Wählen Sie die Wiedergabetaste, um mehr über Vertragskonditionen zu erfahren.
Wählen Sie die Wiedergabetaste, um mehr über die Beziehung zwischen Bedingungen, Buchungsparametern und Rhythmus zu erfahren.
Um zu verstehen, wie Konditionen funktionieren und wie wir sie ändern, müssen wir zunächst definieren, welche Konditionsarten in einem Vertrag verfügbar sind. Maria hat die typischen Bedingungen für einen Wohnungsmietvertrag für Chris ausgesucht. Typische Bedingungen können sein:
- Grundmiete.
- Vorauszahlungen für Betriebskosten.
- Parkplatz.
- Aufzugspauschale.
- Vereinbarte Anzahlung.
Für einen Vertrag, der von der Umsatzmiete abhängt, benötigen wir auch die folgenden Konditionsarten:
- Umsatzmiete.
- Mindestumsatzmiete.
- Maximale Umsatzmiete.
- VZ Umsatzmiete.
Aus den obigen Ausführungen geht bereits hervor, dass Konditionstypen von der Art des Vertrags abhängen. Mit diesen Informationen kennt Chris die Rahmenbedingungen rund um den Vertrag.
Der Konditionszweck (periodisch oder einmalig) bestimmt, wie und ob eine Kondition bei der periodischen Buchung (statistisch oder zu buchen) berücksichtigt wird. Sie können einen externen Konditionszweck (z.B. Marktmiete, Istmiete usw.) festlegen und diesem einen vordefinierten internen Konditionszweck zuordnen.
- Gebucht: Diese Kondition wird bei der periodischen Buchung berücksichtigt.
- Einmalige Buchung: Diese Kondition wird einmal in den Finanzströmen erfasst und somit nur einmal in der periodischen Buchung berücksichtigt.
- Statistisch und einmalig statistisch: Diese Kondition dient Auswertungszwecken und wird bei der periodischen Buchung nicht berücksichtigt.
Sie können zu einem Zeitpunkt mehrere Konditionen derselben Konditionsart zuordnen, wenn sie sich in Bezug auf das zugeordnete Objekt und den zugeordneten Konditionszweck unterscheiden. In diesem Fall legen Sie in der Konfiguration fest, welcher Konditionszweck für die entsprechende Kondition (innerhalb einer Konditionsgruppe) vorgeschlagen wird. Darüber hinaus werden die Standardeinstellungen für die Berechnungsvorschrift und die Verteilungsvorschrift in den Konfigurationseinstellungen der Kontraktart definiert.
Chris weiß nun, dass Konditionen entweder statistisch oder real gebucht werden können. Diese Informationen werden ihm helfen, seine neuen Aufgaben in Bezug auf die Vertragsverwaltung zu erfüllen.
Vertragskonditionen werden durch unterschiedliche Vertragsinformationen und -parameter beeinflusst. Sie ordnen die folgenden Daten pro Bedingung zu:
- Objekt (oder Objektgruppe), für das bzw. die die Bedingung gilt.
- Konditionszweck (Istmiete, Marktmiete, Kostenmiete usw.).
- Gültigkeitszeitraum.
- Berechnungsvorschrift für den Konditionsbetrag.
Auf der Registerkarte Buchungsparameter werden Daten zum Rhythmus der Buchung und organisatorischen Zuordnungen vermerkt. Das System ordnet die Kondition automatisch den Standardklauseln (Buchungen, Rhythmus oder Organisatorische Zuordnung) zu. Wenn Sie eine Kondition einer anderen Klausel (nicht der Standardklausel) zuordnen möchten, müssen Sie diese manuell zuordnen.
Für jede Kondition definieren Sie Berechnungsformeln. Der Konditionsbetrag kann beispielsweise berechnet werden, indem der Einheitspreis mit den Werten der Bemessung des zugeordneten Objekts multipliziert wird, bei Immobilienobjekten, die dem Vertrag zugeordnet sind (z.B. Quadratmeterpreis oder Betrag pro Stellplatz). Sie können auch Konditionsbeträge für jedes Objekt (mit oder ohne Objektgruppe) definieren.
In den Konfigurationseinstellungen können Sie Berechnungsvorschriften vordefinieren oder eine individuelle Eingabe im Vertrag zulassen. Wenn Sie die Berechnungsvorschrift für Bemessungen wählen, müssen Sie auch die Bemessungsart und die Maßeinheit eingeben. Für eine korrekte Kosten- und Erlöskontierung müssen alle Kosten und Erlöse, die zuerst als kostenrechnungsrelevant gebucht werden, die Zuordnung zum Vertrag auf die Empfängerobjekte gebucht (verteilt) werden. Darüber hinaus können Konditionsarten in den Konfigurationseinstellungen der Konditionsart z.B. als Vorauszahlungen oder Pauschalen angegeben werden.
Chris erhält nun einen tieferen Einblick in das Vertragsmanagement. Um den gesamten Prozess verständlicher zu machen, verwendet Maria die folgende Abbildung, um die Beziehungen zwischen den Bedingungen und ihren Parametern darzustellen.
Als Nächstes möchte Chris verstehen, wie sich die Konditionsarten auf die Konditionsgruppen beziehen.
Jeder Vertragsart kann eine eigene Konditionsgruppe zugeordnet sein. Die Verwendung von Konditionsgruppen ist obligatorisch. Alle Konditionen innerhalb der Konditionsgruppe einer bestimmten Vertragsart können in den Verträgen dieser Vertragsart verwendet werden. In den Konfigurationseinstellungen für Konditionsgruppen legen Sie die Reihenfolge der Konditionsarten fest und ordnen Konditionsarten-Anpassungsregeln zu. Konditionsgruppen können auch zu Informationssystemzwecken verwendet werden, z.B. um Summen für mehrere Konditionsarten in einer Spalte im Reporting anzuzeigen. Definieren Sie dazu in der Konfiguration Reportprofile einschließlich Bedingungsprofile. Dazu sollten Sie spezielle Konditionsgruppen für das Reporting verwenden, z.B. Nettomiete vor Nebenkosten, Vorauszahlungen für Betriebskosten usw.
Sie können Vertragskonditionen entweder manuell oder über einen automatischen Konditionsanpassungslauf pflegen. Um einem Kontrakt eine neue Kondition hinzuzufügen, müssen Sie die Konditionsart, den Konditionszweck, die Gültigkeitsdaten, den Einheitspreis sowie die Berechnungs- und Verteilungsdaten auswählen.
Die Anpassung der Vertragsbedingungen ist eine wichtige Funktion in der Immobilienverwaltung. Maria erklärt, worauf zu achten ist und wie der Prozess funktioniert.
Beachten Sie, dass Sie zuerst das Gültigkeitsende der vorherigen Kondition derselben Konditionsart und desselben Konditionszwecks ändern müssen, bevor Sie eine neue Kondition eingeben. Wenn Sie eine vorhandene Kondition kopieren (und den Gültigkeitsbeginn und den Einheitspreis der Kondition ändern), bricht das System die vorherige Kondition automatisch ab. Die Berechnungs- und Verteilungsvorschriften für Konditionen haben Standardwerte, die in den entsprechenden Konfigurationseinstellungen definiert sind. In komplexen Fällen wird empfohlen, dass Sie nach dem Ändern einer Kondition die Änderungen prüfen, bevor Sie den Vertrag sichern. Simulieren Sie dazu den Partner- und Objektfinanzstrom und prüfen Sie, ob die implementierten Änderungen den Anforderungen entsprechen.
Wenn Sie Vertragskonditionen ändern, können Sie die Änderung erläutern, indem Sie einen Grund für die Änderung eingeben. Diese Gründe müssen Sie zuvor in der Konfiguration definieren. Sie können diese Standardeinstellungen verwenden oder bei Bedarf die Berechnungs- und Verteilungsdaten Ihren Anforderungen entsprechend ändern. Sie können Staffelkonditionen auch über die Drucktaste Benotung generieren auf der Registerkarte Konditionen definieren. Bei Staffelkonditionen können Sie die Dauer der Laufzeit in Monaten, das Anpassungsintervall in Monaten, die Konditionserhöhung (prozentual oder absolut) und den Grund für die Änderung festlegen. Das System berechnet dann automatisch die Konditionsbeträge und die erforderlichen Zeitscheiben für die Konditionen.
Das war eine Menge Informationen! Die folgende Abbildung gibt Ihnen eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte.
