Carregar dados contábeis

Quando você executa a tarefa Transferência de dados no monitor de dados, pode baixar um modelo de upload de dados para dados contábeis. Você tem a opção de baixar o modelo como um arquivo CSV ou um arquivo XLSX.

No modelo de arquivo de upload, existem vários caracteres especiais que são utilizados pelo sistema:

• * – Comentário
• P – Parâmetro
• D – Estrutura de dados
• 2 – Linhas de dados.

A linha Cabeçalho (marcada com D na primeira coluna) inclui todos os campos de entrada obrigatórios para a importação de dados. Você pode adicionar campos da seção Campos adicionais à linha D, se necessário.

Se você adicionar AmountInTransactionCurrency como campo adicional, também deve fornecer TransactionCurrency.

Se você adicionar QuantityInBaseUnit, também precisa fornecer BaseUnit.

LocalCurrency é derivada automaticamente da moeda atribuída à unidade de consolidação.

A moeda do grupo de consolidação é derivada da moeda atribuída à versão de consolidação.

Na linha Valor (marcada com '2' na primeira coluna), você insere seus valores para campos individuais ou deixa em branco.

Você pode usar o app Administrar regras de substituição e validação - Lançamentos contábeis de grupo para criar e usar regras de substituição e validação para preencher campos automaticamente ou para substituir ou validar valores de campo com base em condições prévias e regras definidas. Se você quiser restringir uma regra a um processo específico, deve definir uma condição prévia para a regra no nível do tipo de documento. Se você não indicar um tipo de documento, a regra se aplica a todos os processos, como lançamento manual, importação API e upload.

Além disso, existem os seguintes parâmetros que também estão incluídos no arquivo:

• Periódico – período de importação ou dados YTD
• Modo de atualização – excluir, sobregravar ou adicionar
• NSEP – formato de números
• DOCTY – tipo de documento usado para este arquivo
• TOTAIS - modo de totais
• CUSTSIGN - Convenção de sinais personalizada.

Os parâmetros flexíveis do arquivo de upload são descritos detalhadamente da seguinte forma:

• Periódico
  • Se você inserir x, os dados do arquivo são interpretados como dados do período. Os dados do file são escritos no período indicado no file sem cálculo adicional.
  • Se você deixar o campo Periódico em branco, os dados do arquivo são interpretados como dados acumulados (acumulado anual). O sistema subtrai os dados acumulados do período anterior e armazena o valor periódico.
• Modo de atualização
  • Insira 1 para eliminar tudo: todos os registros existentes em um bloco (composto por ledger, plano de itens, versão, exercício fiscal, período e unidade de consolidação) são reinicializados para zero antes de carregar os novos dados.
  • Insira 2 para sobregravar: a eliminação substitui quaisquer dados existentes que tenham sido carregados usando a mesma combinação de versão, período, unidade de consolidação e tipo de documento. O sistema não elimina dados fisicamente no sistema. Em vez disso, ele calcula um delta entre os novos dados e quaisquer dados que foram carregados anteriormente e, em seguida, cria novos registros para os dados delta.
  • Insira 5 para adicionar: somente os registros carregados são adicionados aos registros existentes. Quaisquer registros existentes, incluindo aqueles que compartilham o mesmo item e todas as mesmas classificações contábeis adicionais, não são modificados.
• NSEP - Separador de números

  Se você usar o formato de arquivo CSV, deve definir o separador de decimais no arquivo de entrada da seguinte forma:

  • O valor 1 representa ‘.‘ (ponto) como separador decimal. Exemplo: formato de números 1.000,00.

  • O valor 2 representa ‘,‘ (vírgula) como separador decimal. Exemplo: formato de números 1.000,00.

  Se você utilizar o formato de arquivo XLSX, o parâmetro NSEP é ignorado. Neste caso, você tem as seguintes opções para definir o separador de decimais:

  • Use as configurações de separador decimal do seu sistema no arquivo de entrada.

  • Ou use ‘.‘ (ponto) como separador decimal.

• DOCTY - Tipo de documento

  Parâmetro opcional que define em que tipo de documento os dados são escritos. Só são permitidos tipos de documento com as seguintes configurações:

  • Nível de classificação contábil 00, dados contábeis.

  • Lançamento automático.

  • Mínimo de uma moeda ou quantidade permitida.

  • Cálculo de imposto diferido desativado.

  Se você inserir caracteres inválidos neste campo, ocorrerão erros quando o arquivo for carregado.

  Se você não fornecer o parâmetro, por exemplo, a linha está definida para ser ignorada adicionando um asterisco antes de P na coluna A.

  Ou se o campo for deixado em branco, o valor padrão será ativado automaticamente.

  O valor proposto para o upload flexível de tipos de documento é o primeiro valor em ordem alfabética dos IDs do tipo de documento do nível de classificação contábil 00. Na maioria dos casos, este valor é 00.

• TOTAIS - modo de totais

  Você pode utilizar o app Importar dados contábeis para carregar dados contábeis com alguns valores de dimensão em falta. Em seguida, o valor total de uma dimensão desse tipo é totalizado sem modificar os valores existentes da mesma dimensão.

  Isso é necessário, por exemplo, para carregar um balanço provisório sem o decompor em subitens que podem conter os detalhes de um tipo de transação funcional. O transporte de saldo inicial já preencheu o subitem inicial e este valor não será modificado quando o balanço for carregado. Em vez disso, o delta é calculado e salvo em um tipo de transação padrão.

  Consulte o exemplo a seguir na documentação:https://help.sap.com/docs/SAP_S4HANA_CLOUD/90c07e91c7a64f328be3fd6b48955b13/8c68c6bfaf4d4790b9738b1437969eb9.html?locale=en-US&state=PRODUCTION&version=2602.500&q=Import+reporting+data.

• CUSTSIGN - convenção de sinais personalizada

  A lógica de sinal positivo/negativo da SAP interpreta montantes positivos para cada item como montantes de débito e montantes negativos como montantes de crédito. Por exemplo, a receita é armazenada como um montante negativo.

  Quando a lógica da convenção de sinais personalizada é configurada, você pode definir sua própria lógica do sinal (lógica da convenção de sinais personalizada) em vez da lógica do sinal SAP. No nível do tipo de item e no nível do item, você pode indicar se os itens devem ser lançados como montantes de débito ou montantes de crédito.

  Se você ativar a lógica da convenção de sinais personalizada, pode definir que convenção de sinais é aplicada aos valores de entrada externos usando um parâmetro específico no arquivo de upload.

  • Se você definir o parâmetro como X, é usada a lógica da convenção de sinais personalizada.
  • Se você deixar o parâmetro em branco, é usada a lógica de sinal positivo/negativo da SAP.

Caso existam novos dados no sistema fonte, o file plano pode ser importado novamente. Existem três opções de atualização na seção Parâmetro do arquivo plano:

• Modo de atualização 1 - modo de eliminação
• Modo de atualização 2 - Modo de sobregravação
• Modo de atualização 5 - Modo de adição.

Se o segundo file de origem representar o resultado correto para todos os itens para CU01 (unidade de consolidação 01), utilize Modo de atualização 1 - Modo de eliminação:

• O dinheiro é aumentado em 500. O montante líquido resultante é 120,500.
• A contabilidade de clientes é reduzida em 25.000, de modo que o montante líquido é 0.

Caso o segundo file de origem represente o resultado correto para o item 111100 e os valores do item 121100 existentes devam ser mantidos, utilize Modo de atualização 2 - Modo de sobregravação:

• O dinheiro é aumentado em 500. O montante líquido resultante é 120,500.
• A CC (contabilidade de clientes) não é modificada.

Se você utilizar o Modo de atualização 5 - Modo de adição:

• 120,500 para fundos líquidos no segundo arquivo é adicionado ao valor inicial de 120.000. Isso totaliza 240.500 em dinheiro.
• Os registros existentes não são modificados.

Você pode importar dados contábeis para um ou vários períodos para relatórios de grupo. Isso é efetuado no nível de classificação contábil específico 00, que inclui a lógica de verificação de linha. O tipo de documento é indicado no arquivo de upload.

Como alternativa, você pode usar o nível de classificação contábil 0C. Este nível é útil para corrigir dados incorretos liberados da contabilidade por meio da tarefa Liberar diário. Também é útil para migrar dados de sistemas legados ou externos.

Os dados carregados são escritos na tabela ACDOCU juntamente com um número do documento.

Para executar a importação de dados contábeis, siga estas etapas:

1. No monitor de dados, selecione Transferência de dados para o grupo de consolidação → clique com o botão direito do mouse e selecione Atualizar.
2. Na tela Importar dados contábeis, selecione Navegar e selecione seu arquivo.
3. Selecione Importar.

Ao carregar, você pode selecionar a opção O teste ignora o status para importar o arquivo em uma execução de teste excluindo a verificação da tarefa e do status do período. Você pode utilizar esta opção, por exemplo, para simular a execução quando o período está encerrado.

Você também pode importar os dados em uma Execução de teste com a verificação da tarefa e do status do período.

Você pode selecionar Importar e efetuar a execução efetiva, se o status de Ignorar teste não estiver selecionado.

Para carregar dados contábeis, aplicam-se os seguintes pré-requisitos:

• Abra todos os períodos incluídos no arquivo de upload.
• Desbloqueie a medida Entrada de dados para as respectivas unidades de consolidação.

Quando a importação de dados contábeis tiver sido executada, você receberá uma notificação como descrito na figura acima. Clicar na mensagem de notificação abre o Log de tarefas.

À medida que avançamos no processo de encerramento corporativo, precisaremos executar relatórios para verificar os resultados e outros itens. A maioria dos relatórios é executada com o app Análise de dados do grupo.

Com o app Análise de dados do grupo, você pode exibir diferentes visões de dados consolidados. Você pode usar uma visão de grupo com base na estrutura do grupo que inclui grupos e unidades de consolidação. Como alternativa, você pode usar uma visão hierárquica com base em hierarquias de centros de lucro, segmentos e unidades de consolidação. Ao selecionar diferentes hierarquias de itens no app, você pode gerar balanços consolidados.

A partir de qualquer medida, você pode pesquisar até o app Exibir lançamentos contábeis de grupo - Com lógica de relatórios para visualizar os detalhes do lançamento no nível da partida individual.

O relatório Análise de dados do grupo inclui as seguintes opções:

1. Adiar atualização de layout
2. Marcar suas configurações de filtro e layout
3. Abrir a área de filtro
4. Navegar para partidas individuais
5. Baixar para Microsoft Excel
6. Ocultar o painel de navegação
7. Selecione qualquer dimensão em ACDOCU.

Agora que você aprendeu alguns recursos básicos de relatórios, vamos ver como um relatório de análise de dados de grupo pode ser usado para analisar dados importados.

Na imagem seguinte, os dois registros de origem para o item de caixa 111100: 222,129 para saldo inicial/tipo de transação 900 mais -1.800 para variação/tipo de transação 915 = 220,239 na tabela ACDOCU.

Para validar dados importados:

1. Selecione o tipo de documento usado no arquivo de origem.
2. Selecione o nível de classificação contábil 00.