Der Einkauf ist der Prozess, um sicherzustellen, dass ein stetiger Strom benötigter Materialien auf dem Weg zu Ihrem Unternehmen ist, wann und wo Sie sie benötigen.
Der Web-Client von SAP Business One unterstützt Sie bei Folgendem:
- Führen Sie den durchgängigen Einkaufsprozess aus.
- Ermitteln Sie potenzielle Engpässe, bevor sie auftreten, in der Echtzeitsicht.
- Überwachen Sie, welche Lieferanten konsistent zuverlässig sind, indem Sie genaue historische Informationen sammeln.
In dieser Lektion lernen Sie die grundlegenden Schritte und Schlüsseldaten des Einkaufsprozesses kennen.
Die meisten Belege im Einkaufsprozess ähneln der Struktur und den Arbeitsmethoden im Verkaufsprozess. Im Einkaufsprozess dokumentieren Sie jedoch die Interaktion mit Ihren Lieferanten und nicht mit Ihren Kunden.
Die folgende Grafik zeigt die Hauptschritte für die Bestellung, den Empfang und die Bezahlung von Waren oder Dienstleistungen.
- Bestellanforderung
Eine Bestellanforderung ist ein intern generierter Beleg, der als vorbereitender Schritt im Einkaufsprozess verwendet werden kann. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise Lieferungen bestellen möchte, verwendet er eine Bestellanforderung, um die Einkaufsabteilung über ihre Anforderungen zu informieren. Der Beleg gibt die Mengen und den Zeitraum für die angeforderten Artikel oder Services an.
- Lieferantenanfrage
Wenn die Artikel in der Bestellanforderung nicht intern verfügbar sind, kauft die Einkaufsabteilung die Artikel. Die Lieferantenanfrage ist der Beleg zum Anfordern von Preis- und Lieferinformationen von Ihren Lieferanten vor der Bestellung.
Zunächst senden Sie die Lieferantenanfrage an den Lieferanten und aktualisieren nach Erhalt des Lieferantenfeedbacks den Beleg. Anhand der im Angebot erfassten Informationen können Sie den richtigen Lieferanten für den Einkauf auswählen. Mit einem Lieferantenanfragevergleichsbericht können Sie Angebote vergleichen und den besten Lieferanten für Ihr Einkaufsszenario auswählen. Anschließend können Sie die Bestellung aus dem ausgewählten Angebot anlegen.
- Bestellung
Die Bestellung ist ein Beleg, den Sie dem Lieferanten zur Verfügung stellen und in dem Sie die Artikel oder Dienstleistungen angeben, die Sie einkaufen möchten, einschließlich der vereinbarten Mengen und Preise. Sie stellt Ihre Verpflichtung gegenüber dem Lieferanten dar, die Artikel zu kaufen.
- Wareneingang (Bestellung)
Ein Wareneingang ist ein Beleg, der angibt, dass die Waren oder Dienstleistungen vom Lieferanten an Ihr Unternehmen geliefert wurden. Sie wird verwendet, um Ihre Bestandsmengen und -werte zu aktualisieren.
- Eingangsrechnung
Eine Eingangsrechnung ist ein Beleg für Ihre Kreditorenbuchhaltung, in dem die Rechnungsinformationen des Lieferanten erfasst werden, die angeben, dass eine Zahlung an den Lieferanten erfolgen soll.
- Ausgangszahlung
Eine Ausgangszahlung ist ein Beleg, der eine Zahlung auf das Kreditorenkonto initiiert. In der Regel gibt es vier Möglichkeiten, Ausgangszahlungen zu senden: Bargeld, Schecks, Kreditkarten und Überweisungen. Es gibt auch einige zusätzliche länder-/regionsspezifische Zahlwege.
Abhängig von den Geschäftsanforderungen können Sie auswählen, welche Belege in Ihre Prozessschritte aufgenommen werden sollen.