt werden und die höchste auftretende Mahnstufe den Mahntext bestimmt, wird beim Mahnen nach Mahnstufe je Mahnstufe eine separate Mahnung mit jeweils anderem Begleittext erzeugt. Der Kunde kann dann von einem Mahnlauf mehrere Mahnungen erhalten.

Nach der Ermittlung von Mahndaten prüft das System, ob der Mahnprozess wirklich notwendig ist. Normalerweise muss keine Mahnung versandt werden, wenn sich die Mahndaten seit dem letzten Mahnlauf nicht geändert haben. Das System mahnt nur dann, wenn ein Konto eine der folgenden Bedingungen erfüllt:

• Seit dem letzten Mahnlauf haben sich Mahndaten geändert.
  • Mindestens ein Posten hat eine andere Mahnstufe erreicht.
  • Ein neuer Posten wurde in die Mahnung aufgenommen.
  • Die Mahnstufe des Kontos wurde geändert.
• Für die Mahnstufe ist das Kennzeichen Immer Mahnung gesetzt.

Diese Option ist normalerweise für die letzte Mahnstufe oder als Zahlungserinnerung gesetzt, wenn es sich um ein Mahnverfahren mit nur einer Mahnstufe handelt.

Um in der Mahnung einen Zahlungstermin für überfällige Posten anzugeben, können Sie hier die Anzahl der Tage eintragen. Diese werden dann zum Ausstellungsdatum des Mahnlaufs hinzugezählt, wonach das System den Zahlungstermin ermittelt, der auf der Mahnung gedruckt werden kann.

Wenn ein gerichtliches Mahnverfahren in den Debitoren-/Kreditorenstammsatz eingetragen wurde, wird in der Regel erst dann eine weitere Mahnung verschickt, wenn weitere Kontobewegungen stattgefunden haben. Wenn Sie eine Mahnung senden möchten, obwohl keine weiteren Kontobewegungen stattgefunden haben, wählen Sie dieses Kennzeichen aus.

Das System versendet keine Mahnungen an einen Kunden mit gerichtlichem Mahnverfahren, selbst wenn sich die Mahndaten geändert haben. Es ist nicht sinnvoll, an einen Kunden eine Mahnung zu senden, der auf keine vorherige Mahnung reagiert hat. Wenn das System ein Konto gemäß den oben genannten Bedingungen anmahnt, druckt es eine interne Notiz auf ein spezielles Formular und sendet die Notiz an die Rechtsabteilung. Um zu verhindern, dass offene Posten, die vor Beginn des gerichtlichen Mahnverfahrens gebucht wurden, übersehen werden, muss das Kennzeichen Immer im gerichtlichen Mahnverfahren mahnen gesetzt sein.