Cliquez sur le bouton Lecture pour en savoir plus sur les conditions du contrat.
Cliquez sur le bouton Lecture pour en savoir plus sur la relation entre les conditions, les paramètres de comptabilisation et le rythme.
Pour comprendre comment fonctionnent les conditions et comment nous les modifions, nous devons d'abord définir les types de conditions disponibles dans un contrat. Maria a sélectionné les conditions types d'un contrat de location d'appartement pour Chris. Les conditions typiques peuvent être les suivantes :
- Loyer de base.
- Paiements anticipés pour les coûts d'exploitation.
- Mise en suspens.
- Forfait ascenseur.
- Dépôt convenu.
Pour un contrat dépendant du loyer basé sur le chiffre d'affaires, nous avons également besoin des types de conditions suivants :
- Loyer basé sur le chiffre d'affaires.
- Loyer minimum basé sur le chiffre d'affaires.
- Loyer basé sur le chiffre d'affaires maximum.
- Prov. loyer basé sur CA.
Juste à partir de ce qui précède, nous pouvons déjà voir que les catégories de conditions dépendent du type de contrat. Avec ces informations, Chris connaît les conditions-cadres entourant le contrat.
Le motif de la condition (périodique ou unique) détermine si une condition est incluse ou non dans la comptabilisation périodique (statistique ou à comptabiliser). Vous pouvez déterminer un motif de condition externe (par exemple, loyer du marché, loyer réel, etc.) et lui affecter un motif de condition interne prédéfini.
- Comptabilisé : cette condition est prise en compte dans la comptabilisation périodique.
- Comptabilisation unique : cette condition est saisie une fois dans les flux de trésorerie et n'est donc prise en compte qu'une seule fois dans la comptabilisation périodique.
- Statistique et statistique unique : cette condition est utilisée à des fins d'analyse et n'est pas prise en compte dans la comptabilisation périodique.
Pour un seul moment, vous pouvez affecter plusieurs conditions du même type de condition si elles sont différentes par rapport à l'objet affecté et au motif de la condition affecté. Dans ce cas, dans la configuration, vous indiquez le motif de condition proposé pour la condition correspondante (dans un groupe de conditions). En outre, les options par défaut pour la formule de calcul et la règle de répartition seront définies dans les options de configuration du type de contrat.
Chris sait maintenant que les conditions peuvent être affichées soit statistiquement, soit en termes réels. Ces informations l'aideront à accomplir ses nouvelles tâches en matière de gestion des contrats.
Les conditions contractuelles sont influencées par des informations et des paramètres de contrat différents. Vous affecterez les données suivantes par condition :
- Objet (ou groupe d'objets) auquel la condition s'applique.
- Motif de la condition (loyer réel, loyer du marché, loyer basé sur les coûts, etc.).
- Période de validité.
- Formule de calcul pour le montant de la condition.
Les données relatives à la fréquence de comptabilisation et aux affectations sont notées dans la page à onglet Paramètres de comptabilisation. Le système affecte automatiquement la condition aux clauses standard (écritures, périodicité ou affectation organisationnelle). Si vous voulez affecter une condition à une autre clause (pas à la clause standard), vous devez l'affecter manuellement.
Pour chaque condition, vous allez définir des formules de calcul. Par exemple, le montant de la condition peut être calculé en multipliant le prix unitaire par les valeurs de mesurage de l'objet affecté, dans le cas d'objets immobiliers affectés au contrat (par exemple, prix au mètre carré ou montant par place de stationnement). Vous pouvez également définir des montants de condition pour chaque objet (avec ou sans groupe d'objets).
Dans les options de configuration, vous pouvez prédéfinir des formules de calcul ou autoriser une entrée individuelle dans le contrat. Si vous sélectionnez la formule de calcul pour les mesurages, vous devez également saisir le type de mesurage et l'unité de mesure. Pour que l'imputation des coûts et produits soit correcte, tous les coûts et produits qui sont d'abord comptabilisés comme pertinents pour la comptabilité analytique, l'affectation au contrat doit être comptabilisée (répartie) sur les objets récepteurs. En outre, les types de conditions peuvent être indiqués, par exemple, comme paiements anticipés ou forfaits dans les options de configuration du type de condition.
Chris bénéficie désormais d'une visibilité approfondie sur la gestion des contrats. Pour faciliter la compréhension de l'ensemble du processus, Marie utilise l'illustration suivante pour montrer les relations entre les conditions et leurs paramètres.
Ensuite, Chris veut comprendre comment les types de conditions se rapportent aux groupes de conditions.
Un groupe de conditions distinct peut être affecté à chaque type de contrat. L'utilisation de groupes de conditions est obligatoire. Toutes les conditions du groupe de conditions d'un type de contrat donné peuvent être utilisées dans les contrats de ce type. Dans les options de configuration des groupes de conditions, vous définissez l'ordre des types de conditions et affectez les règles de révision des types de conditions. Les groupes de conditions peuvent également être utilisés à des fins de système d'information, par exemple pour afficher les totaux de plusieurs types de conditions dans une colonne dans le reporting. Pour ce faire, définissez des profils d'état incluant des profils de conditions dans la configuration. Pour ce faire, vous devez utiliser des groupes de conditions spéciaux pour le reporting, tels que le loyer net avant charges locatives, les provisions pour les coûts d'exploitation, etc.
Vous pouvez gérer les conditions contractuelles manuellement ou via un cycle de révision automatique des conditions. Pour ajouter une nouvelle condition à un contrat, vous devez sélectionner le type de condition, le motif de la condition, les dates de validité, le prix unitaire et les données de calcul et de répartition.
L'ajustement des conditions d'un contrat est une fonctionnalité importante de la gestion des biens immobiliers. Maria explique ce qu'il faut examiner et comment le processus fonctionne.
N'oubliez pas que vous devez d'abord modifier la date de fin de validité de la condition précédente du même type et motif de condition avant de saisir une nouvelle condition. Si vous copiez une condition existante (et modifiez la date de début de validité et le prix unitaire de la condition), le système interrompt automatiquement la condition précédente. Les formules de calcul et de répartition pour les conditions ont des valeurs par défaut, qui sont définies dans les options de configuration correspondantes. Dans les cas complexes, il est suggéré de vérifier les modifications après avoir modifié une condition avant de sauvegarder le contrat. Pour ce faire, simulez le flux financier partenaire et objet et vérifiez si les modifications implémentées répondent aux besoins.
Si vous modifiez des conditions de contrat, vous pouvez expliquer la modification en saisissant un motif de modification. Vous devez définir ces motifs au préalable dans la configuration. Vous pouvez utiliser ces options par défaut ou, si nécessaire, modifier les données de calcul et de répartition en fonction de vos besoins. Vous pouvez également définir des conditions notées à l'aide du bouton Générer une notation dans l'onglet Conditions. Dans le cas de conditions échelonnées, vous pouvez définir la durée de la période d'échéance en mois, l'intervalle de révision en mois, l'augmentation de condition (en pourcentage ou en valeur absolue) et le motif de la modification. Le système calcule alors automatiquement les montants de condition et les plages horaires nécessaires pour les conditions.
C'était beaucoup d'informations ! L'illustration suivante vous donne un résumé des points les plus importants.
