일반 분개 보류 및 확인 방법 정의

전표 보류 기능을 사용하면 입력된 데이터를 임시로 저장하여 나중에 데이터를 입력할 수 있습니다. SAP S/4HANA 어플리케이션에서 보류 중인 전표는 반드시 완료 상태가 아니어도 됩니다. 임시 전표에서는 계정 잔액이 업데이트되지 않으며 임시 전표의 데이터를 평가할 수 없습니다. 다음으로 문서를 보관하는 원칙을 설명하겠습니다.

다음으로 문서를 보관하는 원칙을 검토하겠습니다.

SAP S/4HANA 어플리케이션은 임시 전표에 전표 번호를 지정하지 않습니다. 데이터를 입력하는 사용자에게 전표 보류 기능을 선택한 후 전표 이름을 직접 지정하라는 메시지가 표시됩니다. 나중에 이 이름으로 문서를 찾을 수 있습니다. 사용자는 보류된 문서를 나중에 완료, 전기 또는 삭제할 수 있습니다. 하지만 임시 전표를 잊어버리고 완전히 전기하지 못할 위험이 있습니다. 보류된 분개 번호는 전기가 완료되면 SAP에서 생성한 표준 번호로 자동 대체됩니다.

보류된 분개는 분개를 생성한 사용자에게만 표시됩니다. 승인 워크플로우를 트리거하기 위한 것이 아닙니다. 분개를 보유하는 기능은 일반 분개 전기 앱에서 제공되는 버튼을 통해 트리거됩니다.

Jill은 이제 일상 업무를 용이하게 하기 위해 분개 보류 기능을 사용자 그룹에 추천할 수 있다고 확신합니다.

전표 보유 원칙을 더 자세히 설명하기 위해 연습문제를 살펴보겠습니다.

내부 감사 부서와의 논의 후 Jill은 Global Inc.의 특정 내부 절차에서 분개가 오류 없고 규제를 준수하는지 확인하기 위해 여러 승인자 레벨을 통해 내부 검증을 수행해야 한다는 것을 알게 되었습니다. 이로 인해 재무 문서가 생성된 후 회계에 즉시 전기되지 않을 수 있습니다. 이 유형의 전표는 승인을 위해 제출되어야 하며 유효성 확인 워크플로우를 거쳐야 합니다.

그런 다음 지정된 사용자는 회계로의 전기를 트리거하는 전표의 유효성 확인을 담당합니다. 결국 유효성 확인 및 전기를 수행하기 전에 전표 수정을 요청합니다. Jill은 이 비즈니스 케이스를 지원하고 이 기능을 사용하여 회계 전표를 처리하고 보고하는 방법을 SAP S/4HANA에서 확인할 수 있는 기능에 대해 알아봅니다.

총계정원장 분개를 확인하는 SAP S/4HANA 기능을 사용하면 검증 프로세스를 유연하게 설정하고 운영하여 각 회사가 분개 승인을 위해 검증과 권한이 필요한 조건을 구성할 수 있습니다. 구성 전문가가 구성한 후 회계 팀의 비즈니스 사용자는 권한에 따라 앱을 보고 검증 프로세스의 여러 단계에 참여할 수 있습니다. 또한 제출된 분개에 대한 상태 변경이 있을 때 앱에서 생성된 통지를 받을 수 있습니다.

일반 분개 확인을 위한 표준 워크플로우는 다음과 같습니다.

1. 요청자가 분개를 생성하면 분개는 초기 상태입니다.
2. 요청자가 승인을 위해 분개를 제출하면 분개가 제출됨 상태가 됩니다.
3. 처리자가 수신함에서 제출된 분개를 확인하면 처리자의 액션에 따라 분개 상태가 달라질 수 있습니다.
   • 처리자가 분개를 거부하면 상태가 거부됨 이고 요청자가 분개를 편집한 후 다시 제출해야 합니다.
   • 처리자가 분개를 일시 중지하면 처리자가 계획한 특정 시간까지 대기 상태가 되고 승인을 위해 분개가 다시 제출됨 상태가 됩니다.
   • 처리자가 분개를 확인하고 승인하면 전기됨 상태가 됩니다. 일부 오류가 발생하면 전기 액션이 실패할 수 있습니다. 이 경우 분개는 '실패' 상태가 되며 요청자가 분개를 편집한 후 다시 제출해야 합니다.

유효성 확인을 위해 분개가 제출되면 분개가 저장되고 최종 전표 번호가 지정됩니다. 하지만 이 분개에는 특정 상태인 제출됨 – 임시 저장됨 도 있습니다. 분개의 유효성이 확인되는 동안 이 상태는 유지됩니다. 따라서 계정 잔액이 업데이트되지 않으며 오해의 소지가 있을 수 있는 표준 분개와 별도로 보고됩니다. 따라서 기결산 태스크 중 하나는 회계 기간을 마감하기 전에 유효성 확인을 위해 제출된 모든 분개가 처리되었고 이 상태의 분개는 SAP S/4HANA에 남아 있지 않음을 확인하는 것입니다.

Jill은 SAP에서 유효성 확인을 위해 G/L 분개를 제출하는 방법과 이후에 이 분개를 처리할 수 있는 방법을 배워야 합니다. 요청자(예: 대부분의 회계 담당자)는 일반 분개 확인 - 요청자용 앱을 사용하여 분개를 생성, 조회, 복사, 편집한 후 검증을 위해 제출할 수 있습니다. 작업 리스트에서 입력 상태를 추적하고 거부된 분개를 편집할지 여부를 결정하고 검증을 위해 다시 제출할 수도 있습니다. 분개가 승인, 거부 또는 전기되면 SAP Fiori LaunchPad에서 알림을 받게 됩니다.

일반 분개 확인 – 요청자용 앱을 사용하는 요청자(예: 회계 담당자)는 다음을 수행할 수 있습니다.

• 확인을 위해 하나 이상의 분개를 제출합니다.
• 제출됨, 거부됨, 삭제됨, 워크플로우 없음, 대기 중, 실패 등의 분개 상태를 조회합니다.
• 거부된 분개를 편집한 후 다시 제출하여 검증하십시오.
• 기존 분개를 복사하고 필요한 경우 편집합니다.
• 승인 전에 편집할 분개를 취소하고 다시 제출하십시오.
• 분개 상태가 변경되면 알림을 수신합니다.
• 분개와 관련된 워크플로우 로그, 주석, 첨부파일을 조회합니다.
• 분개 상태가 변경되면 전자우편 알림을 수신합니다. (선택적 기능입니다.)

총계정원장에서 일반 분개 확인 – 처리자(수신함) 및 (발신함) 앱에서 일반 분개를 확인할 권한이 있는 처리자는 자신에게 지정되어 승인 대기 중인 분개를 볼 수 있습니다. 분개를 승인, 거부 또는 일시 중지하도록 선택하면 요청자의 작업 리스트에서 그에 따라 상태가 변경됩니다. 분개가 제출되면 SAP Fiori LaunchPad에서 통지를 받을 수 있습니다. 검증 프로세스를 좀 더 자세히 살펴보겠습니다.