Hauptbuch für die Anzeige von Abgrenzungen einrichten

Greg benötigt eine Einführung in die buchhalterischen Abgrenzungen, da er mit diesem Konzept nicht vertraut ist.

Zweitens benötigt er im Rahmen des Abschlussprozesses Hilfestellung bei der Buchung von Buchungsbelegen, um Abgrenzungen zu erfassen oder Dauerbuchungen zu verwenden. Er muss erfahren, welche Apps im SAP-System verwendet werden, um diese Transaktionen aufzuzeichnen.

Während des Abschlusses muss die Buchhaltungsabteilung gemäß den Rechnungslegungsvorschriften alle Abgrenzungen oder transitorischen Abgrenzungen (Vorauszahlungen) identifizieren, die gemäß GAAP (Generally Accepted Accounting Practices) im Hauptbuch erfasst werden müssen.

Eine Abgrenzung ist ein Aufwand oder Erlös, der realisiert wird (d.h. zur aktuellen Periode gehört), aber die Rechnung noch nicht erhalten oder ausgestellt wurde. Ein Beispiel hierfür wäre die Miete für ein Gebäude, das in der aktuellen Buchungsperiode fällig war, aber nicht bezahlt wurde. Aus diesem Grund müssen solche Erträge und Aufwände abgegrenzt werden, d.h. sie müssen auf die Perioden aufgeteilt werden, in denen sie anfallen.

Im Gegensatz dazu ist eine transitorische Abgrenzung ein Aufwand oder Erlös, der in der aktuellen Periode gebucht wurde (Rechnung gesendet/erhalten), aber der tatsächliche Geschäftsvorfall oder ein Teil davon fällt tatsächlich in einer zukünftigen Periode an. Ein Beispiel wäre eine Versicherung, die in einer Periode gezahlt wird, die das gesamte Geschäftsjahr abdeckt, oder eine Vorauszahlung von einem Kunden für noch nicht erbrachte Services.

Nachdem Greg nun einen Einblick in die antizipativen und transitorischen Abgrenzungen hat, möchte er sehen, wie diese im SAP-System erfasst werden können.

Um sicherzustellen, dass Aufwände oder Erlöse in der richtigen Periode gebucht werden, können Sie Abgrenzungsbelege über einen Buchungsbeleg erfassen oder die App Hauptbuchbelege hochladen verwenden und diese dann in einem späteren Schritt stornieren.

Das obige Beispiel bezieht sich auf die Vorauszahlung eines vierteljährlichen Lagermietvertrags. In Periode 12 zahlen wir den vollen Aufwand von 1500 EUR für die Perioden 12, 1 und 2.

Für Periode 12 buchen wir eine Abgrenzung über 1000 EUR und stornieren dann die Buchung in Periode 1. Das Ergebnis ist, dass wir den Aufwand nur als 500 EUR in Periode 12 melden.

Die Buchungsbelegvorlage zum Stornieren eines Buchungsbelegs wird ausgewählt, wenn der Buchungsbeleg am Monatsende gebucht wird. Beim Schließen gibt es einen Schritt, um einen Job einzuplanen, der die Journalbuchung in der nächsten Buchungsperiode automatisch storniert.

Wenn der Job ausgeführt wird, wählt er Buchungsbelege mit demselben geplanten Stornodatum aus und storniert die Buchungen dieser Buchungsbelege basierend auf dem geplanten Stornodatum. Sie können die Stornobuchungen mit der App Buchungsbelege verwalten anzeigen.

Greg kann auch eine Dauerbuchung verwenden, wenn Abgrenzungen häufig erfasst werden müssen.

Sehen wir uns zum nächsten Thema an, wie wir Dauerbuchungen auch zum Erfassen von Abgrenzungen verwenden können.

Greg lernt die Verwendung einer Dauerbuchung zum Einrichten einer Abgrenzungsbuchung im SAP-System kennen.

Das Dauerbuchungsprogramm eignet sich für die Buchung von Abgrenzungen, da in jeder Buchungsperiode exakt der gleiche Betrag auf dieselben Konten gebucht wird.

Im Kopf oder in der Terminserienregel (siehe oben) geben Sie das Start- und Enddatum an, wie oft (monatlich, vierteljährlich usw.) und an welchem Tag des Monats die Buchung erfolgen soll. In jeder Periode lautet der Buchungssatz Aufwand an Sonstige Verbindlichkeiten (oder Rückstellungen).

Die Buchung einer Abgrenzung als Aufwand wird wie folgt auf das Konto gebucht:

• Sonstige Verbindlichkeiten: Wenn Sie sich über den Grund und den Betrag der Abgrenzung sicher sind
• Rückstellungen: wenn Sie sich über die Höhe und/oder den Grund der Abgrenzung unsicher sind und diese nur schätzen können