Le processus d'achat consiste à s'assurer qu'un flux régulier d'articles requis est en cours d'acheminement vers votre société, au moment et à l'endroit où vous en avez besoin.
Le client Web de SAP Business One vous aide à :
- Exécutez le processus d'achat de bout en bout.
- Identifiez les ruptures de stock potentielles avant qu'elles ne se produisent grâce à la vue en temps réel.
- Surveillez quels fournisseurs sont toujours fiables en collectant des informations historiques précises.
Ce sujet traite des étapes de base et des données clés du processus d'achat.
La plupart des documents du processus d'achat ressemblent à la structure et aux méthodes de travail du processus de vente. Toutefois, dans le processus d'achat, vous documentez l'interaction avec vos fournisseurs plutôt qu'avec vos clients.
Le graphique suivant illustre les principales étapes impliquées dans la commande, la réception et le paiement de marchandises ou de services.
- Demande d'achat
Une demande d'achat est un document généré en interne et peut servir d'étape préliminaire dans le processus d'achat. Par exemple, lorsqu'un salarié souhaite commander des fournitures, il utilise une demande d'achat pour alerter le service Achats de ses besoins. Le document indique les quantités et la période pour les articles ou services demandés.
- Appel d'offres
Si les articles de la demande d'achat ne sont pas disponibles en interne, le service Achats achètera les articles. L'appel d'offres est le document permettant de demander des informations de prix et de livraison à vos fournisseurs avant la commande d'achat.
Tout d'abord, vous envoyez l'appel d'offres au fournisseur et, après avoir reçu le feedback du fournisseur, mettez à jour le document. Les informations suivies dans l'offre vous permettent de sélectionner le bon fournisseur pour l'achat. Un état comparatif des appels d'offres vous permet de comparer les offres et de sélectionner le meilleur fournisseur pour votre scénario d'achat. Vous pouvez ensuite créer la commande d'achat à partir de l'offre sélectionnée.
- Commande d'achat
La commande fournisseur est un document que vous fournissez au fournisseur, indiquant les articles ou services que vous voulez acheter, y compris les quantités et les prix convenus. Il représente votre engagement envers le fournisseur d'acheter les articles.
- Réception sur commande d'achat
Une réception sur commande d'achat est un document qui indique que les marchandises ou les services ont été livrés à votre société par le fournisseur. Il est utilisé pour mettre à jour vos quantités et valeurs en stock.
- Facture fournisseur
Une facture fournisseur est un document permettant au service Comptabilité fournisseurs de saisir les informations de facture du fournisseur, indiquant qu'un paiement doit être effectué au fournisseur.
- Décaissement
Un décaissement est un document qui déclenche un paiement sur le compte fournisseur. Il existe généralement quatre façons d'envoyer des décaissements : en espèces, par chèque, par carte de crédit et par virement bancaire. Il existe également d'autres modes de paiement spécifiques du pays/de la région.
Vous pouvez sélectionner les documents à inclure dans vos étapes de processus en fonction des besoins de gestion.