Introduction
Michael a progressé dans son nouveau rôle et est prêt à en apprendre davantage sur le traitement des encaissements. Ce qui lui sera intéressant, c'est la manière dont les paiements des clients sont mis en correspondance avec les factures et comment les écarts sont traités au cours de cette tâche. Il sait que Bike Company traite quotidiennement d'importants volumes de paiements clients.
En outre, existe-t-il des processus automatisés disponibles dans SAP S/4HANA pour faire correspondre les encaissements aux factures ?
Michael sait que certains paiements ne correspondent pas aux factures (écarts de prix, etc.) et doivent donc être traités manuellement. Il doit être en mesure d'expliquer les différences entre les paiements partiels, les paiements d'avances et les montants résiduels, et de comprendre l'utilisation des codes de motif conjointement avec la gestion des écarts de paiement.
Il doit également acquérir des connaissances sur les écritures au journal liées résultant des pièces de paiement comptabilisées dans la gestion des créances.
Concept – Encaissements manuels
En règle générale, vous vérifiez les encaissements à l'aide de la banque en ligne. Cependant, si les paiements ne sont pas reçus à l'aide d'extraits de compte électroniques (lockbox pour les clients américains), vous devez saisir les données de paiement manuellement et rechercher la correspondance des postes non soldés. Idéalement, le système propose une liste de postes correspondants pour lesquels vous pouvez comptabiliser et rapprocher le paiement en une seule étape. S'il n'est pas possible de rapprocher le paiement, vous pouvez le comptabiliser sur le compte ou sur un compte général.
Les encaissements peuvent être traités de plusieurs manières dans différentes sociétés et différents pays. Les factures ou les postes non soldés sont rapprochés si le client paie le montant total ou avec un escompte convenu.
S'il existe un écart de paiement mineur, il peut être rectifié automatiquement, en fonction des tolérances configurées dans SAP S/4HANA. Le montant maximal constituant un écart de paiement mineur est défini dans les options de la classe de tolérances. Tout écart de paiement en dehors des options de la classe de tolérances doit être traité manuellement. Deux méthodes de comptabilisation des écarts de paiement sont les suivantes :
Paiement partiel : le poste dont le paiement est incomplet n'est pas rapproché. Un nouveau poste non soldé du montant du paiement est créé sur le compte du client. Ce poste créditeur fait référence au poste non soldé dont le paiement est incomplet.
Remarque
Il est également possible d'enregistrer l'encaissement sur un compte sans référence à une facture.
Poste résiduel : la facture non soldée est rapprochée et un nouveau poste non soldé (poste résiduel) du montant de l'écart de paiement est créé.
