Définition des procédures de relance et définition des niveaux

Certaines zones sont renseignées automatiquement en copiant la procédure de relance. Carla doit s’assurer que les champs sont correctement remplis selon nos exigences. Elle discute des options d'embauche avec son collègue Stefanos. Carla note les options et les saisit ultérieurement dans la procédure de relance 1003.

Stefanos explique quand les comptes sont inclus dans le cycle de relance.

La sélection de compte est la première étape du cycle de relance. Le programme contrôle tous les comptes à l'aide des critères saisis dans les paramètres. Pour être pris en compte dans le cycle de relance, les comptes doivent remplir les critères suivants :

• Une procédure de relance est saisie dans les données de base.
• La date du dernier cycle de relance pour le compte est antérieure à la date de l'intervalle de relance de la procédure de relance. Si ces critères sont remplis, les comptes sont inclus dans le cycle de relance. Dans le cas contraire, le système les ignore.

Pour chaque procédure de relance, vous déterminez l'intervalle de relance et, par conséquent, la fréquence à laquelle la relance doit se produire. Il s'agit du nombre de jours minimum qui doivent s'écouler après un cycle de relance et avant qu'un compte puisse à nouveau être relancé. Saisissez l' intervalle de relance en jours auquel les comptes affectés peuvent à nouveau être relancés.

Le programme de relance sauvegarde la date du dernier cycle de relance dans la fiche partenaire du client dans les données société de l'onglet Données de relance.

Pour chaque cycle de relance, le système vérifie si la date Cycle le dans l'application Création de relances est au moins égale à ce nombre de jours après la date du dernier cycle de relance. Si l'intervalle de relance requis n'est pas dépassé, le compte n'est pas relancé, même si le compte contient des postes en retard de paiement ou si le niveau de relance a changé.

Le dernier cycle de relance peut être supprimé à la fois dans la fiche et dans le poste individuel.

La date Exécution le ne doit pas nécessairement être la date à laquelle le système exécute le programme.

Tout poste qui doit être relancé se voit attribuer un niveau de relance en fonction de ses jours de retard. Chaque procédure de relance compte jusqu'à neuf niveaux de relance. Le libellé de relance est généralement influencé par le niveau de relance. Plus le niveau de relance est élevé, plus le texte de la relance devient insistant.

En ce qui concerne les avoirs sur facture, le système utilise le niveau de relance de la facture. Le niveau de relance ne peut être augmenté que d'un, d'un niveau de relance à l'autre. Par conséquent, vous ne pouvez ignorer aucun niveau de relance.

Saisissez le niveau de relance le plus élevé associé à la procédure de relance.

Examinons ensuite les jours de retard.

Pour qu'un poste non soldé soit relancé, il doit avoir une date d'échéance nette. Une facture reçoit la date d'échéance nette jusqu'aux conditions de paiement. La date d'échéance nette est la date à laquelle le poste doit être payé. Un poste non soldé n'est pas relancé tant qu'il n'est pas affecté à un niveau de relance.

Le nombre de jours de retard par rapport à la date d'échéance nette détermine le niveau de relance du poste.

Reportez-vous à la vidéo pour en savoir plus sur les jours de retard et les délais de grâce des postes individuels.

Supposons que nous ayons quatre niveaux de relance, qu'aucun jour de tolérance ne soit accordé et que les jours de retard du niveau de relance 1 soient de 7 jours.

Tous les postes correspondant à un jour de retard sont imprimés sur la lettre de relance (niveau de relance 0). Les postes avec un retard de sept jours reçoivent le niveau de relance 1.

Le niveau de relance 2 est atteint après sept jours de retard supplémentaires. Nous stockons donc le total des jours de retard 14. Le niveau de relance 3 est atteint au bout de sept jours supplémentaires. Nous définissons donc 21 sous le niveau de relance 3. Le niveau de relance 4 est atteint au bout de sept jours supplémentaires. Nous définissons donc 28 sous le niveau de relance 4.

Supposons que nous accordions deux jours de tolérance pour les postes individuels.

Tous les postes avec 3 jours de retard sont inclus dans la lettre de relance avec le niveau de relance 0, les postes avec 7 jours de retard reçoivent le niveau de relance 1.

Vous pouvez également saisir une valeur négative dans les jours de retard : dans ce cas, un poste peut recevoir ce niveau de relance avant la date d'échéance.

Les jours de tolérance dans la procédure de relance doivent être inférieurs aux jours de retard définis pour le premier niveau de relance afin qu'un poste soit pris en compte lors de la relance. Ceci est particulièrement important si le niveau de relance doit être déclenché pour des jours de retard négatifs. Ensuite, les jours de tolérance doivent également être négatifs.

Prenons un exemple du système utilisé par Carla

En détail, vous pouvez voir pour chacun des postes :

• Le poste 1 est en retard et a atteint les jours de retard pour le niveau de relance 1.
• Le poste 2 est en retard mais se situe dans les jours de tolérance ; le poste n'est donc pas relancé.
• Le poste 3 reçoit le niveau de relance 0, le poste est à terme échu entre les jours de tolérance et les jours de retard du premier niveau de relance.
• Le poste 4 est en retard et a atteint les jours de retard pour le niveau de relance 1.

Les jours de tolérance ne sont pas pris en compte lors du calcul des jours de retard.

Stefanos explique à Carla : « Vous ne pouvez relancer le compte que si au moins un article atteint le nombre minimum de jours de retard autorisé pour le compte ».

Dans la figure, les conditions pour la relance des comptes sont les suivantes :

• Le poste 1 est en retard de paiement et doit être relancé, mais le nombre minimum de jours de retard n'a pas été atteint.
• Le poste 2 est en retard de paiement, mais il est toujours compris dans la période de tolérance.
• Le poste 3 est en retard de paiement et doit être relancé, mais le nombre minimum de jours de retard n'a pas été atteint.
• Le poste 4 est en retard de paiement et le nombre minimum de jours de retard (compte) est atteint.

Cela signifie que les postes non soldés 1, 3 et 4 sont relancés. Le poste 2 n'est pas relancé car il est toujours compris dans la période de tolérance du poste.

Reportez-vous à la vidéo pour en savoir plus sur le nombre minimum de jours de retard pour le compte.

Une fois que nous avons défini les jours de retard pour chaque niveau de relance, nous clarifions l'impression des intérêts sur la relance.

Commençons par une capture d'écran montrant un exemple de Gestion de la procédure de relance : niveaux de relance.

Vous pouvez indiquer que les intérêts doivent être calculés pour chaque niveau de relance. L'intérêt de relance n'est pas comptabilisé au débit, il est seulement imprimé sur la lettre de relance.

Lorsque le code Imprimer tous les postes est activé, vous pouvez déterminer que tous les autres postes non soldés sont également imprimés dans la relance, en plus des postes relancés. Le client/fournisseur obtient ainsi une synthèse de l'ensemble du solde du compte.

Le code Imprimer tous les postes n'a aucun effet si des relances distinctes doivent être créées pour chaque niveau de relance dans une société.

Si tel est le cas, les postes non soldés qui ne sont pas encore échus ne peuvent pas être correctement affectés à une relance.

Vous pouvez définir la relance par niveau dans l'application Activités d'implémentation sous SAP Configuration de gestion → Gestion des dettes et des créances → Gestion des postes non soldés → Relance → Définir vos procédures de relance → Gestion du pilotage des relances pour sociétés.

Contrairement à la relance standard dans laquelle tous les postes de tous les niveaux de relance sont relancés avec une seule relance et où le niveau de relance le plus élevé détermine le texte de relance, lorsque la relance par niveau de relance est générée, une relance distincte est générée par niveau de relance avec un texte d'accompagnement différent dans chaque cas. Le client peut alors recevoir plusieurs relances d'un cycle de relance.

Après avoir déterminé les données de relance, le système vérifie si la relance est vraiment nécessaire. Généralement, il n'est pas nécessaire d'envoyer une relance si les données de relance n'ont pas changé depuis le dernier cycle. Le système relance un compte uniquement si celui-ci remplit l'une des conditions suivantes :

• Les données de relance ont changé depuis le dernier cycle de relance.
  • Au moins un poste a atteint un autre niveau de relance.
  • Un nouveau poste a été inclus dans la relance,
  • Le niveau de relance du compte a été modifié.
• Le code Toujours relance est activé pour le niveau de relance.

Cette option est généralement sélectionnée pour le dernier niveau de relance et pour les rappels de paiement (procédures de relance ne comprenant qu'un seul niveau).

Pour saisir un délai de règlement pour les postes en retard dans la relance, vous pouvez entrer ici le nombre de jours. Ces jours sont ensuite ajoutés à la date d'émission du cycle de relance et le système crée le délai de paiement, qui peut être imprimé sur la relance.

Si une procédure de recouvrement par voie de justice a été saisie dans la fiche client/fournisseur, une autre relance est généralement envoyée uniquement lorsque d'autres écritures en compte ont eu lieu. Si une relance doit être envoyée lorsqu'aucun nouveau mouvement de compte n'a été enregistré, cochez ce code.

Aucune relance n'est envoyée à un client qui fait l'objet d'une procédure de recouvrement par voie de justice même si les données de relance ont été modifiées. En effet, il serait inutile d'envoyer une lettre de relance à un client qui n'a pas réagi aux relances précédentes. Si un compte est relancé conformément à l'un des critères, une note interne est imprimée sur un formulaire spécial et envoyée au service juridique. Pour éviter que des postes non soldés comptabilisés avant le début de la procédure de recouvrement par voie de justice ne soient ignorés, le code Toujours relancer dans procédure de recouvrement par voie de justice doit être activé.