Buchungsperiodenvarianten verwenden, um das Öffnen und Schließen von Buchungsperioden zu steuern

Greg hat von der Buchungsperioden-App gehört, mit der das Finanzwesen die Buchungsperioden öffnet und schließt. Er benötigt jedoch mehr Informationen darüber, wie und wann die Buchungsperioden am Periodenende geöffnet und geschlossen werden. 

Innerhalb des Geschäftsjahres:

Innerhalb des Geschäftsjahres ist die aktuelle Buchungsperiode in der Regel für Buchungen aus allen Bereichen geöffnet. Mit dem Monatsabschluss wird die Buchungsperiode für die Nebenbücher geschlossen, und für die monatlichen Abschlussarbeiten ist die Buchungsperiode für (spezifische) Konten in der Hauptbuchhaltung noch offen.

Das Geschäft wird mit den Buchungsvorgängen in der neuen Buchungsperiode für alle Bereiche fortgesetzt. Nach Abschluss der Abschlussaktivitäten ist die Vorperiode für alle Buchungen geschlossen und stellt somit sicher, dass das interne und externe Reporting korrekt und vollständig ist.

Geschäftsjahresende:

Während des Jahres werden die normalen Buchungsperioden (1-12) für die Buchung im Finanzwesen verwendet. Darüber hinaus ist es möglich, bis zu 4 Sonderperioden für Ihr Geschäftsjahr zu verwenden. Die Sonderperioden sind optional und können am Geschäftsjahresende verwendet werden, um Korrekturbuchungen zu erfassen. Beispielsweise könnte eine Auditkorrektur in eine der Sonderperioden (z.B. 13) gebucht werden und wird somit von den normalen Buchungsperioden getrennt gehalten.

Das SAP-System verwendet Buchungsperiodenvarianten, um das Öffnen und Schließen von Buchungsperioden zu verwalten.

Mit der Buchungsperiodenvariante können Sie die offenen/geschlossenen Buchungsperioden für jedes Kontenintervall in Bezug auf die folgenden Kontoarten unterschiedlich steuern: 

• + (gültig für alle Kontoarten)
• A (Aktiva)
• D (Kunde)
• K (Lieferanten)
• M (Materialien)
• V (Vertragskonten)
• S (Sachkonten)

Zur besseren Klassifizierung der verfügbaren Kontoarten wird zunächst erläutert, wie die Buchungsperiodenprüfung durchgeführt wird, wenn ein Buchungsbeleg im SAP-System erfasst wird.

Das System verwendet das Buchungsdatum, das Sie bei der Belegerfassung im Belegkopf angeben, um zu ermitteln, in welche Buchungsperiode der Beleg gebucht wird. Wenn die Buchungsperiode nicht der generischen Kontoart „+" (gültig für alle Kontoarten) zugeordnet ist, ist in dieser Periode keine Buchung möglich.

Daher muss die Kontoart + für alle Perioden offen sein, die für jede andere Kontoart offen sein sollen, und die Buchungsperiodenvariante muss mindestens die Kontoart + enthalten.

Auf Einzelpostenebene prüft das SAP-System die Kontoarten A (Anlagen), D (Debitor), K (Lieferanten), M (Materialien), V (Vertragskonten) und S (Sachkonten), um sicherzustellen, dass die Periode für die zugeordnete Kontoart offen ist.

Für die Kontoarten A, D, K, M und S müssen Sie mindestens eines der folgenden Sachkontenintervalle angeben, wenn Sie Buchungen auf eine bestimmte Buchungsperiode einschränken möchten:

• 0 – 9999999999 oder
• 0 – ZZZZZZZZZZ (falls Sie alphanumerische Sachkontonummern verwenden)

Diese Kontenintervalle enthalten immer Sachkonten.

Nebenbuchkontoarten werden von den entsprechenden Abstimmsachkonten verwaltet.

Nachdem Greg sich mit der Periodenprüfung auf Belegebene vertraut gemacht hat, lernt Greg, normale Buchungsperioden und Sonderperioden mit der App Buchungsperioden verwalten zu öffnen und zu schließen.

Sie haben zwei Periodenintervalle, um die offenen/geschlossenen Perioden für Finanzbuchungen zu verwalten:

• Normal:

  Die Intervallperiode Normal umfasst in der Regel die Buchungsperioden 1 bis 12. Normalerweise haben wir nur eine Buchungsperiode offen oder zwei, wenn wir den Monatsabschluss für die Vorperiode durchführen.

   
• Anpassung:

  Die Periode des Korrekturintervalls umfasst zusätzliche Buchungsperioden (von 13 bis 16), die optional sind und ausschließlich am Jahresende verwendet werden, um Buchungen zu erfassen, die in der Regel Korrekturbuchungen oder Audit-Korrekturen sind, die Sie leicht identifizieren können, indem Sie in diese Perioden buchen.

Der Hauptunterschied zwischen diesen beiden Intervallen besteht darin, dass das Anpassungsperiodenintervall verwendet werden kann, um den Zugriff auf bestimmte Benutzer einzuschränken. Das bedeutet, dass Sie z.B. beim Monats- oder Jahresabschluss einige Buchungsperioden nur für bestimmte Benutzer (insbesondere die Sonderperioden) öffnen können. Alle anderen Benutzer können nur gemäß den Einstellungen im Intervall Normal buchen.

Es wird empfohlen, das Periodenintervall Anpassung für Buchungen in Sonderperioden und das Intervall Normal für Buchungsprozesse in regulären Perioden zu verwenden.

Bei der Buchung in Sonderperioden (13 – 16) müssen Sie Folgendes berücksichtigen:

• Das Buchungsdatum muss innerhalb der letzten regulären Buchungsperiode liegen. (z.B. Periode 12).
• Sie müssen die Sonderperioden im Belegkopf im Feld Periode eingeben, da die Sonderperioden nicht automatisch vom System ermittelt werden können.

Im Allgemeinen sind Buchungsperioden im SAP-System für die in der Buchungsperiodenvariante angegebenen Perioden geöffnet und für nicht angegebene Perioden geschlossen.

Hinweis: Die verfügbaren Buchungsperioden werden in der Geschäftsjahresvariante definiert.

Ausgangssituation:

• Buchungskreis 1010 verwendet die folgende Geschäftsjahresvariante: Geschäftsjahr = Kalenderjahr (12 Buchungsperioden, 4 Sonderperioden).
• Die Buchungsperiodenvariante 1010 wird verwendet, um die Buchungsperioden zu verwalten.
• Die aktuelle Buchungsperiode ist 03/2023.
• Contract Accounting wird nicht verwendet

Die Buchhaltungsabteilung legt fest, dass Nebenbücher am Ende einer Buchungsperiode geschlossen werden sollen. Die Sachkonten sollten jedoch länger offen bleiben, um Hauptbuch-Monatsabschlussbuchungen zu ermöglichen.

Dies erreichen Sie, indem Sie die folgenden Einträge in der zugeordneten Buchungsperiodenvariante „1010" vornehmen:

Kontoarten: + (gültig für alle Kontoarten), A (Anlagen), D (Debitor), K (Lieferanten), M (Materialien) und S (Sachkonten).

Die Buchhaltungsabteilung des Buchungskreises 1010 legt für den Jahresabschluss 2022 fest, dass:

• Das Hauptbuch, alle Nebenbücher und Buchungen aus der Materialwirtschaft sollten nur für die aktuelle Periode geöffnet sein.
• Benutzer, denen die Berechtigungsgruppe YEC zugeordnet ist, müssen Buchungen in der Sonderperiode 13/2022 für das Sachkonto 12102000 vornehmen können, das zur Vorbereitung der Bilanz verwendet wird.

Die aktuelle Periode ist 01/2023.

Dies erreichen Sie, indem Sie die folgenden Einträge in der zugeordneten Buchungsperiodenvariante „1010" vornehmen:

Kontoarten: + (gültig für alle Kontoarten), A (Anlagen), D (Debitor), K (Lieferanten), M (Materialien) und S (Sachkonten).

Mit der SAP-Fiori-App Buchungsperioden verwalten können Sie Buchungsperioden öffnen und schließen, um sicherzustellen, dass Buchungen auf die Konten in den richtigen Buchungsperioden erfolgen. Sie können das Öffnen der Perioden auch so einplanen, dass sie Ihren Geschäftsanforderungen entsprechend einmal oder mehrmals ausgeführt werden.

Mit dieser App können Sie zur SAP-Fiori-App Buchungsperiodenvarianten verwalten navigieren und die Kontenintervalle und Kontoarten verwalten.

Um Buchungen aus dem Controlling (CO) in die Finanzbuchhaltung (FI) zu steuern, können Sie das separate Periodenintervall CO-bezogen verwenden.

Mit diesem Periodenintervall können Sie z.B. im Rahmen des Periodenabschlusses CO-FI-Buchungen in die Finanzbuchhaltung vornehmen.

Für alle anderen Buchungen ist diese Periode nicht gültig. Solche Buchungen werden mit den anderen Periodenintervallen geprüft.

Wenn dieses dritte Intervall nicht gefüllt ist, gelten die Einträge in den Intervallen Normal und Anpassungen auch für diese Buchungen.